Fiche pratique FONCT – PERIO Gestion des périodiques Votre interlocuteur Service opérationnel Decalog Sebina Rédacteur(s) A. de BARMON Créé en : Février 2018 Dernière mise à jour : 18 mai 2018 Toute reproduction de ce document (sans la permission écrite de Decalog), même partielle, et quel qu'en soit le mode, est formellement interdite et constitue une contrefaçon passible des peines prévues par les textes en vigueur et notamment par la loi du 11.03.57 sur la protection des droits d'auteur. Les rédacteurs ont fourni les efforts nécessaires pour présenter dans cette fiche pratique une information la plus exacte possible à sa date de parution. Néanmoins, des différences peuvent apparaître entre la version du logiciel et ce guide. Malgré le plus grand soin apporté à sa rédaction, Decalog décline toute responsabilité en cas de préjudice résultant de l'utilisation du présent document. © 2018, Decalog. Tous droits réservés TABLE DES MATIERES 1. Glossaire 5 2. Génération du calendrier de bulletinage 6 A Étape 1 : Titre de périodique 6 B Étape 2 : Abonnement 8 C Étape 3 : Modèle prévisionnel 10 D Étape 4 : Calendrier prévisionnel 14 E Codes couleur 17 F Analyse 17 G Contenu additionnel 18 3. Réception des fascicules 19 A Pointage 19 B Bulletinage 21 C Bulletinage d’un numéro inattendu 23 4. Actualisation de l’échéancier 26 D Modifier un fascicule 26 E Ajouter un fascicule inattendu 27 F Supprimer un fascicule 29 G Fusionner 2 fascicules 30 5. État de collection 33 6. Exemplarisation 35 A Exemplaire générique annuel 35 B Exemplaire propre 37 7. Dépouillement 40 A Lier un article à la notice Titre de périodique 40 B Lier un article à la notice de fascicule 40 8. Relances des numéros manquants 42 A Liste des lacunes 42 B Relances des fournisseurs 43 9. Focus 44 A Exemplaires en double / doublons 44 B Structure EAN13 44 C Déplacement des exemplaires 45 10. Prêt des fascicules 47 11. Abonnement à renouveler 48 A Liste 48 B Renouvellement 49 12. Souscription 51 13. Index 53 Ce visuel alerte le lecteur sur une information importante. Ce visuel signale une information technique. Ce visuel annonce un point critique Ce visuel annonce un point important Ce visuel mentionne une astuce pratique Ce visuel annonce un point d’attention Ce visuel annonce un exemple Ce visuel annonce un débat d’idées ou d’opinions Ce visuel annonce une information technique simple et facile à comprendre Ce visuel annonce un conseil avisé Ce visuel annonce un point à retenir Ce visuel annonce un cas d’école bon à savoir ou représentatif d’une situation Ce visuel annonce un complément d’information    Niveau du sujet abordé : · « Facile » · De « Moyen » à « Avancé » · « Difficile » Glossaire Abonnement Gestion des abonnements actifs de la bibliothèque auprès d’un fournisseur pour une durée de temps déterminée, automatiquement renouvelables pour les années suivantes ; gestion de la communication avec les fournisseurs pour la souscription et le renouvellement des abonnements et pour les rappels des fascicules en retard Année Ensemble de fascicules appartenant à la même année éditoriale Bulletinage Pointage des numéros attendus État de collection pour l’année Le module permet à la bibliothèque d’enregistrer plusieurs collections pour le même périodique, en relation à l’année ; la description des états de la collection pour chaque année est automatiquement mise à jour en fonction des fascicules reçus ou des lacunes Fascicule Livraison de la suite Modèles prévisionnels Modèles de publication, numérotation et description des fascicules de chacun des périodiques qui en permettent la génération automatique en phase d’insertion d’un abonnement ou d’une année Génération du calendrier de bulletinage Dans ce chapitre…  Étape 1 : Titre de périodique …..……………….…...……...……………………………………...……  Étape 2 : Abonnement ………………..………………...…………………………………………………..  Étape 3 : Modèle prévisionnel …………………………....…………………………………….……….  Étape 4 : Calendrier prévisionnel ………………………………………………………………………  Calendrier prévisionnel : codes couleur ………………………….………………………………… 1. Étape 1 : Titre de périodique Pour saisir la notice du titre du périodique, procéder comme suit : 1. Accéder à Périodique > Gestion des abonnements ; 2. Puis, dans le volet latéral, cliquer sur le bouton « Nouveau » dans la rubrique « Abonnement » ;  Le système affiche alors à l’écran un masque de saisie. 3. Puis, à la hauteur du champ « Titre », cliquer sur le point d’interrogation () ; 4. Puis, dans le volet latéral, dans la rubrique « Nouveau », cliquer sur le bouton « Ressource » ; 5. Puis, compléter les informations requises et nécessaires : a. [Label de la notice] « Nature »  Dans la liste proposée, sélectionner la valeur « Périodique » ; Nature Il convient de bien sélectionner – dans le champ « Nature » – la valeur « S – Périodique » ; ceci permettra d’associer, par la suite, l’état de collection et le calendrier prévisionnel. b. [ISBD de la notice] « 200 »  [Obligatoire]. – Saisir la description qui convient ; Ne pas oublier d’accoler un astérisque au premier mot significatif du libellé. « 210 »  [Obligatoire]. – Saisir les informations minimales requises ; c. [Caractéristiques du périodique] « Périodicité »  [Obligatoire]. – Dans la liste, sélectionner dans la liste la valeur qui convient ; « Type de date »  [Obligatoire]. – Sélectionner dans la liste la valeur qui convient ; « Première date »  [Obligatoire]. – Saisie la valeur qui convient ; « Seconde date » [Facultative]. – Laisser la zone à blanc ; 6. Enfin, cliquer sur le bouton « Confirmer » pour valider le catalogage du titre de périodique.  