www.decalog.net | contact@decalog.net | 04 75 81 50 50 Sebina Usager http://www.decalog.net/ mailto:contact@decalog.net USAGER / LECTEUR Création L’inscription s’effectue de 3 façons : • Import automatique de fichiers de lecteurs (APOGÉE et / ou HARPEGE) ou authentification unique (SSO, LDAP) • Préinscription depuis SebinaYou • Inscription ou validation de la préinscription par le bibliothécaire La gestion des usagers / lecteurs : Personnes physiques ou personnes morales : 1 type de fiche distinct Le fichier des inscrits est commun à l’ensemble des bibliothèques du réseau Profil de l’usager / lecteur : Le lecteur, une fois inscrit, est automatiquement associé à un profil Ce profil définit les services et les fonctionnalités accessibles depuis SebinaYou Le bibliothécaire peut utiliser les services fournis par la bibliothèque comme lecteur et accéder à SebinaYou avec le même identifiant de Sebina (nom d'utilisateur et mot de passe) USAGER / LECTEUR Préinscription SebinaYou > Mon compte > Pre-inscription en ligne Les champs précédés d’un astérisque sont obligatoires. Cliquez sur USAGER / LECTEUR Préinscription SebinaYou > Mon compte > Pre-inscription en ligne Précisions sur certains champs Le champ « Code utilisateur » est un identifiant univoque. Il demeure utile en lui-même si la bibliothèque n’équipe pas les exemplaires d’étiquettes de code à barres. est automatiquement généré par Sebina, une fois la saisie validée. « Date de naissance » bien respecter le format de saisie : jj/mm/aaaa. Lorsque le mot de passe est basé sur la date de naissance, il convient également de bien respecter le format de saisie initial. Le champ « Contact préférentiel » servira pour la procédure automatique d’envoi des rappels et des notifications (via sms, mél ou courrier). USAGER / LECTEUR Préinscription SebinaYou > Mon compte > Pre-inscription en ligne Précisions sur certains champs Le champ « Langue utilisée » permet de définir la langue qui doit être utilisée dans les textes de relances, de notifications, etc. Le champ « Nom utilisateur » peut être saisi ou laissé en blanc ; dans ce cas, le champ en question hérite automatiquement de la valeur saisie dans « code usager ». Le champ « Code-barres » est facultatif, mais demeure pratique pour enregistrer une transaction de prêt. Le champ « Type de lecteur » est associé aux règles de prêt, comme la durée, le nombre maximal des prêts autorisés, etc. ; exemples : • Lecteur individuel • Bibliothécaire • Bibliothèque • … USAGER / LECTEUR Préinscription Validation Registres > Usagers préinscrits – Saisir les éléments permettant d’identifier l’usager préinscrit, – Ou laisser tous les champs à blanc cliquer sur le bouton USAGER / LECTEUR Préinscription Registres > Usagers préinscrits Affichage de la fiche du lecteur en « lecture seule » Puis dans le menu de droite, cliquer sur : - l’inscription « administrative » est réalisée : Type = Utilisateur - la fiche du lecteur est en « mode saisie » : mise à jour possible clic USAGER / LECTEUR Préinscription SebinaYou > Mon compte > Pre-inscription en ligne Précisions sur certains champs « Groupe d’appartenance » Le lecteur inscrit est automatiquement associé à un « groupe d’appartenance ». Le groupe est lié aux règles de prêt, comme la durée, le nombre maximal des prêts autorisés, etc. « Bibliothèque d’appartenance » Chaque lecteur est automatiquement associé à sa bibliothèque de création (par exemple : pour le service de prêt) et aux groupes d’usagers définis groupes BASE, de réseau et de bibliothèque. NOTE : L’association à d’autres bibliothèques du réseau est réservée aux administrateurs. Les bibliothécaires non administrateurs peuvent associer le lecteur à leur propre bibliothèque ou modifier les données avec la fonction Données bibliothèque de travail. USAGER / LECTEUR Préinscription SebinaYou > Mon compte > Pre-inscription en ligne « Type usager groupe » Le champ « Type usager groupe », affecté au responsable, permet de lier à la carte du titulaire d’autre fiches d’inscription (exemples : famille, classe, …). Le groupe d’usager permet à l’administrateur du système de définir un ensemble de services mis en œuvre par la bibliothèque ou par le réseau. Associer Pour associer une fiche « fille » à une fiche « mère », procéder comme suit : 1. À partir de la fiche « mère », dans la rubrique « Gestion » du volet latéral, cliquer sur le bouton « Usagers liés » ; USAGER / LECTEUR Préinscription SebinaYou > Mon compte > Pre-inscription en ligne « Type usager groupe » La liste de résultat s’affiche alors à l’écran. 