3. Inscriptions aux évènements

(% style="background:#badff0" %)La médiathèque peut choisir d’autoriser ou non sur son portail les inscriptions en ligne aux animations. Les inscriptions peuvent être ouvertes à toutes les utilisateurs ou réservées aux abonnés.

45

)))

46

47

48

1. Pour s’inscrire, accédez au détail de l’animation.

49

50

(% start="2" %)

51

1. Si l’inscription en ligne est gérée pour l’évènement, il est possible de s’y inscrire grâce au bouton [[image:1543243314154-243.png||height="17" width="58"]] .

52

53

(% style="text-align:center" %)

54

[[image:1543243324071-124.png||height="222" width="648"]]

55

56

(% style="color:black; font-family:~"Calibri Light~",sans-serif; font-size:9pt; mso-ansi-language:FR; mso-bidi-font-family:~"Times New Roman~"; mso-bidi-font-style:normal; mso-bidi-language:AR-SA; mso-bidi-theme-font:minor-bidi; mso-fareast-font-family:~"Times New Roman~"; mso-fareast-language:EN-US; mso-fareast-theme-font:minor-fareast; mso-themecolor:text1" %)//Bouton « S’inscrire » à une animation//

57

58

3. Une fenêtre s’ouvre rappelant le titre, la date de l’évènement choisi et le nombre de places restantes. Renseignez le formulaire puis cliquez sur le bouton [[image:1543243347784-594.png||height="22" width="98"]].

59

60

(% style="text-align:center" %)

61

[[image:1543243357424-858.png||height="342" width="410"]]

62

63

(% class="CxSpFirst" style="text-align:center" %)

64

(% style="font-size:9.0pt" %)//Formulaire d’inscription à une animation//

65

66

67

(% style="border-left:solid #2d98c6 1.5pt; padding:0cm 0cm 0cm 4.0pt; margin-left:19.85pt; margin-right:0cm" %)

68

(((

69

(% class="Miseenavant" style="margin-left:0cm" %)

70

(% style="background:#badff0" %)Les zones obligatoires à renseigner sont signalées par une *.

)))

(% start="4" %)

1. Un message s’affiche brièvement en haut de l’écran pour confirmer l’enregistrement de votre demande.

76

77

(% style="text-align:center" %)

78

[[image:1543243370346-856.png||height="303" width="642"]]

79

80

(% class="CxSpFirst" style="text-align:center" %)

81

(% style="font-size:9.0pt" %)//Message de confirmation d’inscription à une animation//

82

83

== 1.3 Se désinscrire à une animation ==

84

85

1. Pour annuler une inscription à une animation, authentifiez-vous et cliquez sur le bouton //Mon compte// puis sur « //Mes inscriptions aux animations// ».

86

87

(% style="text-align:center" %)

88

[[image:1543243385970-276.png||height="355" width="174"]]

89

90

(% style="font-size:9.0pt" %)// Fenêtre de compte abonné//

(% start="2" %)

1. Dans la liste des inscriptions en cours, repérez l’animation dont vous souhaitez vous désinscrire et cliquez sur le bouton [[image:1543243397781-346.png||height="18" width="44"]] .

95

96

(% style="text-align:center" %)

97

[[image:1543243465130-133.png||height="276" width="642"]]

98

99

(% style="color:black; font-family:~"Calibri Light~",sans-serif; font-size:9pt" %)//Se désinscrire à une animation//

(% start="3" %)

1. Un message s’affiche brièvement en haut de l’écran pour confirmer l’annulation de l’inscription à l’animation.

104

105

(% style="text-align:center" %)

106

[[image:1543243476241-966.png||height="308" width="642"]]

107

108

(% style="text-align:center" %)

109

(% style="font-size:9.0pt" %)//Message confirmant l’annulation de l’inscription à une animation//

110

111

112

= 2. Gérer les évènements =

113

114

115

== 2.1 Créer un évènement ==

116

117

La création d’une animation implique de saisir un type de contenu « //évènement //» en administration du portail.

