www.decalog.net | contact@decalog.net | 04 75 81 50 50 Sebina Acquisition – Paramétrages http://www.decalog.net/ mailto:contact@decalog.net PARAMETRAGES Config. générales acquisitions Config. générales acquisitions > Paramétrages généraux des acquisitions > Gestion des commandes Type bilan Concerne le choix du budget PARAMETRAGES Config. générales acquisitions Config. générales acquisitions > Paramétrages généraux des acquisitions > Gestion des commandes Contrôle bloquant disponibilité permet de définir si le message qui est visualisé quand on dépasse la disponibilité sur le chapitre du budget (en phase d'insertion des postes de dépense) ou sur le poste de dépense (en phase d'insertion des commandes) doit être bloquant ou seulement un avertissement Nbre. de jours de tolérance des relances = pour le 1er rappel indique combien de jours de tolérance devront être appliqués à partir de la date d'arrivée prévue de la commande, pour l'envoi de la relance aux fournisseurs via la fonction Communications aux fournisseurs Si aucune valeur, les jours de tolérance ne seront pas appliqués et la relance sera produite à la date d'arrivée prévue de la commande La valeur ici définie sera préremplie dans toutes les commandes qui seront nouvellement insérées PARAMETRAGES Config. générales acquisitions Config. générales acquisitions > Paramétrages généraux des acquisitions > Gestion des commandes Nb jours de tolérance réclamation doc. en ligne Concerne la commande d’un abonnement si le type de support est en ligne ou papier + en ligne Durée à partir de la date d'activation prévue du matériel en ligne avant d'envoyer le premier rappel PARAMETRAGES Config. générales acquisitions Config. générales acquisitions > Paramétrages généraux des acquisitions > Gestion des commandes gestion des bons de commande si activé, permet de regrouper un certain nombre de commandes destinées au même fournisseur dans un seul Bon de Commande N.B : la gestion des bons est déterminée par l'habilitation du type service "BO ACQ: Gestion des Bons associé à la bibliothèque" S'il n'est pas habilité, le service pour la gestion des bons n'est pas actif s'il est habilité, le service pour la gestion des bons est actif Gestion des bons avec budget unique gestion des bons de commande avec budget unique si activé, lors de la création d'une nouvelle commande associée à un bon de commande s'il existe déjà des commandes liées à ce bon de commande la nouvelle commande prendra la même référence de budget des commandes déjà présentes dans le bon Le poste de dépense est lié au bon de commande après l'association de la première commande au bon PARAMETRAGES Config. générales acquisitions Config. générales acquisitions > Paramétrages généraux des acquisitions > Gestion des commandes Lier la facture aux exemplaires associés aux commandes du bon Si coché lors de la création de la facture le message suivant s’affiche Gestion bon d'intégration (fourniture gratuite de livres) si activé, il est possible d'insérer dans les bons de commande le champ bon intégratif, en phase d'insertion ou de modification du bon PARAMETRAGES Communications aux fournisseurs Communications aux fournisseurs Les textes utilisés dans les communications aux fournisseurs sont configurables au niveau du réseau ou de la bibliothèque PARAMETRAGES Communications suggestions d'acquisition Communications suggestions d'acquisition Les textes utilisés dans les communications aux lecteurs inhérentes aux suggestions d'achat (acceptation de la suggestion, refus, avis de réception du matériel acheté) sont configurables au niveau du réseau ou de la bibliothèque La communication pour informer le lecteur que sa suggestion a été acceptée est générée automatiquement, selon paramétrages Par mail Par courrier Par SMS PARAMETRAGES Config. générales acquisitions Communications suggestions d'acquisition Communications aux lecteurs sur le passage d’état des suggestions # E' possibile indicare per quali cambiamenti di stato del suggerimento ... Il est possible de paramétrer pour quels états de la suggestion d’acquisition envoyer une communication(et générer le message que l’usager peut visualiser dans son espace sur SebinaYOU) : Acceptée, Refusée, Document arrivé et Demande d’informations #A (accepté) A=S #R (refusé) R=S #D (document arrivé) D=N PARAMETRAGES Config. générales acquisitions Communications suggestions d'acquisition Communications aux lecteurs sur le passage d’état des suggestions # E' possibile indicare per quali cambiamenti di stato del suggerimento ... Il est possible de paramétrer pour quels états de la suggestion d’acquisition envoyer une communication(et générer le message que l’usager peut visualiser dans son espace sur SebinaYOU) : Acceptée, Refusée, Document arrivé et Demande d’informations #B (demande d'intégration) B=S #N (nouveau document) N=S #C (intégration reçue) C=N PARAMETRAGES Config. générales acquisitions Communications suggestions d'acquisition Communications aux lecteurs sur le passage d’état des suggestions # E' possibile indicare per quali cambiamenti di stato del suggerimento ... Dans le cas du message qui avertit l’usager de la réception du document, il est possible de paramétrer s’il faut l’envoyer: Au moment de l’exemplarisation du document lié à la commande (dans ce cas aussi bien l’état de la commande que l’état de la suggestion sont actualisés automatiquement) colloc=S mais seulement si D=N Seulement sur demande explicite du bibliothécaire colloc=N PARAMETRAGES Config. générales acquisitions Communications suggestions d'acquisition Communications aux lecteurs sur le passage d’état des suggestions # E' possibile indicare per quali cambiamenti di stato del suggerimento ... Dans le cas du message qui avertit l’usager de la réception du document, il est possible de paramétrer s’il faut l’envoyer: une demande de prêt pour l'usager de la suggestion doit être créée automatiquement RPE=S mais seulement si D=N et colloc=S Quand le message est envoyé à l’usager, il est indiqué dans les rapports si un mél ou un sms ou aucun des deux a été envoyé (dans le dernier cas, l’usager devra être contacté par d’autres moyens directement par le bibliothécaire). PARAMETRAGES Tables acquisition Table acquisition PARAMETRAGES Tables acquisition Paramètres Acquisitions Gestion des commandes Envoi d'email en CC Permet de configurer la réception en CCI des communications concernant le module Acquisitions envoyées par email via Sebina OpenLibrary (communications aux fournisseurs, réponses aux suggestions d'achat). Valeurs possibles:S = envoi d'email en CCI à l'adresse email de la bibliothèque (utilisé également en tant qu'expéditrice); (défaut d'installation) N=aucun envoi en CCI; alternativement, il est possible de renseigner une adresse email différente de celle qui a été renseignée dans la fiche de la bibliothèque. Imprimer autorisation de dépense Si Oui, la fonction Acquisition > Imprimer commandes imprime aussi bien la lettre d'Achat matériel pour le fournisseur que l'autorisation de dépense pour le service administratif de la bibliothèque. PARAMETRAGES Tables acquisition Catégories postes de dépenses Ajout de nouveau code Merci pour votre attention