www.decalog.net | contact@decalog.net | 04 75 81 50 50 Sebina Acquisition – Budget - Fournisseur http://www.decalog.net/ mailto:contact@decalog.net FOURNISSEUR Création Fournisseur Registre > Fournisseur > Nouveau Doit être unique (10 caractères alphanumériques maximum) Exemple : 2 caractères pour le pays, 2 caractères pour la ville, 1 caractère pour le type de fournisseur, 4 caractères pour la partie initiale du fournisseur. Par exemple pour la Librairie Internationale Kléber de Strasbourg: FRSTLKLEB nom du fournisseur fournisseur est référent pour les commandes, les demandes de devis ou pour les deux Utilisé pour EDI * = Saisie obligatoire FOURNISSEUR Création Fournisseur Registre > Fournisseur Après avoir créé un fournisseur L'étiquette contient la raison sociale et l'adresse du fournisseur. FOURNISSEUR Création Fournisseur Registre > Fournisseur > Conditions > Nouvelles conditions Hérité dans commande Pris en compte dans date arrivée prévue de la commande BUDGET Introduction • Il est possible de subdiviser la disponibilité financière annuelle globale de la bibliothèque (ou budget) dans des Chapitres. Les chapitres peuvent ensuite être subdivisés en un ou plusieurs Postes de dépense Quelques possibilités parmi les plus communes : • chapitres relatifs aux typologies de documents articulés en postes de dépense assignés aux fournisseurs • chapitres relatifs aux fournisseurs articulés en postes de dépense assignés aux bibliothécaires préposés aux achats • chapitres relatifs aux domaines thématiques articulés en postes de dépense assignés aux éventuelles sous-zones En l'absence d'exigences de différenciation des montants ? le budget correspond à un seul chapitre contenant un seul poste de dépense = à la disponibilité financière globale annuelle de la bibliothèque. BUDGET Introduction BUDGET Création Chapitres de dépense Acquisitions > Budget > Chapitres de dépense > Nouveau Code identifiant du chapitre = 10 caractères alphanumériques maximum Situation chapitre Crédit initial du chapitre (montant destiné en euros, au format 7 numéros entiers et 2 décimales séparés par une virgule) Variations positives (montant en euros, au format 7 numéros entiers et 2 décimales séparés par une virgule),par ex. le reste de l'année précédente, ou montants ajoutés après le crédit budgétaire * = Saisie obligatoire BUDGET Création Chapitres de dépense Acquisitions > Budget > Chapitres de dépense > Nouveau champ libre, dans lequel indiquer les informations utiles pour les éventuelles communications administratives champ libre BUDGET Création Chapitres de dépense Acquisitions > Budget > Chapitres de dépense > Nouveau Après avoir cliqué sur D’autres champs s’affichent : montant du crédit budgétaire – montant du crédit budgétaires des postes de dépenses liés A 0 par défaut BUDGET Création Chapitres de dépense Acquisitions > Budget > Chapitres de dépense > Nouveau Situation crédit engagé somme des montants engagés (prix indicatifs des commandes à l’état ouverte) des postes de dépense liés au chapitre. Reviens à 0 quand la somme totale prévue est facturée somme des montants facturés (prix effectifs des commandes) des postes de dépense liés au chapitre Reste à engager du chapitre (montant du chapitre encore non destiné à aucun Poste de dépense: il est déterminé par la somme de Crédit initial plus les Variations positives en soustrayant ensuite le montant des Crédits de tous les Postes de dépense liés au Chapitre): une fois tous les postes de dépense créés, il devrait être égal à 0 BUDGET Création Chapitres de dépense Acquisitions > Budget > Chapitres de dépense > Nouveau Disponibilité = disponibilité effective des postes de dépense liés au chapitre + solde disponible du même chapitre BUDGET Création Poste de dépense Acquisitions > Budget > Chapitres de dépense > Poste de dépense Créer un poste de dépense à partir de la vue du chapitre de dépense Affiche les postes de dépenses existants liés au chapitre de dépenses = code du poste de dépense à créer (10 caractères alphanumériques maximum). Informations héritées depuis le chapitre BUDGET Création Poste de dépense Acquisitions > Budget > Chapitres de dépense > Poste