118

119

1. Se connecter en tant que webmestre et accédez à l’interface d’administration du portail.

120

121

(% start="2" %)

122

1. Cliquez sur l’entrée de menu «// Contenu// » puis sur « //Ajouter du contenu// » et enfin sur «// // //Évènement //».

123

124

(% start="3" %)

125

1. Une nouvelle interface s’ouvre. Renseignez les différentes zones :

126

127

* Indiquez le titre (saisie obligatoire) et éventuellement un sous-titre.

128

* Choisissez une ou plusieurs catégories en utilisant les menus déroulants : thème, profil, localisation, type d’évènement, public.

129

* Saisissez-la(les) date(s) de l’évènement.

130

131

(% style="text-align:center" %)

132

[[image:1543243487551-219.png||height="294" width="327"]]

133

134

(% class="CxSpMiddle" style="text-align:center" %)

135

(% style="font-size:9.0pt" %)//Saisie des dates de l’évènement//

136

137

138

(% style="border-left:solid #2d98c6 1.5pt; padding:0cm 0cm 0cm 4.0pt; margin-left:19.85pt; margin-right:0cm" %)

139

(((

140

(% class="EncarttexteCxSpFirst" style="margin-left:0cm" %)

141

(% style="font-size:10.0pt" %)__Remarques complémentaires__ :

142

143

(% class="EncarttexteCxSpMiddle" style="margin-left:0cm" %)

144

(% style="font-size:10.0pt" %)Il peut être nécessaire d’indiquer une date de fin à l’évènement. Pour cela, il suffit de cocher la case « //Montrer la date de fin// ».

145

146

(% style="text-align:center" %)

147

[[image:1543243500309-107.png||height="177" width="129"]]

148

149

(% class="Encarttexte" style="margin-left:0cm" %)

150

(% style="font-size:9.0pt" %)// Ajout d’une date de fin d’évènement//

151

152

153

(% class="Encarttexte" style="margin-left:0cm" %)

154

(% style="font-size:10.0pt" %)Par ailleurs, lorsque l’évènement a lieu plusieurs fois, il est possible de gérer la répétition en cochant la case « //Répéter// » puis en indiquant la fréquence (1 fois par mois par exemple).

155

156

(% style="text-align:center" %)

157

[[image:1543243517819-412.png||height="251" width="170"]]

158

159

(% class="EncarttexteCxSpMiddle" style="margin-left:0cm" %)

160

(% style="font-size:9.0pt" %)// Gestion de la répétition en cas d’évènement à dates multiples//

161

162

(% class="EncarttexteCxSpMiddle" style="margin-left:0cm" %)

163

(% style="font-size:10.0pt" %)__Attention__ : si vous souhaitez gérer les inscriptions à l’évènement pour chacune des dates, il est nécessaire de créer autant d’évènements qu’il y a de dates différentes pour cet évènement(%%).

)))

* Indiquez l’horaire dans la zone dédiée.

168

169

* Associez éventuellement une vignette qui illustrera la manifestation : cliquez sur [[image:1543243538139-298.png||height="20" width="57"]] ou déposez des fichiers pour les transférer.

170

171

* Décrivez, si souhaité, l’évènement dans la zone « Texte ».

172

173

* Associer éventuellement des contenus : une galerie d’images ou encore une sélection de documents de la médiathèque en rapport avec l'évènement (par exemple les autres livres de l'auteur invité à la séance de dédicaces de son dernier roman).

174

175

* Ajouter, si souhaité, des fichiers en pièce jointe.

176

177

(% style="border-left:solid #2d98c6 1.5pt; padding:0cm 0cm 0cm 4.0pt; margin-left:19.85pt; margin-right:0cm" %)

178

(((

179

(% class="Miseenavant" style="margin-left:0cm" %)

180

(% style="background:#badff0" %)Les fichiers doivent peser moins de (% style="background:#badff0; font-family:~"Calibri Light~",sans-serif" %)**2 Mo et avoir pour extensions :**(%%) (% style="background:#badff0; font-family:~"Calibri Light~",sans-serif" %)**txt, ods, xls, pdf, doc, xlsx.**

)))

* Au niveau de la zone « État cible », choisissez dans le menu déroulant le statut de l’évènement : en cours de rédaction, à valider, validé.