Le système confirme alors l’enregistrement de la notice :  La notice apparaît alors dans la page écran : Niveau de catalogage Le titre est créé avec le niveau minimal « 01 », ce qui permettra à tout bibliothécaire affecté à un niveau égal ou supérieur de le modifier. Champ « Titre » Dans la fiche d’abonnement, le champ « Titre » contient plus d’information que le seul titre du périodique. Suppression impossible Pour mémoire, la suppression d’un titre de périodiques demeure impossible tant qu’un état de collection est rattaché au titre en question. Étape 2 : Abonnement Premier abonnement Après avoir créé le titre à partir du masque de gestion de l’abonnement, celui-ci s’inscrit automatiquement dans la zone prévue à cet effet (cf. supra). Identifiant de la notice Titre Le numéro d’identifiant de la notice Titre s’inscrit automatiquement dans le champ prévu à cet effet. Il convient donc, à partir de ce point, de poursuivre la saisie dans ledit masque… 1. Puis, dans le masque de saisie de l’abonnement, renseigner au moins les champs obligatoires ; à savoir : « Année »  Saisir l’année d’abonnement « Identifiant » Champ renseigné automatiquement par le système ; « Date de départ » Indiquer la date de début de l’abonnement ; « Date d’arrivée » Indiquer la date de fin de l’abonnement ; « Fournisseur »  Au choix : · Saisir le code [1ère cellule] · Cliquer sur le point d’interrogation (  ) pour appeler et afficher le masque de recherche ; 2. Puis, en parallèle et si besoin est, saisir les champs facultatifs ; notamment : « Centre d’achat »  Sélectionner la valeur dans la liste proposée ; « Fournisseur »  Au choix : · [1ère cellule] : Saisir le code stricto sensu, · [2nde cellule] : Sélectionner la valeur dans la liste proposée après avoir cliqué sur le point d’interrogation () pour appeler l’affichage des propositions ; « Fournisseur relance » Au choix : · [1ère cellule] : Saisir le code stricto sensu, · [2nde cellule] : Sélectionner la valeur dans la liste proposée après avoir cliqué sur le point d’interrogation () pour appeler l’affichage des propositions ; « Type de commande » Sélectionner la valeur dans la liste proposée ; « Adresse d’expédition » Sélectionner la valeur dans la liste proposée ; « Remplaçable » Cocher la case prévue à cet effet si besoin est ; « Jrs tolérance » Saisir le délai de réception considéré comme normal ; « Tolérance relance suivantes » Saisir le délai de réception considéré comme normal ; « Abonnement à ne pas renouveler » Cocher la case prévue à cet effet si besoin est ; « Périodique européen » Cocher la case prévue à cet effet si besoin est ; « Note » Saisir les informations nécessaires si besoin est ; 3. Enfin, cliquer sur le bouton « Confirmer » pour enregistrer la création de l’abonnement.  Le système affiche alors un message signalant le succès de l’opération.  Le système affiche alors un nouveau masque de saisie qui permet de poursuivre le paramétrage. Abonnements suivants La création des abonnements suivants s’appuie sur les paramètres saisis lors de la création du premier d’entre eux. Pour ce faire, procéder comme suit : 1. [Sélectionner la bibliothèque de travail] ; 2. [Puis,] Accéder à Périodiques > Gestion des abonnements ; 3. Puis, dans le volet latéral, cliquer sur le bouton « Nouveau » dans la rubrique « Abonnement » ;  Le système affiche alors un nouveau masque de saisie. 4. Puis, rechercher et sélectionner le titre de périodique dont dépend l’abonnement (voir ci-avant la procédure, si besoin est) ; 5. Puis, comme pour le 1er abonnement, dans le formulaire, renseigner les champs nécessaires et utiles ; 6. Puis, cliquer sur le bouton « Confirmer » pour enregistrer la saisie ;  Le système présente dès lors plusieurs abonnements rattachés au même titre de périodique. Étape 3 : Modèle prévisionnel  À ce stade, une note d’information signale qu’aucun modèle prévisionnel n’est déclaré ; un message le stipule ainsi : Modèle prévisionnel Le modèle prévisionnel permet de générer automatiquement le calendrier prévisionnel des fascicules. Il sert à créer · Les fascicules, · L’abonnement 0. Durée de vie et Remise à zéro Pour saisir la durée de validité du modèle de prédiction à créer, procéder comme suit : 1. Après avoir validé la saisie de l’année d’exemplarisation, procéder selon le cas, de l’une ou l’autre manière : Greffe sur un modèle existant Dans le menu latéral, cliquer sur le bouton « Modèle par défaut », afin de récupérer le modèle de prédiction déduit de la notice titre, en fonction de la périodicité.  Un message stipulant la création du contenu du calendrier prévisionnel s’affiche alors : Paramétrage d’un nouveau modèle Dans le formulaire ouvert et affiché à l’écran, renseigner les champs requis et nécessaires, afin de créer un modèle spécifique. · « Validité »  « … du … » [Obligatoire]. – Début de validité du modèle de prédiction  « … au … » [Facultatif]. – Date d’obsolescence du modèle. – Pas saisi, si le modèle est pérenne ; · « Changement d’année » [Fréquence]  [Obligatoire]. – Début de la nouvelle année de réception en fonction du cycle. Sélectionner la valeur adéquate dans la liste de cycles proposée : · Année : à la fin de l’année civile, · Fascicule : à la parution du fascicule N***, · Jour : au jour ‘J’, · Mois : au mois ‘M’, · Saison : à la saison ‘S’ ; [Valeur]  [Obligatoire]. – Valeur corrélée à la fréquence précédente ; · « Structure Ean13 » : Partie du suffixe pouvant servir à identifier la valeur du numéro du fascicule ; · « Description » : Informations complémentaires. 