www.decalog.net | contact@decalog.net | 04 75 81 50 50 Sebina Périodique http://www.decalog.net/ mailto:contact@decalog.net PERIODIQUE Introduction Abonnement avec fournisseur Modèle prévisionnel (Description fascicule : n°, vol …) Génération automatique des fascicules (N° attendus) Réception, exemplarisation Etat de collection Titre du périodique Fournisseur Exemplaires (Etat de collection pour l’année : alimenté automatiquement ; non visible à l’opac) (Années : ensemble des fascicules appartenant à la même année éditoriale) Abonnement sans fournisseur PERIODIQUE Introduction Le module de gestion des périodiques permet plusieurs niveaux de profondeur descriptive et de gestion Le premier niveau est le seul nécessaire pour la localisation du périodique dans la bibliothèque: tous les niveaux ultérieurs permettent des niveaux plus élevés de détail, et chaque niveau nécessite la gestion des niveaux précédents 1°niveau (obligatoire pour la localisation du périodique dans la bibliothèque) : description bibliographique + état de la collection 2°niveau : gestion des exemplaires (num. d’exemplaire/code-barres et cotation) 3°niveau : modèle prévisionnel + bulletinage(permet la gestion des fascicules, par ex. pour la gestion des prêts, sans gérer l’abonnement avec fournisseur et les relances) 4°niveau : abonnements avec fournisseur 5°niveau : commande d’achat pour l’abonnement PERIODIQUE Introduction La gestion des périodiques est partagé au niveau du réseau PERIODIQUE Introduction Le planning de réception sur une année d’abonnement est transversal : chaque réception d’un fascicule dans une bibliothèque donnée modifie l’état du fascicule en «LACUNE» dans une autre bibliothèque abonnée au périodique sur la même période PERIODIQUE Création abonnement Périodiques > Gestion des abonnements > Nouveau Critères de recherche du titre de périodique Bibliothèque de l’abonnement Année de l’abonnement identifiant de l'abonnement Date de saisie de la notice abonnement (date du jour par défaut après confirmation ) * Partie initiale PERIODIQUE Création abonnement Périodiques > Gestion des abonnements > Nouveau Date début abonnement Date fin abonnement Si différent du fournisseur Si l'abonnement est lié à une commande, le type est hérité du type de la commande PERIODIQUE Création abonnement Périodiques > Gestion des abonnements > Nouveau Puis confirmer et message d’alerte L’abonnement doit être lié à un modèle prévisionnel. Celui-ci va permettre de générer automatiquement le calendrier prévisionnel des fascicules à recevoir. nombre de jours avant l'envoi des relances ou de la première relance (si la tolérance relances ultérieures est renseignée) nombre de jours prévus entre les relances PERIODIQUE Création abonnement Périodiques > Gestion des abonnements > Nouveau Il est également possible de Cliquez sur Le lien est effectué automatiquement avec le modèle déduit en fonction de la périodicité. Pour consulter le modèle cliquez sur « Modèle » PERIODIQUE Création abonnement Périodiques > Gestion des abonnements > Nouveau Validité du : date de début de l’abonnement Changement d’année : Début de la nouvelle année de réception en fonction du cycle. La valeur est adaptée en fonction du cycle proposé, ex : 01 pour janvier Année : à la fin de l’année civile Fascicule : à la parution du fascicule N*** Jour : au jour ‘J’ Mois : au mois ‘M’ Saison : à la saison ‘S’ Structure Ean13 : Partie du suffixe pouvant servir à identifier la valeur du numéro du fascicule Laisser vide : la génération des fascicules du périodique se fait automatiquement à l'insertion de nouvelles années PERIODIQUE Modèle prévisionnel Cliquez sur Cliquez sur Nombre de fascicules attendus Seulement des n° , pas de volume donc saisir 1 PERIODIQUE Modèle prévisionnel Cliquez sur confirmer Cliquez sur Confirmer Cliquez sur la ligne concernée Cliquez sur la ligne concernée PERIODIQUE Modèle prévisionnel Ainsi l’abonnement est lié à un modèle prévisionnel. Celui-ci va permettre de générer automatiquement le calendrier prévisionnel des fascicules à recevoir. PERIODIQUE Modèle prévisionnel Le modèle comprend notamment Etiquette : Libellé introductif de l’énumération ; exemple : N°, Num., Numéro, Vol., … Parties : Nombre de séquences de numérotation Numér. : « Continue[r] » : numération séquentielle continue, « Cyclique » : numération avec retour à 1 à la fin d’un cycle, « Année » : numération séquentielle annuelle Valeur initiale: Valeur pour initier le compteurpour visualiser la valeur saisie dans la colonne étiquette des fascicules PERIODIQUE