www.decalog.net | contact@decalog.net | 04 75 81 50 50 Sebina Acquisition - commande http://www.decalog.net/ mailto:contact@decalog.net COMMANDE Introduction Gestion différente pour : • acquisition (chez des fournisseur commerciaux) • don, échange ou dépôt légal • demande de devis (vers un ou plusieurs fournisseurs, pouvant ensuite être transformée en commande) Type d’acquisition: • Commande : monographies en un ou plusieurs volumes • Commande permanente : collections ou monographies en plusieurs volumes avec une publication continue – le numéro identifiant est gardé si la commande est renouvelée l'année suivante • Abonnement : périodiques - le numéro identifiant est gardé si la commande est renouvelée l'année suivante. Pour la commande de type abonnement, le système propose automatiquement l'insertion d'un nouvel abonnement COMMANDE Schéma de gestion des acquisitions COMMANDE Flux des commandes Acquisitions > Commande > Vue commande > zone Etat administratif Les différents statuts de la commande Commande suggérée : création commande / prix indicatif saisi / pas envoyée au fournisseur Commande imprimée : envoyée au fournisseur Commande avec documents arrivés, sans facture : documents reçus / prix effectif pas saisi / facture non saisie Commande avec documents arrivés : prix effectif est saisi, tous les exemplaires prévu reçus, mais la commande n’est pas fermée car l’exemplarisation n’est pas terminée, Commande complètement reçue : processus achevé, considérée comme conclue Commande annulée Commande envoyée au centre d’acquisition (en cas de gestion centralisée des acquisitions) Commande contrôlée par le centre d’acquisition (en cas de gestion centralisée des acquisitions) COMMANDE Flux des commandes Pour créer la commande, la notice doit être présente dans le catalogue. Les sélections des notices sont réalisées - de l’extérieur par dérivation en ligne de notices par SRU ou Z39.50, depuis un catalogue de bibliothèque (par exemple BNF, Sudoc, Library of Congress, etc.) par importation d’un panier de notices constitué depuis une plate-forme d’éditeur ou de libraire en format UNIMARC (ou autre format comme MARC21, MARCXML, Dublin Core). Les données importées consistent en des données bibliographiques et de commande en format EDI. Ces paniers peuvent être importés manuellement ou avec une procédure automatisée - en interne par récupération d’une notice bibliographique déjà présente dans le catalogue local par création en locale d’une notice minimale, avec un niveau bibliographique de base (niveau 01) afin de l’identifier COMMANDE Création commande Acquisitions > Commande > Nouvel achat Commande = document sans publication continue composé d'un ou plusieurs volumes Commande permanente = document avec publication continue (collections ou les monographies en plusieurs volumes) a un numéro de commande qui s'incrémente si la commande est renouvelée l'année suivante Abonnement = publications en série ou périodiques; a un numéro de commande qui s'incrémente si la commande est renouvelée l'année suivante COMMANDE Création commande Acquisitions > Commande > Nouvel achat > Commande Commande Modification possible N. = N° de commande Saisie manuelle = Numérique ou alphanumérique Ou Saisie automatique = numérique COMMANDE Création commande Acquisitions > Commande > Nouvel achat > Commande Bon de commande A alimenter manuellement si la commande n’a pas été créé à partir de la fonction «Bons de commande» Permet d’associer manuellement une commande à un bon de commande déjà existant Affichage du formulaire de recherche des bons de commande COMMANDE Création commande Acquisitions > Commande > Nouvel achat > Commande Fournisseur Fournisseur obligatoire car c’est une commande et non pas un devis On peut saisir dans la 1ère zone le code du fournisseur Affichage du formulaire de recherche des fournisseurs COMMANDE Création commande Acquisitions > Commande > Nouvel achat > Commande Code client = code avec lequel la bibliothèque ou le réseau doit s'identifier auprès du fournisseur. Hérité automatiquement depuis les Conditions de fourniture de la fiche fournisseur À remplir si nécessaire ; autres données administratives COMMANDE Création commande Acquisitions > Commande > Nouvel achat > Commande Zone Données document Permet de rechercher le document qui va être associé à la commande Recherche simple il faut saisir une information dans une des 3 zones OU Recherche experte cliquez sur du Titre Puis cliquez sur COMMANDE Création commande Acquisitions > Commande > Nouvel achat > Commande Zone Données document Cochez la ligne puis cliquez sur le bouton Les données sont rapatriées dans la zone Données document permet d'indiquer si la commande fait référence au papier, à l'électronique ou aux deux (papier et électronique). Si support est uniquement électronique, la commande d'abonnement ne sera pas associée à l'abonnement (donc sans gestion des fascicules) COMMANDE Création commande Acquisitions > Commande > Nouvel achat > Commande Zone Etat commande Commande suggérée Envoyé à la centrale d’achats (si la centrale d’achat est utilisée) Commande imprimée Commande avec doc. Sans facture Commande avec documents arrivés Commande complètement reçue Commande suggérée = insertion d'une nouvelle commande = 1er niveau états suivants insérés automatiquement par le système possible de modifier manuellement l'état de la commande avec un état suivant ou précédent (si les informations présentes sur la commande sont cohérentes avec l'état que l'on tente d'enregistrer) COMMANDE Création commande Acquisitions > Commande > Nouvel achat > Commande Zone Etat commande Acquisition Modification manuelle possible Ouvrage en examen conservé pour commandes d'ouvrages en plusieurs volumes = nombre de volumes qui composent un exemplaire Ex : 2 exemplaires d'un ouvrage en 3 volumes sont commandés "2" = nombre d'exemplaires Quantité "3" = le nombre de