2. Puis, cliquer sur le bouton « Confirmer » pour enregistrer la saisie ;  Le système ouvre et affiche automatiquement le détail du modèle prévisionnel. Chronologie Pour déclarer la chronologie corrélative au modèle prévisionnel, procéder comme suit : 1. Après avoir validé la saisie de la durée de validité du modèle prévisionnel, compléter le formulaire qui s’ouvre et s’affiche à l’écran : Onglet « Schéma de base » : « Catégorie » [Obligatoire]. – Sélectionner la valeur adéquate dans la liste proposée. La date de départ doit coïncider avec le début de l'année de l’abonnement ; « Validité du … » / « … au … » [Obligatoire]. – Les valeurs sont héritées de la saisie précédente ; « Section » [Facultatif]. – « Niveau de numérotation » · « Étiquette » : [Obligatoire]. – Libellé introduisant l’énumération ; exemple : N°, Num., Numéro, Vol., … · « Parties » : [Obligatoire]. – Nombre de séquences de numérotation pour le niveau consiédéré ; · « Numér. » : [Obligatoire]. – Type de numérotation ; sélectionner la valeur adéquate dans la liste proposée : · « Continue » : numération séquentielle continue, · « Cyclique » : numération avec retour à 1 à la fin du cycle, · « Année » : numération séquentielle couvrant une année ; 2. « Valeur initiale » : [Obligatoire]. – Valeur pour initialiser le compteur ; Visualiser Penser à cliquer sur la case latérale pour visualiser les informations générées par le système : « Fréquence »  [Obligatoire]. – Valeur héritée de la notice bibliographique. Il s’agit de la périodicité effective « Classement fascicules » [Facultatif]. – Ordre de classement des fascicules dans le calendrier prévisionnel « Schéma de public. » [Facultatif]. – Ordre d’affichage des fascicules dans l’Opac · « Période de public. » : sélectionner la valeur dans la liste proposée ; · « Publiés » : saisir les valeurs ou sélectionner les jours à l’aide du calendrier appelé par le point d’interrogation. Exemple [cas d’un mensuel avec numéro double (en février et en juillet) et un numéro triple en mars et en septembre] : 1(1),2(2),3(3),4(1),5(1),6(1),7(2),8(1),9(3),10(1),11(1),12(1) « Note » [Facultatif]. – Informations complémentaires. Onglet « Schéma avancé » : NB : 3 niveaux supplémentaires de numérotation des fascicules sont possibles + le schéma de numérotation des composants. Compléter les informations désignées dans le formulaire si le premier niveau demeure insuffisant ; c’est-à-dire : dans l’onglet « Schéma avancé », renseigner les champs requis et nécessaires, comme pratiqué pour l’onglet « Base », ainsi que les zones complémentaires : « Combinés » [Facultatif]. – Numéro double « Période de non parution » / « Non parus » [Facultatif]. – Agir en deux temps : · Sélectionner le mode d’énumération à l’aide du champ « Période de non parution » ; · Puis, indiquer les valeurs (jour, mois, semaines, …), à l’aide du champ « Non parus » « Remplissage » Permet de mentionner les dates extrêmes de la période couverte quand un fascicule paraît sur des intervalles longs ; exemple : bimestriels, trimestriels, … « Sauter numérotation » Permet de déterminer un saut de numérotation par rapport à l'année précédente. – Saisir une valeur supérieure à 1 (valeur par défaut), pour que le système prenne en compte le saut de numérotation. « Exclure le lundi de Pâques » Permet d’exclure le lundi de Pâques, même si la date effective varie d’une année à l’autre. – Quid du lundi du jeudi de l’Ascension et du lundi de Pentecôte ?! 3. Puis, cliquer sur le bouton « Confirmer » pour enregistrer la saisie ;  Le système signale que l’enregistrement est bien validé : 4. Enfin, cliquer sur le bouton « Sortie » pour quitter la page. Étape 4 : Calendrier prévisionnel Pour visualiser le calendrier prévisionnel (ou échéancier prévisionnel), procéder comme suit : 1. Après avoir validé la saisie du modèle prévisionnel, dans le volet latéral, cliquer sur le bouton « Fascicules ».  Le système affiche alors le calendrier prévisionnel. Modifier l’abonnement Pour modifier un abonnement, procéder comme suit : 1. Accéder à Périodiques > Gestion des abonnements ; 2. Puis, dans le formulaire affiché à l’écran, renseigner les champs utiles et nécessaires pour identifier l’abonnement recherché ; 3. Puis, cliquer sur le bouton « Recherche » ;  Le système affiche alors la liste des titres répondant à la requête. 4. Puis, cocher la case présente devant la ligne portant le titre du périodique concerné ; Sélection omise Si l’on met de sélectionner le titre en question, un message le signale automatiquement : 5. Puis, cliquer sur le bouton « Sélectionner » ;  Le système affiche alors dans un formulaire le contenu des informations concernant l’abonnement, en mode lecture. 6. Puis, dans le volet latéral, cliquer sur le bouton « Modifier » ;  Le formulaire affiché à l’écran est alors accessible en mode écriture. 7. Puis, actualiser le contenu des informations présentes dans le formulaire de saisie ; 8. Enfin, cliquer sur le bouton « Confirmer » pour enregistrer la modification de l’abonnement.  Le système affiche alors un message signalant le succès de l’opération. Supprimer l’abonnement Pour supprimer un abonnement, procéder comme suit : 1. Accéder à Périodiques > Gestion des abonnements ; 2. Puis, dans le formulaire affiché à l’écran, renseigner les champs utiles et nécessaires pour identifier l’abonnement recherché ; 3. Puis, cliquer sur le bouton « Recherche » ;  Le système affiche alors la liste des titres répondant à la requête. 4. Puis, cocher la case présente devant la ligne portant le titre du périodique concerné ; Sélection omise Si l’on met de sélectionner le titre en question, un message le signale automatiquement : 5. Puis, cliquer sur le bouton « Sélectionner » ;  Le système affiche alors dans un formulaire le contenu des informations concernant l’abonnement, en mode lecture. 