de dépense Création poste de dépense A adapter si besoin montant en Euros, au format 7 nombres entiers et 2 décimales, séparés par une virgule) le montant renseigné est soustrait du Reste à engager du Chapitre. Le système avertit avec un message si la disponibilité du chapitre devient négative et qu'il est nécessaire de modifier le crédit. Reste poste de dépense (montant en euros, au format 7 nombres entiers et 2 décimales, séparés par une virgule): le montant sera ajouté au Crédit, il s'agit normalement de la disponibilité résiduelle du poste de dépense de l'année précédente des Notes * = Saisie obligatoire BUDGET Création Poste de dépense Acquisitions > Budget > Chapitres de dépense > Poste de dépense Clic sur et le poste de dépense est créé Chapitre de dépense BUDGET Création Poste de dépense Acquisitions > Budget > Chapitres de dépense > Poste de dépense Détail poste de dépense somme des prix indicatifs des commandes liées au poste de dépense dans lesquelles : le prix effectif n'a pas encore été effectué état est précédent à l'état fermé nombre de documents arrivés est inférieur à la quantité prévue Somme des prix effectifs des commandes liées au poste de dépense = (Crédit initial + Reste poste de dépense) – (somme de montant Engagé + Facturé + éventuelles Dépenses pour commissions/Dépenses accessoires imputées sur le poste de dépense) nombre de commandes liées au Poste de dépense (initialement zéro) BUDGET Création Poste de dépense Acquisitions > Budget > Chapitres de dépense > Poste de dépense Détail poste de dépense Si le poste de dépense a été créé en renouvelant le budget de l'année précédente et si le budget de la bibliothèque est de compétence et non pas de caisse, le montant présent dans le champ Libre année précédente est calculé automatiquement, en reportant le montant de la Disponibilité effective du poste correspondant de l'année précédente, et est mis à jour à chaque fois que cette valeur change dans le poste qui a été renouvelé Permet d’accéder aux commandes liées BUDGET Situation budget Acquisitions > Budget > Situation budget Impression de la situation du budget BUDGET Précisions sur la gestion des budgets Gestion des budget = 3 possibilités Aucun : la bibliothèque ne gère pas son budget ou passe par un autre moyen que Sebina « Caisse » ou « « Exercice ou compétence » La différence entre la gestion « de compétence » et de « caisse » se base sur les modalités de renouvellement du budget Caisse : le budget est géré uniquement selon les crédits définis sur les chapitres de dépense et sur les postes de dépenses courants. Chaque commande est imputée sur un des postes de dépense prévus pour l'exercice courant et est actualisée au moment de la compilation du coût effectif de la commande. En phase de renouvellement des chapitres de dépense et des postes de dépense, le solde de budget inutilisé dans les postes de dépense de l'exercice précédent n’est pas récupéré et toutes les commandes encore en cours sont déplacées dans les postes de dépense correspondants de l'exercice suivant. Nous recommandons l’utilisation du budget de caisse, qui permet de fermer le budget sur l’année. Ce qui n’aura pas été dépensé au cours de l’exercice budgétaire ne sera pas reversé dans l’exercice suivant. Ce paramétrage est activé pour l’ensemble des budgets créés BUDGET Précisions sur la gestion des budgets Gestion des budget = 3 possibilités Exercice ou compétence : le budget est géré selon les crédits définis sur les chapitres et sur les postes de dépense courants. Chaque commande est imputée à un poste de dépense spécifique et est actualisée au moment de la compilation du coût effectif de la commande. En phase de renouvellement des chapitres de dépense et des postes de dépense, le solde de budget inutilisé dans les postes de dépense de l'exercice précédent est récupéré pour l’exercice suivant Caisse avec reste : le budget est géré uniquement selon les crédits définis sur les chapitres de dépense et sur les postes de dépense courants. Il se différencie du budget de “Caisse” dans le fait que toutes les commandes encore en cours sont déplacées dans un chapitre de dépense dénommé ‘RESTE’ et dans les postes de dépense correspondants. Au moment de la réception du matériel commandé, les commandes sont déplacées du ‘RESTE’ vers les postes de dépense correspondant de l'exercice courant. BUDGET Renouvellement du budget : budget de caisse Renouvellement du budget La différence entre la gestion « de compétence » et de « caisse » est basé sur les modalités de renouvellement du budget : • budget de caisse : la disponibilité effective n'est pas récupérée, le renouvellement clôt chaque poste de dépense, en transférant les commandes qui n'ont pas été complètement reçues dans le poste de dépense correspondant renouvelé pour l'année suivante. Libre année précédente = somme des montants engagés (prix indicatifs des commandes en cours) de l’année précédente • Le bilan de caisse ne prévoit pas l'imputation sur les postes de dépenses des années précédentes. Budget 2017 Crédit = 1000 / Engagé = 10 / Facturé= 9 / Disponibilité effective = 981 / Libre année précédente = 0 Budget 2018 Renouvellement du budget Crédit = 1000 / Engagé = 0 / Facturé= 0 / Disponibilité effective = 990 / Libre année précédente = 10 La commande de 10 € est facturée Crédit = 1000 / Engagé = 0 / Facturé= 10 / Disponibilité effective = 990 / Libre année précédente = 0 BUDGET Renouvellement du budget : budget de caisse avec RESTE Renouvellement du budget La différence entre la gestion « de compétence » et de « caisse » est basé sur les modalités de renouvellement du budget : budget de caisse avec RESTE : Il se différencie du budget de “Caisse” dans le fait que toutes les commandes encore en cours sont déplacées dans le chapitre de dépense dénommé ‘RESTE’. Le renouvellement clôt le chapitre et chaque poste de dépense qui y est associé, en transférant les commandes dans les postes de dépense de type RESTE. Le chapitre ‘RESTE’ a la particularité de se maintenir au fil des années en changeant uniquement l'année de référence et de réunir les commandes engagées dans les différentes années de budget pour lesquelles aucun matériel n'est arrivé. Il est possible ainsi de contrôler la somme globale (des commandes non intégrées dans les différentes années de budget) que l'on devrait hypothétiquement payer si tout le matériel commandé était entré dans l'année de budget courante. Le chapitre n'a pas un crédit initial mais est actualisé en phase de renouvellement du budget. BUDGET Renouveler le Chapitre de dépense Acquisitions > Budget > Chapitres de dépense A partir de la vue d’un chapitre de dépense Renouveler = duplication du chapitre de dépense Zones mises à jour année = + 1 Crédit initial = même montant crédité dans le chapitre de l'année précédente Variations positives = report du montant du Reste à engager du chapitre de l'année précédente (ce chiffre permettra de déterminer, avec le Crédit initial, la disponibilité du nouveau chapitre, à attribuer aux postes de dépense liés) poste de dépenses = • créé et associé avec mêmes crédits initiaux au nouveau chapitre • dans le reste poste de dépense de chacun des nouveaux postes de dépense, sont reportés les montants équivalant à la disponibilité effective des postes de dépense correspondant de l'année précédente (N.B.: uniquement si la bibliothèque a opté pour le Budget de compétence et non pas de caisse) BUDGET Chapitre RESTE Acquisitions > Budget > Chapitres de dépense Chapitre RESTE Pour les bibliothèques qui gèrent le type budget caisse avec reste, il faut créer manuellement le chapitre ‘RESTE’ qui sera utilisés pour les renouvellements de budget qui se succèdent dans le temps Lors du renouvellement d'un chapitre, le système vérifie l'existence du chapitre RESTE. Le cas échéant, le chapitre RESTE est renouvelé automatiquement et modifié dans le champ « année » de manière à garder le même code d'une année à l'autre. Par exemple: le chapitre ‘2017/S.1.4_RESTE', au moment du renouvellement du chapitre ‘2017/S.1.4’ pour le budget 2018, devient ‘2018/S.1.4_RESTE'. Les commandes créées en 2017 et imputées au chapitre ‘2017/S.1.4’ et dont le matériel n'a pas été reçu sont associées au chapitre ‘2018/S.1.4_RESTE’. BUDGET Poste de dépense : budget caisse Acquisitions > Budget > Chapitres