volumes contenus N.volume priorité (basse, normale, prioritaire) de l'envoi de la commande COMMANDE Création commande Acquisitions > Commande > Nouvel achat > Commande Zone Etat commande Automatique = date où état de la commande passe à "imprimé" + nombre de jours de livraison, (indiqué dans les conditions de la fiche du fournisseur) Saisie manuelle si nombre de jours de livraison est vide ; modification possible COMMANDE Création commande Acquisitions > Commande > Nouvel achat > Commande Zone Etat commande Insérées dans la lettre d’acquisition envoyé au fournisseur Case cochée par défaut => relance automatique Possible de décocher COMMANDE Création commande Acquisitions > Commande > Nouvel achat > Commande date d'arrivée prévue + Nb. Jours tolérance = envoi de la première relance (paramétrage de la valeur par défaut possible) Date envoi de la 1ère relance + nombre de jours tolérance 2ème rappel = envoi relance ultérieure réponse du fournisseur => indiquer la cause de non disponibilité de l’ouvrage commandé (la table est modifiable au niveau du réseau) COMMANDE Création commande Acquisitions > Commande > Nouvel achat > Commande Zone Budget Héritage automatique des données depuis le champ Conditions de fourniture de la fiche fournisseur au niveau du réseau ou de la bibliothèque Saisie manuelle possible COMMANDE Création commande Acquisitions > Commande > Nouvel achat > Commande Zone Budget // PRIX INDICATIF Prix indicatif = montant que l'on prévoit de dépenser : pour le document suggéré et la commande n’a pas encore été envoyée au fournisseur, ou pour tous les documents prévus dans l'année associés à une commande permanente, ou pour l'année du périodique en abonnement Tant que prix effectif n'aura pas été saisi (à l'arrivée du matériel et de la facture associée) le prix indicatif sera engagé sur le poste de dépense du budget. Calcul du prix indicatif : Réduction = prise en compte du pourcentage de remise (indiqué sur la commande) sur le montant engagé multiplier par n. copies et n. volumes = pour répondre au besoin de gérer une œuvre en plusieurs volumes le prix indicatif sera multiplié par le nombre de copies et de volumes de la commande Appliquer la réduction au prix indicatif Multiplier le prix indicatif par le nombre de copies et volume COMMANDE Création commande Acquisitions > Commande > Nouvel achat > Commande Zone Budget // PRIX UNITAIRE DE COUVERTURE Le prix unitaire de couverture = Uniquement en commande et commande permanente • Alimenté automatiquement par le montant indiqué dans la « valeur d'inventaire » ou « valeur d’achat » du dernier exemplaire inséré dans la commande (cf création exemplaire suite à la réception) • sinon il peut être saisi manuellement si le prix d'un exemplaire du document commandé est déjà connu COMMANDE Création commande Acquisitions > Commande > Nouvel achat > Commande Zone Budget // PRIX UNITAIRE DE COUVERTURE REMISE Le « prix unitaire de couverture remisé » s’affiche si = le champ « Prix unitaire de couverture » est alimenté et si un pourcentage de « remise » existe c'est-à-dire le « Prix unitaire de couverture remisé » est recalculé en fonction du pourcentage de remise ou majoration indiquée dans la commande. COMMANDE Création commande Acquisitions > Commande > Nouvel achat > Commande Zone Budget // PRIX UNITAIRE DE COUVERTURE L'icône permet de calculer ou d'actualiser le « Prix indicatif » avec une remise ou majoration = Multiplication du « prix unitaire de couverture » « remisé » par la « quantité » « remisé » : remise et/ou majoration (selon le pourcentage indiqué dans la commande) COMMANDE Création commande Acquisitions > Commande > Nouvel achat > Commande Zone Budget // PRIX EFFECTIF • Lorsque les documents sont reçus calcul automatique du prix effectif : somme du prix d'achat des exemplaires reçus (prix d’achat inséré lors de la réception de l’exemplaire qui peut être mis à jour dans les exemplaires) • Documents pas encore reçus Saisie manuelle du prix effectif => permet de défalquer du poste de dépense non pas le prix indicatif comme montant engagé mais le prix effectif comme montant facturé COMMANDE Création commande Acquisitions > Commande > Nouvel achat > Commande Zone Budget // PRIX EFFECTIF clique sur l’icône = L'icône permet de calculer ou d'actualiser le prix effectif en appliquant la remise et/ou la majoration (selon le pourcentage indiqué sur la commande) au prix effectif en le multipliant par la quantité Zone Budget // PRIX CUMULE Calculer prix effectif Calculer prix cumulé COMMANDE Création commande Acquisitions > Commande > Nouvel achat > Commande Zone Budget si différente de l'euro: • héritage automatique de la valeur saisie dans les Conditions de fourniture de la fiche fournisseur au niveau du réseau ou de la bibliothèque • Saisie manuelle : choix d’une devise différente de l'euro saisie du taux de change dans Changer saisie du montant dans le prix indicatif COMMANDE Création commande Acquisitions > Commande > Nouvel achat > Commande Zone Budget si différente de l'euro: Clic sur Le système demande si on souhaite convertir en euros les montants indiqués dans une autre devise et, à l'aide de l'icône d'aide on peut visualiser les prix dans la devise choisie ou en euros. Alors la devise est affichée en euro (la conversion a été effectuée) dans le prix indicatif mais l’information dans la devise choisie est enregistrée dans la base. COMMANDE Création commande Acquisitions > Commande > Nouvel achat > Commande Zone Budget si différente de l'euro: Lorsque la commande est confirmée la devise est affichée en euro Un clic sur permet d’afficher le prix original dans la devise choisie COMMANDE Création commande Acquisitions > Commande > Nouvel achat > Commande Zone Budget (si la bibliothèque gère le budget): Sélectionner le poste de dépense sur lequel : • imputer temporairement le prix indicatif de la commande • ensuite le prix d'achat