185

186

* En cas de gestion d’une chaîne de validation au niveau des évènements, il est possible d’indiquer un commentaire.

187

188

* Différents onglets peuvent ensuite être renseignés :

189

(% style="list-style-type:circle" %)

190

** Paramètres des inscriptions : ce paramétrage sera abordé dans l’encadré ci-dessous.

191

** Paramètres du menu : cette entrée permet de créer un lien dans le menu.

192

** Paramètres des chemins d'URL : un alias URL peut être généré automatiquement.

193

** Informations sur les révisions : il est possible d’expliquer les modifications que vous avez effectuées. Cela peut aider les autres webmestres à mieux comprendre vos motivations.

194

** Paramètres des commentaires : cet onglet permet d’activer le dépôt de commentaire sur l’évènement nouvellement créé.

195

** Options de planification : il est possible de planifier une date et heure de publication.

196

** Informations de publication : cet onglet donne des indications sur le créateur de l’évènement.

197

** Options de publication : trois options sont possibles :

198

(% style="list-style-type:square" %)

199

*** Publié,

200

*** Promu en page d’accueil (permet de promouvoir l’évènement en page d’accueil),

201

*** Epinglé en haut des listes (permet d’épingler l’évènement en haut de listes).

{{{

}}}

(% class="MiseenavantCxSpFirst" style="margin-left:0cm" %)

207

(% style="background:#badff0" %)__Zoom sur l’onglet Paramètres des inscriptions__ :

208

209

(% class="MiseenavantCxSpMiddle" style="margin-left:0cm" %)

210

(% style="background:#badff0" %)Si le professionnel souhaite permettre l’inscription à un évènement, il doit cliquer sur l’onglet «// Paramétrage des inscriptions //» et saisir les différentes zones :

211

212

* (% style="background:#badff0" %)Au niveau de la zone « //Statut des inscriptions// », cochez la case « //Ouvert// »,

213

* (% style="background:#badff0" %)Indiquez la date d’ouverture d’inscription,

214

* (% style="background:#badff0" %)Indiquez la date limite d’inscription,

215

* (% style="background:#badff0" %)Indiquez le nombre de places qui sera ouvert à l’inscription en ligne,

216

* (% style="background:#badff0" %)Indiquez le nombre de places qui sera ouvert à l’[[inscription par téléphone>>url:http://portail.doc.decalog.net/xwiki/bin/view/Decalog%20PORTAIL%20Int%C3%A9gral/Inscriptions%20aux%20%C3%A9v%C3%A8nements%20-%20Guide%20d%27utilisation/#_Inscrire_un_utilisateur]],

217

* (% style="background:#badff0" %)Indiquer le nombre de places réservables simultanément,

218

* (% style="background:#badff0" %)Activer, si souhaité, la modération,

219

* (% style="background:#badff0" %)Au niveau de la zone « //Inscription ouvert aux anonymes// », cocher la case « //Oui// » si vous souhaitez que les utilisateurs en mode anonyme puissent s’inscrire en ligne à l’évènement.

220

* (% style="background:#badff0" %)Il est possible d’activer les notifications des professionnels par mail lors de l'ajout ou de l’annulation d'une réservation par l'utilisateur. Pour cela, cochez les cases prévues à cet effet et saisissez les adresses mails des personnes à notifier.

221

222

(% style="text-align:center" %)

223

[[image:1543243568162-604.png||height="208" width="398"]]

224

225

(% class="MiseenavantCxSpLast" style="margin-left:0cm; text-align:center" %)

226

(% style="background:#badff0; font-size:9pt" %)//Notification par mail des professionnels lors de l’ajout ou l’annulation d’une réservation par l’utilisateur//

227

228

229

* Enfin, cliquez sur le bouton [[image:1543243579126-370.png||height="19" width="75"]] .