6. Puis, dans le volet latéral, cliquer sur le bouton « Supprimer » ;  Le système affiche alors une fenêtre pop-up pour demander confirmation. 7. Puis, cliquer sur le bouton « OK » pour confirmer la demande de suppression ;  Le système affiche alors un message signalant le succès de l’opération. Codes couleur Dans le calendrier prévisionnel, à chaque statut du fascicule correspond un code couleur : Gris ……………………………………………… Attendu Noir, gras ……………………………………. Reçu Rouge …………………………………………. Lacune Bleu …………………………………………….. Non paru Analyse Lorsqu’un fascicule reçu par ailleurs ne l’est pas dans la bibliothèque de travail, Sebina le mentionne par un « R » qui suit la mention « État de copie ». Pour visualiser la bibliothèque qui a reçu ledit fascicule il faut passer par la fonction « Analyse ». Pour ce faire, procéder ainsi : 1. Dans l’échéancier prévisionnel, sur la ligne portant le fascicule en question, cliquer sur le numéro ;  Le système affiche alors le détail de la fiche du fascicule. 2. Puis, dans le volet latéral, cliquer sur le bouton « Analyse fascicule » présent dans la rubrique « Fascicule » ;  Le système affiche un récapitulatif des fascicules présents dans les différents échéanciers prévisionnels. Contenu additionnel Il est possible de saisir des informations additionnelles au niveau du fascicule ; à savoir : titre de l’article, pagination et note. Lorsque le bulletineur à complété la fiche de fascicule avec au moins une des informations additionnelles, le système le signale via l’affichage d’un astérisque (*) avant la mention « Type ». Réception des fascicules Dans ce chapitre…  Pointage …..……………….…...……..………………………..…...……………………………………...……  Bulletinage ………………..……………….....……………...…………………………………………………..  Bulletinage d’un numéro inattendu ……………...………………………………………………….. Une fois la bibliothèque choisie (pour les opérateurs habilités dans plusieurs bibliothèques), il est possible d'obtenir, en définissant une fourchette de dates, la liste des fascicules qui auraient dû été reçus dans cette période. À partir de cette liste, on peut tout sélectionner ou sélectionner quelques fascicules présents sur la page, pour enregistrer leur réception par lots ou à l'unité. Ls système prévoit deux modes distinctes et complémentaires de réception des fascicules : · Pointage : Ce mode sert à pointer la réception d’un numéro, sans autoriser les interventions possibles sur l’échéancier. – Il existe 2 variantes pour de ce mode : · Réception unitaire : Elle sert à travailler sur un titre précis ; · Réception multiple : Elle permet de travailler sur une période en indiquant une fourchette de dates de parution. · Bulletinage : Ce mode sert à réceptionner un numéro tout en autorisant, si besoin est, toutes les interventions nécessaires sur l’échéancier. 1. Pointage Réception unitaire Pour pointer les fascicules de périodique reçus, procéder comme suit : 1. Accéder à Périodiques > Réception des fascicules > Gestion réception des fascicules ;  Le système affiche alors un masque de saisie. 2. Puis, dans le masque de saisie, indiquer le titre du périodique à considérer ; 3. Puis, cliquer sur le bouton « Recherche » ;  Le système affiche alors le titre en question. 4. Puis, à l’aide de la case à cocher, sélectionner le titre affiché ; 5. Puis cliquer sur le bouton « Sélectionner » ;  Le système affiche alors les années de bulletinage en cours. 6. Ensuite, sur la ligne correspond à l’année à bulletiner, cliquer sur le lien hypertexte ;  Le système affiche le détail des numéros / fascicules attendus. 7. Ensuite, dans la liste affichée, à l’aide de la case à cocher, sélectionner le / les fascicule(s) à pointer comme reçu(s) ; 8. Puis, dans le volet latéral, cliquer sur le bouton « Réception » ;  Le système affiche alors, dans une fenêtre pop-up, un message de demande de validation de la réception 9. Enfin, dans la fenêtre pop-up, cliquer sur le bouton « OK ».  Le système affiche alors un message signalant le succès de l’opération. Réception précédée d’un fascicule attendu Il est possible de réceptionner les fascicules de manière discontinue, c’est-à-dire : bulletiner un fascicule alors que celui qui le précède immédiatement est encore attendu. Cette opération change automatiquement le statut du fascicule précédent de « Attendu » à « Lacune ». Réception multiple Pour pointer plusieurs fascicules de périodique reçus à partir d’une fourchette de dates, procéder comme suit : 1. Accéder à Périodiques > Réception des fascicules > Réception des fascicules par date ;  Le système affiche alors un masque de saisie. 2. Puis, dans le masque de saisie, indiquer au moins la fourchette de dates à considérer ; 3. Puis, cliquer sur le bouton « Recherche » ;  Le système affiche alors les fascicules attendus dans la période indiquée. 4. Puis, dans la liste de réponses affichée à l’écran, à l’aide de la case à cocher, sélectionner les fascicules à pointer comme « Reçus » ; 5. Puis, cliquer sur le bouton « Confirmer » pour enregistrer la réception ;  Le système affiche alors un message signalant le succès de l’opération. Bulletinage Pour bulletiner un fascicule de périodique présent dans le calendrier prévisionnel, procéder comme suit : 1. Accéder à Périodiques > Bulletinage ;  Le système affiche alors un masque de saisie. 2. Puis, dans le masque de saisie, indiquer au moins le titre auquel est rattaché le fascicule ; 3. Puis, cliquer sur le bouton « Recherche » ;  Le système affiche alors les fascicules attendus dans la période indiquée. 