effectif Puis affichage d’un bouton d'aide qui permet d'accéder au détail du poste pour en vérifier les données. La référence de budget est obligatoire si on a renseigné le prix indicatif ou le prix effectif. COMMANDE Création commande Acquisitions > Commande > Nouvel achat > Commande Zone Notes Permet d’indiquer l’usager qui a demandé le document à commander (même si la suggestion d’achat n’a pas été créée) saisir numéro de carte ou le nom (ou la dénomination) Puis cliquer sur => recherche dans le registre des usagers Communications envoyées à l'usager : Création de la commande => une lettre d'acceptation Document indisponible => une lettre de refus Réception du matériel => une lettre d'avis de disponibilité Réservé au service de la bibliothèque Validez la saisie de la commande avec COMMANDE Impression de la commande Acquisitions > Commande > Imprimer Validez la saisie de la commande avec et apparaît • Confirmation de l’impression = • état de la commande : commande suggérée? commande imprimée • Insertion du champ Notes pour le fournisseur dans la lettre • édition d’un fichier au format pdf ou rtf. • Édition de la commande à transmettre au fournisseur : • la modalité d'envoi = héritée de la fiche fournisseur mais possible de la modifier avant édition • Lettre à récupérer dans • Email : fichier de contrôle (logs) = destinataire de l'email envoyé, ou indication que l'email n'a pas été envoyé parce l'adresse email du fournisseur est absente. • Permet d'imprimer uniquement la seule commande visualisée – Pour imprimer plusieurs commandes simultanément : fonction Acquisitions > Acquisition documents > Imprimer les commandes COMMANDE Réception des documents Acquisitions > Commande > Réception des documents la commande est envoyée au fournisseur et l’état administratif = « Commande imprimée » Clic sur Nombre copie = • par défaut même valeur indiquée dans la quantité de la commande • Peut être augmenté ou diminué Séries d’exemplaire (facultatif) = un préfixe alphanumérique (maximum 3 caractères) pour un lot de numéros de code barre Exemplaire = code barre COMMANDE Réception des documents : exemplaires associés Acquisitions > Commande > Documents reçus Sous la vue de la commande apparaît la liste des exemplaires associés valeur d'exemplaire = héritage automatique du prix unitaire de couverture saisie dans la commande, pas de prix unitaire de couverture mais prix indicatif est présent dans la commande ? valeur d'exemplaire calculée automatiquement = montant du prix indicatif divisé par le nombre d’exemplaire prévus dans la commande Modification possiblePrix de couverture COMMANDE Réception des documents : exemplaires associés Acquisitions > Commande > Documents reçus Sous la vue de la commande apparaît la liste des exemplaires associés prix d'achat = calculé en fonction de la valeur d'exemplaire et des pourcentages de remise ou de majoration présents dans la commande. modification du montant de la valeur d'exemplaire ou du prix d’achat Cliquez sur ? mise à jour automatique de la valeur d’exemplaire ou du prix d'achat le prix effectif de la commande est alimenté automatiquement en ajoutant les prix d'achat des exemplaires qui ont pu être modifiés par le bibliothécaire sur les exemplaires reçus Modification possiblePrix de couverture COMMANDE Fin réception de la commande Acquisitions > Commande > Documents reçus Sous la vue de la commande apparaît la liste des exemplaires associés Après vérification des Valeur d’exemp et prix d’achat cliquez sur si des informations ont été modifiées Puis cliquez sur le champ prix unitaire de couverture de la commande est alimenté avec la valeur d'exemplaire du dernier exemplaire inséré Le message s’affiche cliquez sur Oui l'état administratif devient « commande complètement reçue » COMMANDE Fin réception de la commande Acquisitions > Commande > Documents reçus Dans la vue de la commande = COMMANDE COMPLETEMENT RECUE COMMANDE Création de la facture Création facture après la réception des exemplaires 1er cas : Lier la facture à la commande suite à la recherche de la commande : Rechercher la commande, la sélectionner puis Cliquez sur Facture > Nouveau Saisir les informations nécessaires Puis valider Alors s’affiche le message En effet le lien exemplaires-facture n'est pas automatique COMMANDE Création de la facture Création facture après la réception des exemplaires Lier la facture à la commande Alors s’affiche le message Si on répond oui Montant facture = montant saisi et Montant documents reçus = montant du prix d’achat indiqué dans l’exemplaire Si on répond non => seul le montant facture est alimenté A partir de la commande, un clic sur Facture > permet de voir toutes les factures liées automatiquement à la commande ; celles liées aux exemplaires notamment COMMANDE Création de la facture Création facture après la réception des exemplaires 2ème cas : Lier la facture à l’exemplaire suite à la recherche de la commande : Rechercher la commande, la sélectionner puis Cliquez sur Sélectionnez le ou les exemplaire(s) concerné(s) Puis cliquez sur Facture > Nouveau Saisir les informations nécessaires Si l’ensemble des exemplaires est reçu et la facture est réglé alors s’affiche le message la facture est automatiquement liée à la commande Dans le détail de la commande apparaît COMMANDE Facture Facture > Vue Si le champ « Montant de la facture » est rouge => il ne correspond pas au « montant documents reçus » Est indiqué aussi Facture par lots: Oui/Non les factures par lots prévoient un montant global pour plusieurs documents, sans indiquer les montants relatifs individuels Modifier il n'est pas possible de modifier le fournisseur, le numéro, la date et le type de document comptable car ce sont des identifiants de la facture Supprimer Suppression possible si aucune commande ou exemplaire ne sont liés COMMANDE Facture Facture > Vue Doc. comptables liés accès à la liste des documents