230

231

(% style="border-left:solid #2d98c6 1.5pt; padding:0cm 0cm 0cm 4.0pt; margin-left:19.85pt; margin-right:0cm" %)

232

(((

233

(% class="Miseenavant" style="margin-left:0cm" %)

234

(% style="background:#badff0" %)Il est possible de générer un aperçu de l’évènement en cliquant sur le bouton [[image:1543243587977-949.png||height="18" width="49"]] .

)))

(% class="CxSpFirst" %)

239

L’évènement est alors créé. Il n’apparaîtra dans le portail uniquement si le statut est « Publié ».

240

241

242

== 2.2 Rechercher un évènement ==

243

244

(% class="EncarttexteCxSpMiddle" style="margin-left:0cm" %)

245

En administration du portail, une sous-rubrique « //Mes contenus// » (accessible en cliquant sur « //Contenu// ») vous permet de rechercher un évènement en particulier en combinant différents critères de recherche.

246

247

(% style="text-align:center" %)

248

[[image:1543243620496-796.png||height="312" width="767"]]

249

250

251

(% class="CxSpFirst" %)

252

En cliquant sur le bouton « //Appliquer// », la liste des évènements s’affiche en-dessous :

253

254

(% style="text-align:center" %)

255

[[image:1543243631869-706.png||height="208" width="664"]]

256

257

(% style="text-align:center" %)

258

(% style="font-size:9.0pt" %)//Liste des évènements//

259

260

261

== 2.3 Modifier et supprimer un évènement ==

262

263

(% class="CxSpFirst" %)

264

Á partir de l’interface précédente et en se plaçant sur la ligne de l’évènement souhaité, il est possible de modifier ou de supprimer un évènement en utilisant les boutons prévus à cet effet.

265

266

(% style="text-align:center" %)

267

[[image:1543243641969-708.png||height="91" width="153"]]

268

269

(% style="color:black; font-family:~"Calibri Light~",sans-serif; font-size:9pt" %)//Modifier et supprimer un évènement//

270

271

En cas de suppression d’un évènement, une confirmation est nécessaire avant la suppression définitive.

272

273

274

= 3. Modérer et suivre les inscriptions aux évènements =

275

276

277

== 3.1 Valider ou refuser une demande d’inscription à un évènement ==

278

279

(% class="CxSpFirst" %)

280

Lorsque l’utilisateur s’est inscrit à une animation et si le créateur de l’évènement a activé la modération des inscriptions, le professionnel doit valider ou refuser l’inscription en administration.

281

282

(% class="CxSpLast" %)

283

Plusieurs étapes sont nécessaires pour activer/refuser une inscription à un évènement :

284

285

1. Se connecter en tant que webmestre et accédez à l’interface d’administration du portail.

286

287

(% start="2" %)

288

1. Cliquez sur l’entrée de menu « //Réservations aux évènements// » puis sur « //Réservations en attente// ».

289

290

(% style="text-align:center" %)

291

[[image:1543243657716-720.png||height="214" width="154"]]

292

293

(% class="CxSpFirst" style="text-align:center" %)

294

(% style="font-size:9.0pt" %)//Accès aux réservations en attente//

295

296

(% start="3" %)

297

1. Une interface affiche toutes les demandes d’inscriptions « en attente ».

298

299

(% style="text-align:center" %)

300

[[image:1543243669201-907.png||height="188" width="642"]]

301

302

(% class="CxSpFirst" style="text-align:center" %)

303

(% style="font-size:9.0pt" %)//Interface listant les demandes d’inscriptions « En attente »//

(% start="4" %)

1. En fonction de votre décision, pour la ligne associée à la demande d’inscription à traiter, cliquez sur le bouton [[image:1543243682730-809.png||height="18" width="51"]] pour valider la demande d’inscription ou sur le bouton [[image:1543243690606-187.png||height="18" width="51"]] pour la refuser. La validation ou le refus sont immédiatement pris en compte et la ligne disparaît des demandes d’inscription en attente.

308

309

== 3.2 Inscrire un utilisateur à un évènement ==

310

311

(% class="CxSpFirst" %)

312

Le professionnel peut choisir d’inscrire lui-même un utilisateur à un évènement (dans le cas d’une inscription à une animation prise par téléphone par exemple).