4. Puis, dans la liste de réponses affichée à l’écran, à l’aide de la case à cocher, sélectionner le titre à bulletiner ; 5. Puis, sur la ligne portant le titre à bulletiner, cliquer sur le lien hypertexte ;  Le système affiche alors les années de bulletinage en cours. 6. Puis, sur l’année en question, cliquer sur le lien hypertexte ;  Le système affiche le détail des numéros / fascicules attendus. 7. Puis, au choix, procéder par l’une ou l’autre des méthodes : · Méthode A · Sur la ligne correspondant au numéro à pointer, modifier la valeur de la colonne « État » pour la passer à « Reçu » ; · Puis, cliquer sur le bouton « Confirmer » pour enregistrer la modification opérée ; · Méthode B · Sur la ligne correspondant au numéro à pointer, cocher la case correspondant au fascicule à pointer ; · Puis, dans le volet latéral, cliquer sur le bouton « Réception » ; · Puis, confirmer la réception en cliquant sur le bouton « OK ». · Méthode C · Sur la ligne correspondant au numéro à pointer, cocher la case correspondant au fascicule à pointer ; · Puis, dans la boîte combinée située en bas de la liste des numéros attendus, sélectionner la valeur « Reçu » ; · Puis, cliquer sur le bouton « Confirmer » pour enregistrer le changement d’état. Bulletinage d’un numéro inattendu Pour bulletiner un fascicule de périodique présent dans un calendrier prévisionnel, procéder comme suit : 1. Accéder à Périodiques > Bulletinage ; 2. Puis, dans le masque de saisie, indiquer au moins le titre auquel est rattaché le fascicule ; 3. Puis, cliquer sur le bouton « Recherche » ; 4. Puis, dans la liste de réponses affichée à l’écran, à l’aide de la case à cocher, sélectionner le titre à bulletiner ; 5. Puis, cliquer sur le titre à bulletiner ; 6. Puis, cliquer sur l’année d’exemplaire qui convient ; 7. Puis, cliquer sur le fascicule qui précède le numéro dans la chronologie de parution ; Point d’insertion Si l’on oublie de cocher la case correspondant au point d’insertion, le système affiche un message invitant à procéder au marquage : 8. Puis, dans le volet latéral, cliquer sur le bouton « Nouveau » dans la rubrique « Fascicules ».  Le système affiche alors un masque de saisie. 9. Puis, renseigner les champs utiles et nécessaires ; à savoir : a. Champs obligatoires « Numérotation »  Saisir la description du numéro, si besoin est. Cliquer sur le point d’interrogation pour appeler le masque de saisie approprié. « Date » Saisir la date de parution, en respectant le format indiqué b. Champs facultatifs « Num. alternative » Saisir la valeur de la numérotation alternative, si nécessaire « Type » Sélectionner la valeur adéquate dans la liste proposée ; « État » Sélectionner la valeur adéquate dans la liste proposée ; « État de la copie »  « Code barre »  Saisir la valeur du code à barres « Titre » Saisir le titre de couverture « Pages » Saisir la pagination « Note » Saisir le complément d’information Actualisation de l’échéancier Modifier un fascicule Pour bulletiner un fascicule de périodique présent dans un calendrier prévisionnel, procéder comme suit : 1. Accéder à Périodiques > Bulletinage ; 2. Puis, dans le masque de saisie, indiquer au moins le titre auquel est rattaché le fascicule ; 3. Puis, cliquer sur le bouton « Recherche » ; 4. Puis, dans la liste de réponses affichée à l’écran, cocher la case en face du titre à bulletiner ; 5. Puis, cliquer sur le titre à bulletiner ; 6. Puis, cliquer sur l’année d’exemplaire qui convient ; 7. Puis, dans la chronologie de parutions attendues, cocher la case du fascicule à mettre à jour ; Fascicule ciblé Si l’on oublie de cocher la case correspondant au fascicule visé par la mise à jour, le système affiche un message invitant à procéder au marquage : 8. Puis, dans le volet latéral, cliquer sur le bouton « Modifier » dans la rubrique « Fascicules ».  Le système affiche alors un masque de saisie. 9. Puis, actualiser le formulaire de saisie ; 10. Enfin, cliquer sur le bouton « Confirmer » pour enregistrer la mise à jour. Ajouter un fascicule inattendu Pour bulletiner un fascicule de périodique présent dans un calendrier prévisionnel, procéder comme suit : 1. Accéder à Périodiques > Bulletinage ; 2. Puis, dans le masque de saisie, indiquer au moins le titre auquel est rattaché le fascicule ; 3. Puis, cliquer sur le bouton « Recherche » ; 4. Puis, dans la liste de réponses affichée à l’écran, cocher la case en face du titre à bulletiner ; 5. Puis, cliquer sur le titre à bulletiner ; 6. Puis, cliquer sur l’année d’exemplaire qui convient ; 7. Puis, dans la chronologie des parutions attendues, cocher la case du fascicule à qui précède le point d’insertion ; Point d’insertion Si l’on oublie de cocher la case correspondant au fascicule visé par la mise à jour, le système affiche un message invitant à procéder au marquage : 8. Puis, dans le volet latéral, cliquer sur le bouton « Nouveau » dans la rubrique « Fascicules ».  Le système affiche alors une demande un masque de saisie. 9. Puis, renseigner les champs utiles et nécessaires ; 10. Enfin, cliquer sur le bouton « Confirmer » pour enregistrer la saisie. Supprimer un fascicule Pour bulletiner un fascicule de périodique présent dans un calendrier prévisionnel, procéder comme suit : 1. Accéder à Périodiques > Bulletinage ; 2. Puis, dans le masque de saisie, indiquer au moins le titre auquel est rattaché le fascicule ; 3. Puis, cliquer sur le bouton « Recherche » ; 4. Puis, dans la liste de réponses affichée à l’écran, cocher la case en face du titre à bulletiner ; 5. Puis, cliquer sur le titre à bulletiner ; 6. Puis, cliquer sur l’année d’exemplaire qui convient ; 7. Puis, dans la chronologie de parutions attendues, cocher la case du fascicule à supprimer ; Point d’insertion Si l’on oublie de cocher la case correspondant au fascicule visé par la mise à jour, le système affiche un message invitant à procéder au marquage : 8. Puis, dans le volet latéral, cliquer sur le bouton « Supprimer » dans la rubrique « Fascicules ».  