comptables liés à la facture, d'où il est possible d'en lier de nouveaux, de supprimer un lien ou d'accéder à la fenêtre de détail du document lié Commandes accès à la liste des commandes liées à la facture, d'où il est possible de visualiser le détail de la commande liée, supprimmer le lien avec une commande créer un lien vers une commande Après enregistrement de la nouvelle facture cliquez sur « Commandes » Puis rechercher les commandes à associer et confirmer la facture est liée également à tous les exemplaires liés à la commande Exemplaires accède à la liste des exemplaires liés à la facture, d'où il est possible de supprimer le lien, de visualiser le détail des exemplaires ou de saisir des notes pour les liens COMMANDE Gestion de la commande Acquisitions > Commande > Vue commande Modifier : selon l’état administratif il est impossible de modifier la bibliothèque, l'année et le numéro de la commande Supprimer : possible pour un des états administratifs suivants: COMMANDE SUGGÉRÉE // COMMANDE ANNULÉE// COMMANDE IMPRIMÉE COMMANDE COMPLÈTEMENT REÇUE demande une confirmation la suppression possible même si des exemplaires et des factures sont associés à la commande. Dupliquer : toutes les données de la commande courante sont héritées, hormis l'usager. Uniquement pour les commandes simples. COMMANDE Gestion de la commande Acquisitions > Commande > Vue Commande > Annuler Annuler : dans le champ Notes internes de la commande, saisir motif de l'annulation. Si un document est épuisé il faut : « modifier » la commande en sélectionnant dans le champ « Etat disponibilité » la valeur Epuisé Puis Cliquez sur annuler et saisir une information dans le champ Notes Après confirmation, les notes sont insérées dans la commande et la commande est à l’état « Fermée » COMMANDE Gestion de la commande Documents arrivés (uniquement pour les commandes simples et les commandes permanentes) La fonction permet d'accéder à la liste des exemplaires liés à la commande même après l'arrivée des documents Afficher historique La fonction permet de visualiser le libellé des états de la commande, et d’insérer un champ notes pour chaque étape. Rouvrir La fonction permet de rouvrir une commande close car annulée ou complètement reçue. Fermer La fonction permet de clôturer une commande dont l'état administratif est commande avec documents arrivés. Le nouvel état est commande complètement reçue. COMMANDE Gestion de la commande Communications au lecteur Si un usager a été associé à la commande, cette fonction permet d'envoyer à l'usager la communication relative à l'état de la commande (acceptation de la suggestion d'achat, refus, arrivée du matériel demandé) même si aucune suggestion d'achat n'a été enregistrée. COMMANDE Commande permanente Acquisitions > Commande > Nouvel achat Commande permanente = document avec publication continue (collections ou les monographies en plusieurs volumes) Le processus est identique à la Commande Quelques particularités : Lors de la création de la commande permanente • Commande permanente à ne pas être renouvelée = à cocher si nécessaire • numéro identifiant de la commande permanente attribué peut être conservé si l'on renouvelle la commande permanente COMMANDE Commande permanente Acquisitions > Commande > Nouvel achat > Commande permanente Quantité : la valeur par défaut est 0 Cela permet au système de ne jamais proposer la clôture de la commande, en laissant au bibliothécaire le soin de la clôturer quand il le souhaite (lors du renouvellement par exemple) et d’associer à la commande un numéro a priori non défini d’exemplaires. COMMANDE Commande permanente Acquisitions > Commande > Réception A la réception des documents, les exemplaires relatifs à chaque monographie qui font partie de la collection sont liés à cette commande. COMMANDE Commande permanente Acquisitions > Commande > Réception Au niveau des commandes permanentes, si le nombre des exemplaires arrivés est inférieur au nombre indiqué dans le détail de la commande, l'alimentation du prix effectif n'est pas effectuée automatiquement : le message "Vous souhaitez vraiment actualiser le prix effectif de la commande avec la somme des prix d'achat des copies ?" s'affiche et l'on répondra de préférence non afin de ne pas le mettre à jour En effet il est recommandé de laisser le prix effectif vide Cependant dans la commande on a saisi dans le prix indicatif la prévision de dépense annuelle pour cette collection ou pour cet ouvrage en plusieurs volumes Ce n'est qu'à l'arrivée du dernier volume que l'on confirmera l'actualisation automatique du prix effectif avec la somme des prix d'achat de tous les volumes reçus COMMANDE Commande permanente Acquisitions > Commande > Réception A la réception des documents, les exemplaires relatifs à chaque monographie qui font partie de la collection sont liés à cette commande. Ils sont considérés comme des exemplaires «réservés»: un exemplaire est automatiquement «réservé» pour une des monographies associé à la notice bibliographique COMMANDE Commande permanente Au niveau du catalogue, l’exemplaire réservé devra être associé à une des monographie liées à la collection Depuis le catalogue afficher la monographie concernée puis créer un exemplaire et cliquer sur « Nouveau réservé » Puis sélectionner l’exemplaire concerné et confirmer COMMANDE Commande permanente Acquisitions > Commande permanente> Renouvellements commandes permanentes La fonction permet de lister et renouveler en même temps plusieurs commandes permanentes pour l'année suivante. Le système affiche les commandes permanentes qui correspondent aux données choisies, et il est possible d'en sélectionner seulement quelques-unes ou toutes (avec la fonction tout sélectionner dans le menu gauche) et puis confirmer. Le système produit un récapitulatif des commandes permanentes renouvelées. La nouvelle commande maintient le numéro identifiant de la