Visualisation Modèle prévisionnel et calendrier prévisionnel Cliquez sur Le modèle prévisionnel est lié à l’abonnement, les fascicules sont générés automatiquement, le calendrier prévisionnel des n° attendus est créé. Depuis le modèle prévisionnel cliquez sur pour voir le calendrier prévisionnel Depuis l’abonnement cliquez sur pour voir le calendrier prévisionnel pour voir le modèle prévisionnel associé PERIODIQUE Visualisation Modèle prévisionnel et calendrier prévisionnel Depuis le modèle prévisionnel cliquez sur pour voir le calendrier prévisionnel Depuis l’abonnement cliquez sur pour voir le calendrier prévisionnel pour voir le modèle prévisionnel associé PERIODIQUE Réception Périodiques > Bulletinage Réception d’un fascicule de périodique Saisir un critère Puis cliquez sur cochez la case en face du titre à réceptionner puis cliquez sur Cliquez sur l’année concernée PERIODIQUE Réception Puis, au choix, procéder par l’une ou l’autre des méthodes : Méthode A Sur la ligne correspondant au numéro à pointer, modifier la valeur de la colonne « État » pour la passer à « Reçu » Puis cliquer sur le bouton « Confirmer » pour enregistrer la modification opérée PERIODIQUE Réception Méthode B Sur la ligne correspondant au numéro à pointer, cocher la case correspondant au fascicule à pointer Puis, dans le volet latéral, cliquer sur le bouton « Réception » Puis, confirmer la réception en cliquant sur le bouton « OK » Méthode C Sur la ligne correspondant au numéro à pointer, cocher la case correspondant au fascicule à pointer Puis, dans la boîte combinée située en bas de la liste des numéros attendus, sélectionner la valeur « Reçu » Puis, cliquer sur le bouton « Confirmer » pour enregistrer le changement d’état. PERIODIQUE Réception La réception d'un fascicule met en Manquant les autres fascicules ayant une date de publication précédente et étant en état Prévu. L'enregistrement de la réception d'un fascicule déjà en état Reçu, engendre l'enregistrement d'un doublon La réception d’un fascicule met à jour Etat de collection pour l’année PERIODIQUE Réception Les couleurs ou lettres indiquent des cas particuliers : M : Modification manuelle R : Reçu sur un autre site S : Relance effectuée PERIODIQUE Réception Périodiques > Bulletinage Ajout d’un fascicule Recherchez le titre de périodique concerné puis le sélectionner Cliquez sur l’année concernée Cochez le fascicule qui précède le numéro à ajouter dans la chronologie de parution Puis cliquez sur Nouveau Le système affiche alors un masque de saisie Puis, renseigner les champs utiles et nécessaires : Obligatoire : Numérotation et Date Le fascicule sera marqué de la lettre M (intervention manuelle) PERIODIQUE Réception Périodiques > Bulletinage Modifier un fascicule Recherchez le titre de périodique concerné puis le sélectionner Cliquez sur l’année concernée Cochez le fascicule à modifier Puis cliquez sur Modifier Le système affiche alors un masque de saisie ; Puis, modifiez les champs concernés Si les champs Titre, pages ou note sont alimentés un * est affiché PERIODIQUE Réception Périodiques > Bulletinage Supprimer un fascicule Effectuer les mêmes actions que pour la modification Mais cliquez supprimer Possible seulement pour un état autre que Reçu PERIODIQUE Réception Périodiques > Bulletinage Fusionner 2 fascicules Recherchez le titre de périodique concerné puis le sélectionner Cliquez sur l’année concernée Cochez les 2 fascicules à fusionner puis cliquez sur Multiples génération d’un fascicule unique. La numérotation respectera l'union des fascicules devenus un fascicule multiple (par exemple 6/7). Le fascicule sera marqué de la lettre M (intervention manuelle) N.B.: La modification est effectuée sur l'année sélectionnée, si les fascicules multiples se répètent dans toutes les années du périodique, il est conseillé de paramétrer cette fusion sur le modèle prévisionnel. PERIODIQUE Exemplarisation Périodiques > Bulletinage Dans la vue bulletinage la sélection du niveau d’exemplarisation dans la liste a une conséquence sur la procédure de l’exemplarisation : - Année : création d’un exemplaire pour l’année (1 seule cote) et prêt gérer sur l’année et pas sur le fascicule Ou création d’un exemplaire pour l’année (1 seule cote) et création d’un exemplaire pour chaque fascicule reçu (1 code barre mais pas de cote) et prêt géré sur le fascicule - Fascicules : création d’un exemplaire pour chaque fascicule reçu avec une cote et un code barre différent et prêt gérer sur le fascicule Il est possible de modifier le niveau d’exemplarisation dans la vue