Le système affiche alors une demande de confirmation concerné la demande de suppression. 9. Puis, cliquer sur le bouton « OK » pour confirmer la demande.  Le système affiche alors la confirmation de la suppression. Fusionner 2 fascicules Pour fusionner 2 fascicules, procéder comme suit : 1. Accéder à Périodiques > Bulletinage ; 2. Puis, dans le masque de saisie, indiquer au moins le titre auquel est rattaché le fascicule ; 3. Puis, cliquer sur le bouton « Recherche » ; 4. Puis, dans la liste de réponses affichée à l’écran, à l’aide de la case à cocher, sélectionner le titre à bulletiner ; 5. Puis, cliquer sur le titre à bulletiner ; 6. Puis, cliquer sur l’année d’exemplaire qui convient ; 7. Puis, dans la chronologie de parutions attendues, à l’aide de la case à cocher, sélectionner les fascicules à fusionner ; Fascicules à fusionner Si l’on oublie de cocher la case correspondant au fascicule visé par la mise à jour, le système affiche un message invitant à procéder au marquage : 8. Puis, dans le volet latéral, cliquer sur le bouton « Multiples » dans la rubrique « Fascicules ».  Le système affiche alors une demande de confirmation concerné la demande de suppression. 10. Puis, cliquer sur le bouton « OK » pour confirmer la demande.  Le système affiche alors la confirmation de la mise à jour. État de collection Ce que le système dénomme Consistance peut se définir comme l’état de collection du titre de périodique. Pour gérer l’état de collection, procéder comme suit : 1. Accéder à Catalogue > Gestion du catalogue ;  Le système affiche un masque de recherche. 2. Puis, dans le masque de saisie, saisir les informations nécessaires à l’identification du titre ; 3. Puis, cliquer sur le bouton « Recherche » ;  Le système affiche le résultat de la recherche. 4. Puis, dans le volet « Exemplaire, cote et états de collection », cliquer sur le bouton « Modifier » () ;  Le système affiche le masque de saisie. 5. Puis, dans le masque de saisie, renseigner les champs requis et nécessaire : Marquage Année couverte, localisation, emplacement, cote, …  Saisir les informations selon les règles d’écriture appropriées. Consistance Descriptif normalisé de l’état de collection  Saisir les informations selon les règles d’écriture appropriées (960 caractères maximum). L’état de collection présent dans le Sudoc est automatiquement repris ici. Ne pas visualiser dans Opac Visualisation de l’état de collection à l’Opac  Cocher la case prévue à cet effet si nécessaire Note interne Informations réservées  Saisir les informations si nécessaire EPN Numéro d’exemplaire Sudoc  Saisir le numéro si nécessaire 6. Puis, cliquer sur le bouton « OK » pour confirmer la demande.  Le système affiche alors la confirmation de la mise à jour. Exemplarisation Le système propose deux manières d’exemplariser : · Créer un exemplaire rattaché à l’état de collection : lors du prêt, l’agent identifie l’exemplaire générique ; · Créer un exemplaire rattaché à chaque fascicule : lors du prêt, l’agent identifie l’exemplaire propre à chaque numéro. Exemplarisation Un paramètre permet de stipuler à quel niveau est réalisée l’exemplarisation : cf. Réglages > Périodiques > Config. générale Périodiques > Paramètres exemplaire 1. Exemplaire générique annuel Pour associer un exemplaire générique à un état de collection (annuel), procéder comme suit : 1. Accéder à Catalogue > Gestion du catalogue ;  Le système affiche un masque de recherche. 2. Puis, dans le masque de saisie, saisir les informations nécessaires à l’identification du titre ; 3. Puis, cliquer sur le bouton « Recherche » ;  Le système affiche le résultat de la recherche. 4. Puis, dans le volet « Exemplaire, cote et états de collection », cliquer sur le bouton « Modifier » () ;  Le système affiche l’état de collection en cours. 5. Puis, sur la ligne correspondant à l’état de collection ad hoc, à l’aide de la case à cocher, sélectionner la consistance ; 6. Puis, dans le volet latéral, cliquer sur le bouton « Exemplaire » dans la rubrique « État de collection » ;  Le système affiche alors la liste vierge des exemplaires disponibles. 7. Puis, dans le volet latéral, cliquer sur le bouton « Nouveau avec cote », dans la rubrique « Exemplaire » ;  Le système affiche alors un masque de saisie. 8. Puis, dans le masque de saisie, renseigner les informations requises et nécessaires ; 9. Puis, cliquer sur le bouton « Confirmer » pour enregistrer la saisie.  Le système affiche alors un nouveau masque de saisie. 10. Puis, dans le masque de saisie, renseigner les informations requises et nécessaires ; 11. Puis, cliquer sur le bouton « Confirmer » pour enregistrer la saisie.  Le système affiche alors la confirmation de la création.  Le système affiche alors l’exemplaire nouvellement créé. 1. Exemplaire propre Pour associer un exemplaire propre à un fascicule, procéder comme suit : 1. Accéder à Périodiques > Bulletinage ;  Le système affiche un masque de recherche. 2. Puis, dans le masque de saisie, renseigner les champs de manière à pouvoir identifier le titre de périodique en question ; 3. Puis, cliquer sur le bouton « Recherche » ;  Le système affiche un masque de résultat. 4. Puis, dans la liste de résultat, à l’aide de la case à cocher, sélectionner le titre de périodique en question ;  Le système affiche un masque de résultat. 