commande permanente et toutes les données de la commande et le poste de dépense si le poste de dépense correspondant a déjà été créé pour l'année suivante. COMMANDE Commande permanente Acquisitions > Commande permanente> Situation commande permanente Permet de visualiser toutes les commandes des différentes années, liées à la même commande permanente renouvelée. Depuis la liste, il est possible de sélectionner les commandes pour en visualiser le détail. Acquisitions > Commande permanente> Documents reçus Permet de voir les exemplaires liés à la commande Acquisitions > Commande permanente> Fermée La fonction permet de clôturer une commande dont l'état administratif est « commande avec documents arrivés ». Le nouvel état est commande complètement reçue. COMMANDE Commande Abonnement Acquisitions > Commande > Nouvel achat Abonnement = publications en série ou périodiques; Le numéro de commande de l’abonnement peut être conservé si la commande est renouvelée l'année suivante Dans la grille de saisie du nouvel abonnement Si c’est un périodique électronique il faut sélectionner Ainsi la commande d'abonnement n’est pas associée à l'abonnement (donc sans gestion des fascicules) Matériel informatique en ligne COMMANDE Commande Abonnement Acquisitions > Commande > Nouvel achat > Abonnement Quantité = 1 dans une nouvelle commande de type abonnement et cette valeur n'est pas modifiable chaque abonnement est lié à une commande. prix année abonnement : si un pourcentage de remise ou de majoration est saisi dans la commande Si dans ce champ est saisi le prix pour l'année d'abonnement alors s'affiche à côté le Prix remisé de l'année d'abonnement, c'est-à-dire le prix prévu en fonction de la remise ou de la majoration définie sur la commande Jours de tolérance en ligne si le type de support est en ligne ou papier + en ligne Durée à partir de la date d'activation prévue du matériel en ligne avant d'envoyer le premier rappel COMMANDE Commande Abonnement Acquisitions > Commande > Nouvel achat > Abonnement accès à la ressource en ligne activé Uniquement pour les commandes de type abonnement et si le type de support est « en ligne » ou « papier + en ligne » indique que le fournisseur a activé l'accès au document Ainsi si le type de support est uniquement en ligne => la commande est considérée comme reçue automatiquement le statut de la commande est mis à jour la fermeture est proposée ne fera pas l'objet d'un rappel COMMANDE Commande Abonnement Acquisitions > Commande > Abonnement permet de visualiser la fiche de l'abonnement lié à la commande Renouveler pour les commandes de type abonnement, la fonction de renouvellement se trouve directement sur l'abonnement lié. Le système demandera si l'on souhaite renouveler uniquement l'abonnement ou également la commande d'abonnement liée La nouvelle commande maintient le numéro identifiant de l’abonnement et toutes les données de la commande hormis le numéro de commande (qui est attribué avec le compteur pour l'année suivante) et le poste de dépense si le poste de dépense correspondant a déjà été créé pour l'année suivante COMMANDE Création Bon de commande Acquisitions > Bon de Commande > Nouveau Les bons de commande sont des groupements de commandes qui partagent : le même fournisseur la référence au budget, selon paramétrage Le numéro de bon de commande est unique et il est attribué manuellement ou automatiquement par le système. Il est possible de gérer plusieurs bons de commande pour le même fournisseur. L'état administratif du bon de commande est automatiquement actualisé en Fermé quand toutes les commandes associées au bon sont en état complètement reçue. COMMANDE Création Bon de commande Acquisitions > Bon de Commande > Nouveau Sélectionnez le fournisseur Le N° de bon de commande s’incrémente automatiquement A la création il est à l’état Ouvert Puis Bon de commandes > Commande 2 cas possibles : • Rechercher les commandes déjà existantes qui seront liées à ce BC • Créer de nouvelles commandes qui seront liées à ce BC • Ainsi dans la nouvelle commande sont héritées les informations provenant du bon de commande • Fournisseur • Bon de commande • Référence au budget, si un budget unique est géré pour le bon (avec la valeur attribuée à la première commande) COMMANDE Création Bon de commande Acquisitions > Bon de Commande > Nouveau Dans le BC nous avons total du bon = somme des prix indicatifs des commandes individuelles total Reçu = somme des prix effectifs des commandes total Reste = différence entre le total bon et le total reçu soit la différence entre la somme des prix indicatifs et la somme des prix effectifs déjà renseignés Il faut imprimer le BC Acquisitions > Bon de Commande > Vue > Facture Il est en possible de lier directement un bon de commande à la facture. Dans ce cas, si la bibliothèque a activé la possibilité d'étendre automatiquement le lien bon-facture aux commandes liées au bon et aux exemplaires liés aux commandes (voir Paramétrages généraux), le système pourra effectuer cet automatisme, après en avoir demandé confirmation à l'opérateur COMMANDE Dons, échanges, dépôt légal Acquisitions > Dons, échanges, dépôt légal > Nouveau La création « Dons, échanges, dépôt légal » ressemble à la création d’une « Commandes » Quelques particularités : Pas de budget Etat administratif : « Réceptionné partiellement » par défaut mais il est possible de choisir « Réceptionné complètement » Ou « commande suggérée » pour une demande de don et ensuite l'imprimer et l'envoyer au donateur possible notes provenance il sera possible de l’imprimer dans la demande de don Prix unitaire de couverture Est inséré automatiquement dans la valeur d'exemplaire de l'exemplaire Le prix d'achat est en revanche renseigné avec la valeur de 0,00 euros COMMANDE Demande de devis Acquisitions > Demande de devis > Nouveau > Commande Il est possible de gérer, préalablement à une commande, des