bulletinage : Périodiques > Bulletinage > afficher la vue du titre concerné Cliquez sur le site concerné Cliquez sur l’année concernée Puis sur Modifier PERIODIQUE Exemplarisation Périodiques > Bulletinage Si l’année est choisie Si fascicule est choisi Année est choisie Après avoir réceptionner un n° cliquez sur et la grille de saisie de l’état de collection lié à la notice de catalogue du titre de périodique est affichée PERIODIQUE Exemplarisation Périodiques > Bulletinage Marquage (non obligatoire) données de localisation (par ex. Magasin, Hémérothèque,…) Consistance (obligatoire) description de l'ensemble des fascicules ou volumes possédés indiquant les années possédées et les numéros manquants (par ex. 1976-2005, lac. 1983-2005). La zone de texte peut contenir au maximum 960 caractères. On peut créer plusieurs états de collection pour chaque périodique. Une fois l'état de collection créé, il est possible d'associer les exemplaires à chaque état. L’information de l’état de collection permet la localisation et est aussi affichée à l’Opac/SebinaYOU. PERIODIQUE Exemplarisation Périodiques > Bulletinage Après avoir confirmer la saisie de la grille état de collection Cliquez sur afin de créer l’exemplaire (année) PERIODIQUE Exemplarisation Périodiques > Bulletinage Année est choisie Après avoir créé l’exemplaire pour l’année il est possible de créer les exemplaires pour chaque fascicule reçu Cochez l’exemplaire reçu puis cliquez sur Alimentez le champ Fascicule est choisi Après avoir réceptionner un n° cliquez sur Créer la consistance si elle n’existe pas sinon cochez la consistance puis cliquez sur et compléter la notice exemplaire PERIODIQUE Réception des fascicules par date Périodiques > Réception des fascicules > Réception des fascicules par date Réception par plage de dates PERIODIQUE Réception des fascicules par date Périodiques > Réception des fascicules > Réception des fascicules par date Cochez les lignes des fascicules à réceptionner Puis cliquer sur PERIODIQUE Relance des numéros manquants il est possible de réclamer les fascicules : 1/ s'ils sont liés à un abonnement ou en état Lacune ou Prévu 2/ En éditant la liste des n° manquants ou/et d’exécuter l’édition des relances Suite à la relance : 1/Le fascicule réclamé est marqué par la lettre S si un fascicule en état Prévu est réclamé, l'état du fascicule = Lacune et l'état de l'exemplaire a la valeur Relancé La date de Dernière relance est automatiquement insérée dans le détail du fascicule PERIODIQUE Relance des numéros manquants Périodiques > Contrôle des relances Liste des n° manquants Seul champ en saisie obligatoire Cliquez sur le bouton puis cliquez sur le bouton rapport PERIODIQUE Relance des numéros manquants Périodiques > Envoi relances fascicules Envoi des relances Conditions : fascicules en état prévu, lacune ou déjà relancé le Nombre maximal de relances n'a pas encore été atteint Cochez pour obtenir après la relance dans le fascicule Complétez le formulaire puis cliquez sur Cochez les lignes puis cliquez sur le bouton rapport PERIODIQUE Renouvellement il est possible de renouveler les abonnements: En éditant la liste des abonnements à renouveler ou/et d’exécuter l’édition du renouvellement des abonnements Le renouvellement permet de générer automatiquement un autre abonnement présentant les mêmes données, à l'exception de: Année qui correspond à l’année suivante Date d'abonnement qui correspond à la date du renouvellement Date début et date de fin de l'abonnement : calculées en fonction de la durée de l'abonnement précédent PERIODIQUE Renouvellement Périodiques > Liste des abonnements à renouveler Liste des abonnements à renouveler Saisie obligatoire Complétez le formulaire puis cliquez sur puis cliquez sur le bouton rapport PERIODIQUE Renouvellement Périodiques > Envoi demande de renouvellement des abonnements Renouvellement des abonnements Complétez le formulaire Permet de préciser le contenu de l’édition PERIODIQUE Renouvellement Périodiques > Renouvellement des abonnements Renouvellement des abonnements avec choix des abonnements Complétez le formulaire puis cliquez sur Cochez les lignes des abonnements à renouveler puis cliquez sur Et cliquez sur le bouton rapport PERIODIQUE Renouvellement Périodiques > Renouvellement des abonnements Renouvellement des abonnements sans choix Complétez le formulaire puis cliquez sur Et cliquez sur le bouton rapport Périodiques > Gestion des abonnements > Vue abonnement Cliquez sur Renouvellement d’un abonnement Alimentez et cliquez sur Merci pour votre attention