5. Puis, cliquer sur le bouton « Sélectionner » ;  Le système affiche la liste des années de bulletinage en cours. 6. Puis, sur la ligne de l’année ad hoc, cliquer sur le lien hypertexte ;  Le système affiche la liste des fascicules présents dans le calendrier prévisionnel. 7. Puis, sur la ligne du fascicule ad hoc, cliquer sur le libellé de la colonne « Numérotation » ;  Le système affiche alors un masque de saisie. 8. Puis, dans le masque de saisie, renseigner les champs requis et nécessaires ; 9. Puis, cliquer sur le bouton « Confirmer » ;  Le système affiche alors la confirmation de la création. Dépouillement Si besoin est, il est loisible de dépouiller un fascicule et, en cela, créer une notice analytique. Si la bibliothèque bulletine les périodiques, on peut lier la notice de dépouillement au fascicule en question. Article // fascicule La liaison entre l’article de dépouillement et le fascicule part de la notice analytique. 1. Lier un article à la notice Titre de périodique Pour lier le contenu d’un fascicule de périodique à son titre corrélatif, procéder comme suit : 1. Accéder à Catalogue > Gestion du catalogue ; 2. Puis, rechercher le titre du périodique lié au fascicule qui contient l’article en question ; 3. Puis, dans le tableau de résultat, sélectionner la notice en cliquant sur le lien hypertexte ; 4. Puis, dans le volet latéral, cliquer sur le bouton « Titre analytique » dans la rubrique « Nouveau lien » ; 5. Puis, se défausser en laissant une fausse recherche sur l’article à créer ; 6. Puis, cliquer sur le bouton « + Nouveau » () situé en bas de la page écran ; 7. Puis, dans le masque de saisie, saisir les données bibliographiques concernant l’article, comme il se doit ; 8. Puis, cliquer sur le bouton « Confirmer » pour enregistrer la saisie ;  Un message stipule le bon fonctionnement de l’enregistrement. 1. Lier un article à la notice de fascicule Pour lier une notice de dépouillement existante à la notice de fascicule corrélative, procéder comme suit : 1. Accéder à Catalogue > Gestion du catalogue ; 2. Puis, rechercher le titre de la notice de dépouillement en question ; 3. Puis, dans le volet latéral, cliquer sur le bouton « Fascicule » dans la rubrique « Nouveau lien » ; 4. Puis, dans la liste qui s’ouvre et s’affiche alors à l’écran, sélectionner le fascicule qui convient à l’aide du bouton radio ; 5. Puis, cliquer sur le bouton « Confirmer » pour enregistrer la liaison ;  Un message stipule le bon fonctionnement de la liaison. Relances des numéros manquants 1. Liste des lacunes Pour relancer le fournisseur afin d’obtenir les numéros manquants (lacunes), procéder comme suit : 1. Accéder à Périodiques > Contrôle des relances ; 2. Puis, dans le masque de recherche, remplir les champs nécessaires ou non ; 3. Puis, cliquer sur le bouton « Confirmer » pour lancer l’édition ;  Le système génère la liste des fascicules manquants. 4. Ensuite, accéder à la liste des impressions en cliquant le bouton « Rapports » () ;  Le système affiche la liste des éditions en attente d’impression. 1. Relances des fournisseurs Pour relancer le fournisseur afin d’obtenir les numéros manquants (lacunes), procéder comme suit : 5. Accéder à Périodiques > Envoi relances fascicules ; 6. Puis, dans le masque de recherche, remplir les champs nécessaires ou non ; 7. Puis, cliquer sur le bouton « Confirmer » pour lancer l’édition ;  Le système ouvre et affiche la liste des fascicules manquants. 8. Puis, à l’aide de la case à cocher, sélectionner les numéros à relancer ; 9. Puis, cliquer sur le bouton « Confirmer » pour lancer l’édition ; 10. Ensuite, accéder à la liste des impressions en cliquant le bouton « Rapports » () ;  Le système ouvre un rapport sur l’opération demandée. Focus 1. Exemplaires en double / doublons Il est admis de bulletiner plusieurs fois le même fascicule. Cependant, si l’on reçoit un numéro en double, il est indispensable – pour gérer au mieux son prêt – de créer une nouvelle entrée dans le calendrier prévisionnel de bulletinage (comme pour un hors-série ou un supplément) afin qu’il soit prêtable. Dans le cas contraire, si l’on clique sur réception après avoir sélectionner un exemplaire déjà reçu, le fascicule en question est considéré comme un doublon ; il n’est ni prêtable ni repérable autrement que par la gestion des doublons, qui n’autorise que la suppression. 1. Structure EAN13 La structure de l’EAN13 intègre plusieurs informations que l’on peut décomposer et analyser, car elles sont séquentielles et strictement délimitées. Exemple : · 378057260420805520 · 3780572604208 = EAN de la revue ; ici : Challenges ; · 552 = numéro de parution · 0 = séparateur. · 378128110400310900 · 3781281104003 = EAN de la revue ; ici : Marianne. · 1090 = numéro de parution · 0 = balise de fin de valeur. Aussi, dans le modèle prévisionnel est-il proposé d’exploiter cette opportunité. 1ère séquence 2nde séquence Mois : 2 positions Quantième : 2 positions Volume : 1 position Numéro : 3 positions Volume : 2 positions Numéro : 2 positions Numéro de fascicule : 4 positions N/A Numéro de volume : 4 positions N/A Année : 2 positions Numéro : 2 positions Déplacement des exemplaires Pour réassigner des exemplaires de fascicule de périodique d’un titre à un autre, procéder comme suit : 1. Accéder à Catalogue > Gestion du catalogue ; 2. Puis, rechercher le titre portant les exemplaires à déplacer ; 3. Puis, dans le volet latéral, cliquer sur le bouton « Déplacer les données/liens dans une autre notice » ;  Le système affiche alors un formulaire de recherche du titre cible. 