demandes de devis à un ou plusieurs fournisseurs Une fois la demande d'offre créée, il faut indiquer à quels fournisseurs on souhaite l'envoyer. Quand les fournisseurs enverront les offres, il sera possible d'enregistrer les montants dans les champs prévus à cet effet, situés à côté des fournisseurs relatifs. Une fois les offres reçues, il est possible de choisir le fournisseur auquel sera envoyé la commande : la demande d'offre sera automatiquement transformée en une commande, en maintenant le même numéro identifiant et le système proposera de renseigner les données manquantes (par exemple, le poste de dépense). Possibilité d’imprimer les demandes de devis : par lot ou une par une COMMANDE Relances et impression Les relances se font de manière automatique (envoi par e-mail) ou de manière manuelle (production des lettres de rappel et envoi par poste) Acquisitions > Communications aux fournisseurs Permet d’adresser aux fournisseurs : Réclamation commande Résiliation commande Accusé réception Acquisitions > Communications aux fournisseurs > Réclamation commande permet l’édition d’un fichier avec une lettre pour chaque fournisseur (si envoi par poste) si l'envoi par email a été choisi, le courrier est envoyé par email à l'adresse spécifiée dans la fiche du fournisseur (un fichier de contrôle est créé, pour indiquer la liste des emails envoyés et de ceux qui n'ont pu être envoyés car l'adresse email du fournisseur faisait défaut) COMMANDE Relances et impression Acquisitions > Liste des commandes en retard Permet d’imprimer les commandes en retard Acquisitions > Imprimer Commandes Permet d’imprimer plusieurs commandes pour les transmettre aux fournisseurs Acquisitions > Imprimer Demande de devis Permet d’imprimer plusieurs demandes de devis pour les transmettre aux fournisseurs COMMANDE Association avec le module catalogue Pour activer une nouvelle commande, il est possible de chercher la notice correspondante dans le catalogue Dans la vue de la notice, dans la zone « Exemplaire » Cliquez sur « Achats/dons/demande devis » 1/dans le menu vertical, sélection de «Nouvel achat / Commande » qui permet d'insérer des nouvelles commandes 2/ => affichage de commandes déjà associées à la notice dans la bibliothèque et gestion possible ? Si aucune commande n'est associée à la bibliothèque : Choisir Bibliothèque « Toutes les bibliothèques » Permet l’affichage, mais sans gestion, des commandes enregistrées dans les autres bibliothèques du réseau COMMANDE Association avec le module périodique A la suite de l'enregistrement d'une commande d'abonnement d'un périodique s’affiche la grille de saisie d'un abonnement, dans lequel sont déjà saisies les données communes à la commande, par exemple le titre, le fournisseur, etc. Si, en revanche, on souhaite créer un abonnement sans en gérer la commande, il faut utiliser directement la fonction « Gestion des abonnements » du module Périodiques COMMANDE Association avec SebinaYou L'information que la bibliothèque est en train d'acquérir le document est fournie via la localisation : Acquisitions en cours Il est possible d’afficher à l'Opac les notices créées en catalogage à la volée depuis l'achat, caractérisées par le niveau 01 L'étiquette Acquisitions n’est plus visible dans l‘Opac quand la commande est close c'est-à-dire en état "ANNULE" ou en état "COMMANDE COMPLÈTEMENT REÇUE" ou si la commande est liée à au moins un exemplaire COMMANDE Documents numériques Dans les commandes et les demandes de devis (de type commande, commande permanente et abonnement) Type support = Matériel papier (print) Matériel électronique (online) Matériel papier et électronique (print+online) Dans le cas de commande : Matériel électronique (online) Matériel papier et électronique (print+online) la gestion d’un champ «Accès à la ressource en ligne activé» est disponible = renseigné par le bibliothécaire quand le fournisseur active l’accès à la ressource en ligne Quand la case est renseignée, la commande est considérée comme «Complètement reçue» (l’état de la commande est actualisé et la clôture est proposée) et elle ne sera pas relancée. COMMANDE Documents numériques commande de type abonnement avec type support = "matériel électronique (online)" => la saisie de l’abonnement n’est pas proposée automatiquement (pour la gestion des fascicules) Mais cette saisie de l’abonnement est proposée automatiquement si le type matériel est « papier, papier + électronique ou non renseigné » Relances Dans la fonction “Communication aux fournisseurs –Réclamation des commandes » présence d’un texte spécifique de la relance pour le type support électronique Si le type support est : « matériel électronique » Ou « matériel papier et électronique » seules les commandes dont la case "Accès à la ressource activé" n’est pas cochée sont considérées comme relançables. La lettre sera produite alternativement aux relances normales COMMANDE Documents numériques Relances Nombre de jours de tolérance relance doc.en ligne Si la case “utilisation tolérance” est cochée, comparaison entre la date courante avec date de tolérance (=date d’envoi au fournisseur de la commande + nombre de jours définis dans “Nombre jours de tolérance relance doc. en ligne”) si date de tolérance est dépassée => envoi la lettre de relance à l’activation de l’accès en ligne La relance envoyée sera enregistrée, comme pour les relances normales, dans l’historique des états de la commande COMMANDE Rapport et statistiques / Fonctions de service Acquisitions > Rapport et statistiques Liste des commandes Liste des factures Imprimer la situation du budget Statistiques commande Acquisitions > Fonctions de service Supprimer commande Clôture cumulative des commandes COMMANDE Suppression des commandes Acquisitions > Fonctions de service > Suppression des commandes suppression des commandes répondant aux critères renseignés (intervalle de dates, de numéros de