1. Accéder et s’inscrire aux animations du point de vue de l’utilisateur portail

1.1 Consulter l’agenda des animations

Á partir de la page d’accueil du portail, l’utilisateur peut consulter l’agenda des animations de la médiathèque.

Valorisation des animations de la médiathèque en page d’accueil

Parallèlement, une rubrique du menu permet l’accès aux différents évènements organisés par l’établissement.

Présentation de la rubrique « Évènements » accessible depuis le menu

1.2 S’inscrire à une animation

1. Pour s’inscrire, accédez au détail de l’animation.

2. Si l’inscription en ligne est gérée pour l’évènement, il est possible de s’y inscrire grâce au bouton  .

                                                                                                                Bouton « S’inscrire » à une animation

3. Une fenêtre s’ouvre rappelant le titre, la date de l’évènement choisi et le nombre de places restantes. Renseignez le formulaire puis cliquez sur le bouton  .

Formulaire d’inscription à une animation

4. Un message s’affiche brièvement en haut de l’écran pour confirmer l’enregistrement de votre demande.

Message de confirmation d’inscription à une animation

1.3 Se désinscrire à une animation

1. Pour annuler une inscription à une animation, authentifiez-vous et cliquez sur le bouton Mon compte puis sur « Mes inscriptions aux animations ».

                                                                                                                                                            Fenêtre de compte abonné

2. Dans la liste des inscriptions en cours, repérez l’animation dont vous souhaitez vous désinscrire et cliquez sur le bouton  .

                                                                                                                    Se désinscrire à une animation

3. Un message s’affiche brièvement en haut de l’écran pour confirmer l’annulation de l’inscription à l’animation.

Message confirmant l’annulation de l’inscription à une animation

2. Gérer les évènements

2.1 Créer un évènement

La création d’une animation implique de saisir un type de contenu « évènement » en administration du portail.

1. Se connecter en tant que webmestre et accédez à l’interface d’administration du portail.

2. Cliquez sur l’entrée de menu « Contenu » puis sur « Ajouter du contenu » et enfin sur «  Évènement ».

3. Une nouvelle interface s’ouvre. Renseignez les différentes zones :

• Indiquez le titre (saisie obligatoire) et éventuellement un sous-titre.
• Choisissez une ou plusieurs catégories en utilisant les menus déroulants : thème, profil, localisation, type d’évènement, public.
• Saisissez-la(les) date(s) de l’évènement.

Saisie des dates de l’évènement

• Indiquez l’horaire dans la zone dédiée.

• Associez éventuellement une vignette qui illustrera la manifestation : cliquez sur   ou déposez des fichiers pour les transférer.

• Décrivez, si souhaité, l’évènement dans la zone « Texte ».

• Associer éventuellement des contenus : une galerie d’images ou encore une sélection de documents de la médiathèque en rapport avec l'évènement (par exemple les autres livres de l'auteur invité à la séance de dédicaces de son dernier roman).

• Ajouter, si souhaité, des fichiers en pièce jointe.

• Au niveau de la zone « État cible », choisissez dans le menu déroulant le statut de l’évènement : en cours de rédaction, à valider, validé.

• En cas de gestion d’une chaîne de validation au niveau des évènements, il est possible d’indiquer un commentaire.

• Différents onglets peuvent ensuite être renseignés :
  • Paramètres des inscriptions : ce paramétrage sera abordé dans l’encadré ci-dessous.
  • Paramètres du menu :  cette entrée permet de créer un lien dans le menu.
  • Paramètres des chemins d'URL : un alias URL peut être généré automatiquement.
  • Informations sur les révisions :  il est possible d’expliquer les modifications que vous avez effectuées. Cela peut aider les autres webmestres à mieux comprendre vos motivations.
  • Paramètres des commentaires : cet onglet permet d’activer le dépôt de commentaire sur l’évènement nouvellement créé.
  • Options de planification : il est possible de planifier une date et heure de publication.
  • Informations de publication : cet onglet donne des indications sur le créateur de l’évènement.
  • Options de publication : trois options sont possibles :
    • Publié,
    • Promu en page d’accueil (permet de promouvoir l’évènement en page d’accueil),
    • Epinglé en haut des listes (permet d’épingler l’évènement en haut de listes).

Zoom sur l’onglet Paramètres des inscriptions :

Si le professionnel souhaite permettre l’inscription à un évènement, il doit cliquer sur l’onglet « Paramétrage des inscriptions » et saisir les différentes zones :

• Au niveau de la zone « Statut des inscriptions », cochez la case « Ouvert »,
• Indiquez la date d’ouverture d’inscription,
• Indiquez la date limite d’inscription,
• Indiquez le nombre de places qui sera ouvert à l’inscription en ligne,
• Indiquez le nombre de places qui sera ouvert à l’inscription par téléphone,
• Indiquer le nombre de places réservables simultanément,
• Activer, si souhaité, la modération,
• Au niveau de la zone « Inscription ouvert aux anonymes », cocher la case « Oui » si vous souhaitez que les utilisateurs en mode anonyme puissent s’inscrire en ligne à l’évènement.
• Il est possible d’activer les notifications des professionnels par mail lors de l'ajout ou de l’annulation d'une réservation par l'utilisateur. Pour cela, cochez les cases prévues à cet effet et saisissez les adresses mails des personnes à notifier.