4. Puis, dans le formulaire de saisie, au choix : a. Saisir l’identifiant demandé b. Cliquer sur le point d’interrogation () pour rechercher le titre en question 5. Puis, dans la liste de résultat obtenu, cocher la case en face de la ligne portant le titre ciblé ; 6. Puis, cliquer sur le bouton « Sélectionner » ;  Le système affiche alors dans la même fenêtre le titre pivot et le titre portant les exemplaires à réassigner. 7. Puis, cocher la case « Sélectionner les exemplaires à déplacer » ;  Le système affiche alors dans la même fenêtre les exemplaires transférables. 8. Puis, dans la liste proposée, cocher la ligne portant l’exemplaire à réassigner ; 9. Puis, cliquer sur le bouton « Déplacer les données/liens » ;  Le système affiche alors une fenêtre pop-up permettant de compléter l’opération. 10. Puis, cliquer sur le bouton « Confirmer » pour lancer la réassignation.  Le système affiche alors la confirmation du transfert des exemplaires. Prêt des fascicules En fonction du type d’exemplarisation réalisée (exemplarisation sur l’année ou sur le fascicule), la modalité pratique du prêt variera. Pour plus de détail, prière de se reporter à la fiche pratique concernant la Circulation. Abonnement à renouveler 1. Liste Pour lister les abonnements à renouveler (échus), procéder comme suit : 1. Accéder à Périodiques > Liste des abonnements à renouveler ;  Le système affiche alors un masque de recherche. 2. Puis, à l’aide un masque de recherche, identifier le titre portant les exemplaires à déplacer ;  Le système affiche alors un message stipulant la génération de la liste demandée. 3. Enfin, accéder à la gestion des rapports pour visualiser le contenu de la liste. 1. Renouvellement Pour gérer les abonnements à renouveler (échus), procéder comme suit : 1. Accéder à Périodiques > Renouvellement des abonnements ;  Le système affiche alors un masque de recherche. 2. Puis, à l’aide un masque de recherche, identifier le titre portant les exemplaires à déplacer ;  Le système affiche alors le résultat de recherche. 3. Puis, à l’aide des cases à cocher, sélection les titres à renouveler ; 4. Ensuite, cliquer sur le bouton « Confirmer » pour valider la demande ;  Le système ouvre alors dans une fenêtre pop-up une demande de confirmation. 5. Cliquer sur le bouton « OK » pour lancer la demande de renouvellement.  Le système affiche alors la confirmation du renouvellement.  Dans la liste des rapports figurent la trace du renouvellement des titres en question. Souscription Pour gérer les abonnements / souscriptions, procéder comme suit : 1. Accéder à Acquisitions > Commandes ;  Le système affiche alors un masque de recherche. 2. Puis, dans le volet latéral, cliquer sur le bouton « Abonnement » dans la rubrique « Nouvel achat » ;  Le système affiche alors un masque de saisie. 3. Puis, au niveau de la zone « Titre », cliquer sur le point d’interrogation () pour identifier le titre concerné ;  Le système affiche alors un masque de recherche. 4. Puis, dans le masque de saisie, renseigner les champs ad hoc permettant de retrouver le titre de périodique en question. 5. Puis, à l’aide de la case à cocher, sélectionner le titre qui convient ; 6. Puis, cliquer sur le bouton « Sélectionner » pour valider la désignation ;  Le système rapatrie alors l’information dans le masque de saisie de la souscription. 7. Ensuite, compléter les informations nécessaires et obligatoires ; 8. Puis, cliquer sur le bouton « Confirmer » pour enregistrer la saisie.  Le système affiche alors la confirmation de la saisie. Index Sebina Fiche pratique FONCT – PERIO Page 53 sur 54 A Abonnement abonnement à ne pas renouveler 9 abonnement à renouveler 48 liste 48 renouvellement 49 adresse d’expédition 9 année 8 aspect financier 51 centre d’achat 8 création 8 1er abonnement 8 abonnement suivant 9 date d’arrivée 8 date de départ 8 fournisseur 8 fournisseur relance 8 identifiant 8 jours de tolérance 9 modification 15 note 9 périodique européen 9 remplaçable 9 suppression 16 tolérance relances suivantes 9 type de commande 9 B Bulletinage ajouter un numéro inattendu 23 gérer les exemplaires en double 44 C Calendrier de bulletinage abonnement 8 analyse 17 calendrier prévisionnel 14 contenu additionnel 18 modèle prévisionnel 10 titre 6, 17 Calendrier de bulletinage 6 Collection 33 D Dépouillement 40 lien avec la notice de fascicule 40 lien avec la notice Titre de périodique 40 lien notice analytique // fascicule 40 titre analytique 40 Doublons 44 E Echéancier ajouter un fascicule inattendu 27 code-barres 25 date 25 état 25 état de la copie 25 fusionner 2 fascicules 30 mise à jour 26 modifier un fascicule 26 note 25 numérotation 25 numérotation alternative 25 pages 25 supprimer un fascicule 29 titre 25 type 25 Échéancier prévisionnel 14 État de collection 33 Exemplaires réassignation 45 Exemplarisation 35 exemplaire générique annuel 35 exemplaire propre 37 F Fascicule inattendu 27 Focus 44 L Lacunes 42 M Manquants 42 liste des lacunes 42 relance des fournisseurs 43 Modèle prévisionnel 10 chronologie 11 schéma avancé 13 combinés 13 exclure le lundi de Pâques 13 période de non parution / non parus 13 remplissage 13 saut de numérotation 13 schéma de base 12 catégorie 12 classement fascicule 13 fréquence 13 niveau de numérotation 12 étiquette 12 numérotation 12 parties 12 valeur initiale 12 note 13 schéma de publication 13 section 12 validité 12 durée de vie 10 EAN13 44 validité … du … au … 11 changement d’année 11 fréquence 11 valeur 11 description 11 structure Ean13 11 P Prêt des fascicules 47 R Réception 19 bulletinage 21 pointage 19 réception multiple 20 réception unitaire 19 Relance 42 Renouvellement de l’abonnement 48 S Saut de numérotation 13 Saut de parution 13 Souscription 51 T Titre de périodique 6