commande, type, état, fournisseur, etc.). Des options supplémentaires sont également présentes pour : supprimer les titres liés aux commandes supprimées (si aucune autre donnée n’est liée aux titres, les rendant ainsi non supprimables) conserver les commandes et cocher la case “Ne pas afficher dans l’Opac” sur les titres liés (donnée liée aux titres, les rendant non supprimables) Il est possible d'exécuter la fonction en mode vérification, pour ne produire qu’une liste sans effectuer les traitements attendus COMMANDE Clôture cumulative des commandes Acquisitions > Fonctions de service > Clôture cumulative des commandes La fonction permet de clôturer des commandes qui répondent aux paramètres communiqués, - ce qui est utile si les bibliothèques gèrent l’exemplarisation à partir du catalogue au lieu du module acquisitions - ou dans le cas des abonnements, qui ne sont pas directement exemplarisés et donc la commande reste ouverte Ainsi SebinaYOU est mis à jour, n’affichant plus l’information de la présence d’un achat en cours Les filtres d’extraction sont : - l’intervalle de numéros de la commande - l’intervalle de dates de saisie de la commande - l’état de la commande - le type de commande : abonnements ou commandes simples+permanentes - le fournisseur COMMANDE Clôture cumulative des commandes Acquisitions > Fonctions de service > Clôture cumulative des commandes Si on traite les commandes de type abonnement, le logiciel propose d’autres filtres - abonnement au format électronique - commande sans abonnement (même papier) - uniquement les abonnements avec année exemplarisée (si l’abonnement véritable est absent et par conséquent l’année de fascicules, le système contrôlera la présence de l’exemplaire relié directement à la commande) - uniquement si l’exemplaire est lié à la facture - uniquement si au moins un fascicule de l’année est à l’état reçu Il est possible de sélectionner un traitement en vérification uniquement et d’opérer une sélection manuelle des commandes sur lesquelles lancer le traitement effectif Au terme du traitement, le système produit un rapport listant les commandes clôturées COMMANDE Suggestion d’achat / Création Création suggestion d’achat SebinaYou L'usager authentifié peut insérer une suggestion d'achat pour la bibliothèque, en remplissant le formulaire : • à partir d'une recherche sans résultat dans SebinaYOU • à partir de son compte lecteur (pour les usager authentifiés) • à partir d’un widget sur SebinaYOU (pour les usagers non authentifiés) Sebina Next Le bibliothécaire peut saisir la suggestion pour un usager (Acquisitions > Suggestion d’achat > Nouveau) La suggestion d’acquisition peut être attachée ensuite à la commande sous la forme d’un lien. La commande est alors considérée comme commande suggérée. De plus, il est possible d’associer un lecteur directement à la commande, même si aucune suggestion d'achat n'a été enregistrée : si un usager a été associé à la commande, il est possible d'envoyer manuellement à l'usager l’information sur l'état de la commande (acceptation de la suggestion d'achat, refus, arrivée du matériel demandé) COMMANDE Suggestion d’achat / création de la commande Création d’une commande à partir du détail d’une suggestion d’achat A partir d’une suggestion d’achat, le bibliothécaire peut créer une commande avec l'état « commande suggérée » Suggestion d’achat > Suggestion > Commande Dans la nouvelle commande : - le champ titre est pré renseigné avec les données saisies dans la suggestion d’achat - le bibliothécaire peut modifier ces données héritées Après confirmation, la commande est automatiquement liée à la suggestion l’état de la suggestion = “acceptée” depuis la suggestion il est possible d'accéder à la commande liée et réciproquement Seule l’approbation de la suggestion et la création d’une commande en état suggéré peut faire apparaître au catalogue le titre demandé comme “en commande”. COMMANDE Suggestion d’achat / demande de prêt Création d’une commande à partir du détail d’une suggestion d’achat Envoi automatique d'un mail A l’arrivée en bibliothèque du document acheté un mail est envoyé à l’usager qui a fait la suggestion Création automatique d'une demande de prêt la création automatique de la demande de prêt peut être activée ou non suite à l'envoi du mail informant de l'arrivée du document une demande de prêt est créée automatiquement sur ce document pour l’usager qui a effectué la suggestion 1/ le mail est envoyé quand l’exemplaire est créé ou coté l’exemplaire est lié à la commande et la commande peut être liée à plusieurs suggestions d’achat en conséquence une demande de prêt est créée uniquement pour l’usager qui a effectué la première suggestion d’achat 2 / le mail est envoyé par le bibliothécaire depuis la suggestion d’achat en utilisant la fonction Suggestion > Envoi message si la suggestion est liée à une commande qui est liée à un exemplaire coté, prêtable et disponible alors la demande de prêt est créée COMMANDE Suggestion d’achat / processus Passage d’état des suggestions : • Si la suggestion d’acquisition avec état « nouveau » est liée à une commande ? le statut devient « suggestion acceptée » • si la commande est annulée ? le statut devient « suggestion refusée » • si l’arrivée du document est enregistrée => le statut devient « document réceptionné » Pour chacun des 3 états, la communication à l’usager (par e-mail ou lettre) est générée automatiquement pour informer le lecteur que sa suggestion a été acceptée ou rejetée ou que les documents demandés sont arrivés à la bibliothèque COMMANDE Suggestion d’achat / Demande d’informations supplémentaires L'usager peut afficher dans son compte lecteur ses suggestions d’achat et suivre les mises à jour du statut : acceptée, refusée, document arrivé, … "Demande d’informations supplémentaires" Après l’enregistrement d’une suggestion d’achat, le bibliothécaire peut demander de