de dépense Chapitre RESTE Le renouvellement transfère les commandes en fonction de l'état de celles-ci, en les associant aux postes de dépense des chapitres selon les spécifications suivantes: Commande suggérée est associée au poste de dépense RESTE Commande imprimée est associée au poste de dépense RESTE Commande avec documents sans facture est associée au poste de dépense RESTE BUDGET Chapitre RESTE Acquisitions > Budget > Chapitres de dépense Chapitre RESTE Le renouvellement transfère les commandes en fonction de l'état de celles-ci, en les associant aux postes de dépense des chapitres selon les spécifications suivantes: Commande avec documents arrivés est associée au poste de dépense renouvelé à l'ordinaire si le montant réel est plus petit que le prix indicatif et que la quantité commandée est moindre que celle reçue. Le crédit et le montant engagé sont actualisés dans le chapitre RESTE : les deux montants sont toujours identiques car ils sont mis à jour par le système La disponibilité du chapitre RESTE sera toujours égale à 0 car l'ensemble du crédit s'avère complètement engagé. N.B.: Tous les chapitres du budget auxquels ne correspond aucun chapitre RESTE, sont traités selon le renouvellement traditionnel lié à la gestion du budget de caisse. BUDGET Chapitre RESTE Acquisitions > Budget > Chapitres de dépense > Poste de dépense Chapitre RESTE Arrivée des documents des commandes associées au chapitre RESTE Les actualisations sont effectuées parallèlement sur le chapitre de budget courant et sur le chapitre RESTE correspondant Les commandes arrivées sont transférées sur le chapitre du budget courant Le chapitre du budget courant est actualisé dans le champ « facturé » avec le montant correspondant au prix effectif de la commande reçue Le montant facturé n'est pas présent dans le crédit ni dans le reste du chapitre courant car lors du renouvellement du budget ces commandes ont été associées au chapitre RESTE Le système met en évidence dans le chapitre courant l'éventuelle disponibilité négative que l'on crée par la facturation des commandes du chapitre RESTE Le chapitre RESTE est actualisé dans le crédit et dans le montant engagé, en virant sur le budget courant le montant engagé de la commande transférée BUDGET Budget : Recalculer les postes de dépenses Acquisitions > Budget > Recalculer les postes de dépenses La fonction permet d'actualiser les montants des postes de dépense et des chapitres en fonction des montants indiqués dans les prix indicatifs et dans les prix effectifs des commandes, mais aussi dans les postes de dépense et dans les chapitres renouvelés, très utile en cas de suppressions ou de modifications manuelles des montants. Il est nécessaire de renseigner l'intervalle des postes de dépense à recalculer, et il est possible de ne demander que l'affichage des montants erronés et de ceux corrects, ou même l'actualisation des montants en sélectionnant le drapeau relatif. En utilisant la fonction Propager reste dans les années suivantes il est possible d'actualiser également les postes de dépense renouvelés pour les années successives avec les disponibilités recalculées pour les postes sélectionnés. La fonction n'est active que si le budget est de compétence. BUDGET Budget : Recalculer les postes de dépenses Acquisitions > Budget > Recalculer les postes de dépenses Le rapport produit indique pour chaque chapitre: crédit initial, variations positives, reste à engager, engagé, facturé, et disponibilité effective; et pour chaque poste de dépense: crédit initial, reste poste de dépense, engagé, facturé, et disponibilité effective. Si le système relève des montants incorrects, il les fait suivre d'une ligne avec les montants corrects mis en évidence de couleur jaune et l'indication A ACTUALISER ou ACTUALISES si la modalité d'actualisation a été sélectionnée. Il est possible de choisir dans quel format produire le rapport (pdf, rtf ou xls) et le type de traitement: dès que possible ou en différé. Dans ce dernier cas il est également possible de spécifier la date et l'heure du traitement. L'impression peut être récupérée dans le menu Rapports. Merci pour votre attention