Ce document est uniquement destiné à l’étude des solutions Decalog. Decalog - www.decalog.net - contact@decalog.net - 04 75 81 50 50 Rédactrice : Léa VANGHELUWE Édité le : 14/08/2020 TABLE DES MATIÈRES 1 Fonctionnement global .................................................................................................................. 1 2 Mise en place de la fonctionnalité préinscription en ligne ............................................................. 2 2.1 Activer l’option dans Decalog SIGB .................................................................................................... 2 2.2 Mise en place du formulaire de préinscription sur le portail ............................................................. 2 2.2.1 Accès au formulaire ................................................................................................................... 2 2.2.2 Présentation du formulaire ....................................................................................................... 3 3 Focus sur les droits associés à l’utilisateur préinscrit ..................................................................... 4 4 Notification de la médiathèque par mail ........................................................................................ 5 5 Identification et traitement de la fiche abonné préinscrit .............................................................. 6 Decalog Portail Intégral Préinscription en ligne en lien avec Decalog SIGB Préinscription en ligne en lien avec Decalog SIGB Page 1/8 1 Fonctionnement global La première étape consiste, pour l’internaute, à renseigner le formulaire de préinscription. Après validation du formulaire, l’internaute va recevoir un mail contenant des identifiants temporaires lui permettant de se connecter au portail. Il pourra, par la suite, personnaliser ces identifiants à partir de son compte personnel sur le site. Parallèlement, la médiathèque est notifiée par mail qu’une nouvelle préinscription a été soumise sur le portail. Une fiche abonné est créée au nom de l’internaute dans Decalog SIGB permettant au professionnel de finaliser l’inscription de l’internaute préinscrit. Préinscription en ligne en lien avec Decalog SIGB Page 2/8 2 Mise en place de la fonctionnalité préinscription en ligne La mise en place de la préinscription en ligne se fait en deux étapes : • Activer l’option dans Decalog SIGB, • Mettre en place le formulaire de préinscription sur le portail. 2.1 Activer l’option dans Decalog SIGB La demande d’activation de la préinscription doit être transmise au service support (via https://support.decalog.net) qui activera gratuitement l’option sur la base. Il est ensuite nécessaire d’activer l’option sur le(s) site(s) concerné(s) depuis l’administration du réseau côté SIGB. Pour connaître le détail du paramétrage à mettre en place dans Decalog SIGB, vous pouvez consulter l’aide en ligne accessible directement depuis le SIGB. 2.2 Mise en place du formulaire de préinscription sur le portail Le formulaire de préinscription en ligne va être mis en place en phase projet. Il est fondé sur le module Webform de Drupal. 2.2.1 Accès au formulaire En standard, le formulaire est accessible en cliquant sur le bouton « Mon compte » puis sur le libellé « Vous n’avez pas de compte ? ». https://support.decalog.net/ Préinscription en ligne en lien avec Decalog SIGB Page 3/8 Toutefois, l’accès au formulaire est personnalisable en phase projet (en fonction de la maquette validée en début de projet). 2.2.2 Présentation du formulaire En standard, le formulaire de préinscription est composé de différents champs présentés dans le tableau ci- dessous. Nom du champ Champ obligatoire (Oui/Non) Format du champ Remarques Bibliothèque Oui Liste déroulante Ce champ liste les sites Decalog SIGB. Nom Oui Zone de saisie Prénom Oui Zone de saisie Sexe Oui Liste déroulante Les valeurs sont “Féminin” et “Masculin” Date de naissance Oui Listes déroulantes Adresse e-mail Oui Zone de saisie L’adresse e-mail doit être renseignée sans espace et sans accent. Téléphone fixe Non Zone de saisie Téléphone mobile Non Zone de saisie Catégorie socio-professionnelle Non Liste déroulante Adresse - Numéro de la revue Non Zone de saisie Adresse – Nom de la rue Non Zone de saisie Adresse - Complément de l’adresse Non Zone de saisie Adresse – Code postal Oui Zone de saisie Adresse – Nom de la commune Oui Zone de saisie Pièces justificatives Oui Zone de téléchargement Les extensions autorisées sont : gif, jpg, jpeg, png, PDF, doc, docs, txt. Le poids de chaque fichier doit être maximum de 2 Mo. Conditions d’utilisation Oui Case à cocher Captcha Oui Zone de saisie En fonction des besoins de la médiathèque, il est possible de retirer certains champs. Afin que l’utilisateur puisse identifier facilement un champ obligatoire, celui-ci