Notification par mail des professionnels lors de l’ajout ou l’annulation d’une réservation par l’utilisateur

• Enfin, cliquez sur le bouton  .

L’évènement est alors créé. Il n’apparaîtra dans le portail uniquement si le statut est « Publié ». 

2.2 Rechercher un évènement

En administration du portail, une sous-rubrique « Mes contenus » (accessible en cliquant sur « Contenu ») vous permet de rechercher un évènement en particulier en combinant différents critères de recherche.

En cliquant sur le bouton « Appliquer », la liste des évènements s’affiche en-dessous :

Liste des évènements

2.3 Modifier et supprimer un évènement

Á partir de l’interface précédente et en se plaçant sur la ligne de l’évènement souhaité, il est possible de modifier ou de supprimer un évènement en utilisant les boutons prévus à cet effet.

                                                                                                             Modifier et supprimer un évènement

En cas de suppression d’un évènement, une confirmation est nécessaire avant la suppression définitive.

3. Modérer et suivre les inscriptions aux évènements

3.1 Valider ou refuser une demande d’inscription à un évènement

Lorsque l’utilisateur s’est inscrit à une animation et si le créateur de l’évènement a activé la modération des inscriptions, le professionnel doit valider ou refuser l’inscription en administration.

Plusieurs étapes sont nécessaires pour activer/refuser une inscription à un évènement :

1. Se connecter en tant que webmestre et accédez à l’interface d’administration du portail.

2. Cliquez sur l’entrée de menu « Réservations aux évènements » puis sur « Réservations en attente ».

Accès aux réservations en attente

3. Une interface affiche toutes les demandes d’inscriptions « en attente ».

Interface listant les demandes d’inscriptions « En attente »

4. En fonction de votre décision, pour la ligne associée à la demande d’inscription à traiter, cliquez sur le bouton     pour valider la demande d’inscription ou sur le bouton   pour la refuser. La validation ou le refus sont immédiatement pris en compte et la ligne disparaît des demandes d’inscription en attente.

3.2 Inscrire un utilisateur à un évènement

Le professionnel peut choisir d’inscrire lui-même un utilisateur à un évènement (dans le cas d’une inscription à une animation prise par téléphone par exemple).

1. Se connecter en tant que webmestre et accédez à l’interface d’administration du portail.

2. Cliquez sur l’entrée de menu « Réservations aux évènements » puis « Réservations par évènements ».

Accès aux réservations par évènements

3. Positionnez-vous sur la ligne de l’évènement souhaité et cliquez sur le bouton  .

4. Renseignez le formulaire et cliquez sur le bouton  .

Saisie d’une réservation à un évènement par un professionnel

Les zones obligatoires à renseigner sont signalées par une *.

5. Un message "La réservation à l'évènement a été effectuée" s’affiche brièvement en haut de l’écran pour confirmer la réservation à l’évènement.

3.3 Suivre les inscriptions aux évènements

Á partir de l’administration Drupal, depuis l’entrée de menu « Réservations aux évènements », il est possible de suivre les inscriptions aux évènements en visualisant plusieurs interfaces :

1. Réservations par évènements : cette interface recense pour chaque évènement le nombre de places total, le nombre de places en ligne et par téléphone, le nombre de places restantes ainsi que le nombre de réservations validé, en attente, annulé et refusé.

2. Réservations en attente : cette interface affiche toutes les demandes d’inscriptions « en attente ».

3. Réservations validées : cette interface liste les réservations qui ont été validées par les professionnels.

4. Réservations annulées par le public : cette interface recense les réservations annulées par les utilisateurs à partir de leur compte abonné.

5. Réservations refusées : cette interface liste les réservations qui ont été refusées par les professionnels.

6. Réservations archivées : cette interface présente l’ensemble des inscriptions qui ont été archivées par les professionnels.

                                                                                                                                           Menu « Réservations aux évènements » en administration

3.4 Archiver les inscriptions aux évènements

Depuis le menu « Réservations aux évènements » en administration, il est possible d’archiver les inscriptions aux évènements et ce par un simple clic sur le bouton  . Ce bouton est disponible depuis les interfaces :

• Réservations en attente,
• Réservations validées,
• Réservations annulées par le public,
• Réservations refusées.

                                                                                 Accès aux interfaces permettant d’archiver une inscription aux évènements

La liste des réservations archivées est ensuite consultable en administration depuis une interface spécifique.

Accès à l’interface listant les réservations archivées