313

314

1. Se connecter en tant que webmestre et accédez à l’interface d’administration du portail.

315

316

(% start="2" %)

317

1. Cliquez sur l’entrée de menu « //Réservations aux évènements// » puis « //Réservations par évènements// ».

318

319

(% style="text-align:center" %)

320

[[image:1543243699237-964.png||height="263" width="169"]]

321

322

(% class="CxSpFirst" style="text-align:center" %)

323

(% style="font-size:9.0pt" %)//Accès aux réservations par évènements//

(% start="3" %)

1. Positionnez-vous sur la ligne de l’évènement souhaité et cliquez sur le bouton [[image:1543243710300-983.png||height="28" width="58"]] .

328

329

(% start="4" %)

330

1. Renseignez le formulaire et cliquez sur le bouton [[image:1543243716151-116.png||height="30" width="66"]] .

331

332

(% style="text-align:center" %)

333

[[image:1543243724003-910.png||height="255" width="642"]]

334

335

(% class="CxSpFirst" style="text-align:center" %)

336

(% style="font-size:9.0pt" %)//Saisie d’une réservation à un évènement par un professionnel//

337

338

(% style="background:#badff0" %)Les zones obligatoires à renseigner sont signalées par une *.

(% start="5" %)

1. Un message "//La réservation à l'évènement a été effectuée//" s’affiche brièvement en haut de l’écran pour confirmer la réservation à l’évènement.

343

344

== 3.3 Suivre les inscriptions aux évènements ==

345

346

Á partir de l’administration Drupal, depuis l’entrée de menu « //Réservations aux évènements// », il est possible de suivre les inscriptions aux évènements en visualisant plusieurs interfaces :

347

348

1. __Réservations par évènements__ : cette interface recense pour chaque évènement le nombre de places total, le nombre de places en ligne et par téléphone, le nombre de places restantes ainsi que le nombre de réservations validé, en attente, annulé et refusé.

349

350

(% start="2" %)

351

1. __Réservations en attente__ : cette interface affiche toutes les demandes d’inscriptions « en attente ».

352

353

(% start="3" %)

354

1. __Réservations validées__ : cette interface liste les réservations qui ont été validées par les professionnels.

355

356

(% start="4" %)

357

1. __Réservations annulées par le public__ : cette interface recense les réservations annulées par les utilisateurs à partir de leur compte abonné.

358

359

(% start="5" %)

360

1. __Réservations refusées__ : cette interface liste les réservations qui ont été refusées par les professionnels.

361

362

(% start="6" %)

363

1. __Réservations archivées__ : cette interface présente l’ensemble des inscriptions qui ont été archivées par les professionnels.

364

365

(% style="text-align:center" %)

366

[[image:1543243786127-976.png||height="286" width="188"]]

367

368

(% style="font-size:9.0pt" %)// Menu « Réservations aux évènements » en administration//

369

370

371

== 3.4 Archiver les inscriptions aux évènements ==

372

373

Depuis le menu « //Réservations aux évènements// » en administration, il est possible d’archiver les inscriptions aux évènements et ce par un simple clic sur le bouton [[image:1543243861180-387.png||height="21" width="61"]] . Ce bouton est disponible depuis les interfaces :

374

375

* Réservations en attente,

376

* Réservations validées,

377

* Réservations annulées par le public,

378

* Réservations refusées.

379

380

(% style="text-align:center" %)

381

[[image:1543243879727-636.png||height="219" width="136"]]

382

383

(% style="color:black; font-family:~"Calibri Light~",sans-serif; font-size:9pt" %)//Accès aux interfaces permettant d’archiver une inscription aux évènements//

384

385

386

La liste des réservations archivées est ensuite consultable en administration depuis une interface spécifique.

387

388

(% style="text-align:center" %)

389

[[image:1543243891702-791.png||height="214" width="135"]]

390

391

(% class="CxSpFirst" style="text-align:center" %)

392

(% style="font-size:9.0pt" %)//Accès à l’interface listant les réservations archivées//

Wiki source code of 3. Inscriptions aux évènements