est signalé par un astérisque. Préinscription en ligne en lien avec Decalog SIGB Page 4/8 Après validation du formulaire, l’internaute va recevoir un mail contenant des identifiants temporaires lui permettant de se connecter au portail. Il pourra, par la suite, personnaliser ces identifiants à partir de son compte personnel sur le site. 3 Focus sur les droits associés à l’utilisateur préinscrit L’utilisateur préinscrit dispose de droits définis sur le portail. Ces droits varient en fonction du paramétrage mis en place dans Decalog SIGB. Lors de l’activation de l’option Préinscription en ligne dans Decalog SIGB, une option permettant d’associer une cotisation définie à l’utilisateur préinscrit est disponible : Remarque : Cette option est disponible depuis le module ”Administration du réseau“, onglet ”Réseau“. Il faut sélectionner un site puis cliquer sur l’onglet ”Portail public”. Si vous souhaitez activer l’option sur tous les sites, il faut faire le paramétrage sur chaque site. Il peut s’agir d’une cotisation créée spécialement pour les abonnés préinscrits, leur permettant de bénéficier de droits au prêt et à la réservation réduits, ou bien d’une cotisation habituellement utilisée à la bibliothèque. Selon la cotisation, l’abonné peut éventuellement avoir accès directement aux services proposés par la bibliothèque : il pourrait ainsi réserver un document, et finir son inscription au moment où il viendrait retirer le document réservé. L’utilisateur préinscrit a accès aussi à différentes fonctionnalités sur le portail : • Sauvegarder une ou plusieurs liste(e) d’envies, • Sauvegarder une ou plusieurs recherche(s) sauvegardée(s), • S’abonner à une ou plusieurs) recherche(s) sauvegardée(s), • S’inscrire à un ou plusieurs évènement(s), • Accéder et consulter son profil, • Personnaliser ses identifiants portail, Préinscription en ligne en lien avec Decalog SIGB Page 5/8 • Réserver un document si cela est prévu par la cotisation, • Consulter ses prêts, réservations et son historique de prêt selon les quotas définis dans la cotisation associée dans Decalog SIGB, • Réserver un document si la cotisation le permet, • Déposer un commentaire sur une notice et consulter la liste des commentaires qu’il a déposé sur le portail, • Déposer une suggestion d’achat, • Consulter les ressources numériques depuis l’interface d’affichage des résultats de recherche. Si cette option n’est pas cochée, l’utilisateur sera seulement préinscrit sans avoir de cotisation renseignée sur sa fiche. Il dispose alors des droits suivants sur le portail : • Sauvegarder une ou plusieurs liste(e) d’envies, • Sauvegarder une ou plusieurs recherche(s) sauvegardée(s), • S’abonner à une ou plusieurs) recherche(s) sauvegardée(s), • S’inscrire à un ou plusieurs évènement(s), • Accéder et consulter son profil, • Personnaliser ses identifiants portail, • Déposer un commentaire sur une notice et consulter la liste des commentaires qu’il a déposé sur le portail. Dans ce cas, l’internaute ne peut pas consulter les ressources numériques depuis l’interface d’affichage des résultats de recherche. Un message s’affiche, au niveau de la ressource numérique, pour lui indiquer de se rendre à la bibliothèque pour finaliser son inscription. 4 Notification de la médiathèque par mail La médiathèque est notifiée par mail dès qu’une nouvelle préinscription a été soumise sur le portail. Le mail reçu par la médiathèque se présente comme tel : Préinscription en ligne en lien avec Decalog SIGB Page 6/8 En phase projet, sont définis : • L'objet du mail, • La ou les adresse(s) email de notification, • Le nom de l'expéditeur, • Le contenu du mail. 5 Identification et traitement de la fiche abonné préinscrit Lors de la préinscription en ligne, une fiche abonné va être créée dans Decalog SIGB. Depuis le module « Circulation » de Decalog SIGB, onglet « Abonnés », les professionnels peuvent identifier les abonnés préinscrits à l’aide du critère de recherche « Inscription à finaliser » accessible depuis la recherche avancée. Préinscription en ligne en lien avec Decalog SIGB Page 7/8 Par ailleurs, une option permettant de signaler l’abonné préinscrit est disponible dans Decalog SIGB. Elle est activable depuis le module « Administration du réseau », onglet « Réseau ». Il faut sélectionner un site puis cliquer sur l’onglet « Portail public ». Si vous souhaitez activer l’option sur tous les sites, il faut faire le paramétrage sur chaque site. En cochant cette case, l’utilisateur professionnel est averti que l’abonné s’est préinscrit et que sa fiche doit donc faire l’objet de vérification et/ou de compléments. Ce signalement est affiché : • En prêt-retour : Préinscription en ligne en lien avec Decalog SIGB Page 8/8 • Depuis la fiche abonné : L’utilisateur professionnel peut ainsi finaliser l’inscription de l’abonné préinscrit.