plus amples informations au lecteur Si le bibliothécaire attribue cet état à la suggestion, un message (email ou courrier) est envoyé à l’usager lui demandant plus d’informations La demande d’informations supplémentaires est visible également dans le compte lecteur de SebinaYOU. L’usager peut saisir sa réponse directement dans son compte ou répondre par mél (le bibliothécaire devra reporter la réponse dans la suggestion). Que l’usager enregistre sa réponse dans son compte ou que cette opération soit effectuée dans le Back Office par le bibliothécaire ayant reçu le mél, l’état de la suggestion change automatiquement en «Informations reçues» COMMANDE Suggestion d’achat Gestion des demandes d’informations dans le compte lecteur L’usager visualise dans son compte l’état actuel des suggestions qu’il a inséré (la date de passage à l’état courant est également indiquée). Si l’état courant est “Demande d’informations” l’usager peut lire la note écrite par le bibliothécaire et répondre directement dans le champ disposé à cet effet. COMMANDE Bon de charge et bon de décharge Les universités doivent normalement produire une attestation de la prise en charge, par le service financier, des nouvelles acquisitions Le « bon de charge » est un document comptable qui atteste la prise en charge par la bibliothèque d'une nouvelle acquisition. A ce document, qui fournit des détails des titres et des exemplaires associés, est attaché la facture puis est ensuite envoyé au service financier pour le paiement Le «bon de décharge » est le document comptable qui atteste la prise en compte du bon de charge Afin de faciliter le processus d'acquisition pour les bibliothèques, Sebina permet de gérer la réception et la transmission automatique de documents en format électronique Intégration complète du processus d’acquisition Sebina – fournisseurs EDI standard EDItEUR L'Échange de Données Informatisées (EDI), ou en version originale Electronic Data Interchange, est le terme générique définissant un échange d'informations automatique entre deux entités à l'aide de messages standardisés, de machine à machine. L’intégration EDI - SOL actuelle se base sur le format EDI (EDITEur- EDIFACT : http://www.editeur.org/31/Library-Book-Supply/) http://www.editeur.org/31/Library-Book-Supply/ Points fondamentaux pour une intégration EDI complète : • Les fournisseurs doivent prévoir les transactions suivantes : – l’envoi des données bibliographiques en format standard (Unimarc, Marc21, Dublin Core, Onix) – la réception (ORDERS) ou l’envoi (QUOTES - message de conseils d'acquisition utilisé dans ce cas pour envoyer les commandes (panier) passées sur le site du fournisseur) des commandes en format EDI – l’envoi des factures (INVOIC) en format EDI • Le protocole de transfert de fichiers est généralement FTP Import des commandes – format standard EDI D’autres messages sont disponibles dans la passerelle EDI : • réclamation sur la commande (OSTENQ) • demande d’annulation de commande (ORDCHG) • réponse à une modification (ORDRSP) Ce dernier message sert a priori pour une réponse à une annulation ou une réclamation, c'est-à-dire à un des messages précédents (OSTENQ ou ORDCHG), et peut éventuellement aussi être étendu pour gérer une confirmation initiale de commande. Import des commandes – format standard EDI Possibilité de choisir différents flux d'échange des documents électroniques entre Sebina et les fournisseurs, selon le processus d’acquisition suivi par les bibliothèques universitaires Exemples de processus d’acquisition : 1. Indirecte - à partir de Sebina 2. Directe - à partir du magasin en ligne du fournisseur (Récupération par import du fichier des commandes du fournisseur) Intégration complète du processus d’acquisition Sebina - fournisseurs Se b in a • Création de la commande et envoi via EDI • Enregistrement de la réception des documents • Enregistrement de la facture Fo u rn is se u r • Réception de la commande • Envoi de la facture • Bon de livraison PROCESSUS D’ACQUISITION À PARTIR DE SEBINA Se b in a • Import des données bibliographiques en UNIMARC • Création de la commande • Enregistrement de la réception des documents • Enregistrement de la facture Fo u rn is se u r • Sélection de documents • Commande et panier UNIMARC des notices • Facture PROCESSUS D’ACQUISITION À PARTIR DU SITE EN LIGNE DU FOURNISSEUR Gestion des commandes avec EDI Le fournisseur envoi la description bibliographique de la notice en Unimarc , qui est importé dans Sebina Rapport d’import Gestion des commandes avec EDI La commande et la facture sont envoyées via EDI Gestion des commandes avec EDI Rapport d’import Gestion des commandes avec EDI Exemple de l’Université de Strasbourg Le fournisseur ADL (Appel Du Livre) envoie : • les descriptions bibliographiques des notices en Unimarc • les fichiers QUOTES • les fichiers INVOICE Le processus d’import est complètement automatisé, via un batch nocturne quotidien Gestion des commandes avec EDI Exemple de l’Université de Strasbourg Sebina récupère automatiquement • les notices bibliographiques • les commandes • les factures et génère un rapport d’import, qui est disponible dans le back office Gestion des commandes avec EDI Exemple de l’Université de Strasbourg Sebina récupère automatiquement • les notices bibliographiqu es • les commandes • les factures et génère un rapport d’import, qui est disponible dans le back office Gestion des commandes avec EDI Exemple de l’Université de Strasbourg En cas d’erreur (au niveau des notices manquantes par exemple) la procédure est conçue pour pouvoir réimporter automatiquement les fichiers EDI une fois que la situation a été corrigée. Le fichier non importé restera donc dans le dossier d’import et la procédure tentera de le réimporter à chaque fois qu’elle partira. Dans les rapports sont indiqués les erreurs correspondantes ainsi que le fichier rejeté. Merci pour votre attention