4. Enfin, dans la liste de résultat, sélectionner l’usager en question (à l’aide du bouton radio) ; La fiche est désormais associée à la fiche précédente. USAGER / LECTEUR Préinscription SebinaYou > Mon compte > Pre-inscription en ligne « Type usager groupe » 2. Puis, dans le volet latéral, cliquer sur le bouton « Associer l’usager » ; Une boîte de dialogue s’ouvre alors. 3. Puis, rechercher la fiche de l’usager à lier à l’aide du masque prévu à cet effet ; USAGER / LECTEUR Préinscription SebinaYou > Mon compte > Pre-inscription en ligne Dissocier Pour dissocier une fiche « fille » à une fiche « mère », procéder comme suit : 1. À partir de la fiche « mère », dans la rubrique « Gestion » du volet latéral, cliquer sur le bouton « Usagers liés » ; 2. Puis, dans le volet latéral, cliquer sur le bouton « Associer l’usager » ; Une boîte de dialogue s’ouvre alors. 3. Puis, rechercher la fiche de l’usager à lier à l’aide du masque prévu à cet effet ; La liste de résultat s’affiche alors à l’écran. 4. Ensuite, dans la liste de résultat, sélectionner l’usager en question (à l’aide du bouton radio) ; La fiche est désormais associée à la fiche précédente. USAGER / LECTEUR Préinscription SebinaYou > Mon compte > Pre-inscription en ligne Dissocier 5. Puis, dans le volet latéral, cliquer sur le bouton « Supprimer les liens » 6. Puis, dans la boîte de dialogue, cliquer sur le bouton « OK » Le système affiche un message pour stipuler que l’opération est réussie Collectivité Pour les Personnes morales ou Collectivités, les mécanismes d’association ou de dissociations sont exactement les mêmes. USAGER / LECTEUR Préinscription Liste des usagers préinscrits Pour lister les lecteurs préinscrits, procéder comme suit : Accéder à Registres > Rapports et statistiques > Liste usagers ; Puis, dans le champ « Usagers pré-inscrits », sélectionner « S » [pour « Oui »] ; Puis, cliquer sur le bouton « Recherche ». ? Le rapport est généré et accessible dans le gestionnaire de rapports. Puis, ouvrir la liste des rapports ; Puis, dans la liste affichée, sélectionner le rapport en lien avec l’impression demandée. USAGER / LECTEUR Dédoublonnage Dédoublonner Automatiquement En cas d’homonymie décelée à la validation – le rapprochement se base sur… • « Nom », • « Prénom » • « Date de naissance » –, … le système affiche alors un message d’alerte : Après avoir cocher la case correspondant à ligne portant le doublon, il convient alors de sélectionner l’action qui convient en cliquant sur le bouton adéquat : « Confirmer homonyme sélectionner » : la fiche s’ouvre à l’écran ; le fait de confirmer efface le doublon. « Créer nouvel utilisateur » : le système ajoute une nouvelle fiche dans la base. USAGER / LECTEUR Dédoublonnage Manuellement Pour dédoublonner après saisie, procéder comme suit : 1. Accéder à Registres > Usagers ; 2. Puis, recherche la fiche d’un des deux usagers qui forment doublon ; 3. Puis, dans le menu latéral, cliquer sur « Recherche de doublons d’usagers » ; 4. Puis, déployer la fiche similaire ; USAGER / LECTEUR Dédoublonnage Le système affiche alors les informations détaillées concernant la fiche en question. Le système propose alors, en bas d’écran, de « supprimer » / « conserver » les notices exclusivement. Enfin, cliquer sur le l’option qui convient. USAGER / LECTEUR Fusion Fusionner 2 fiches L’utilisation de cette fonctionnalité suppose que l’on connaisse – au préalable – les identifiants des fiches similaires à fusionner en une seule. Pour fusionner 2 fiches en 1 seule, procéder comme suit : 1. Accéder à Registres > Fonctions de service > Fusionner usagers ; 2. Puis, saisir les identifiant des deux fiches similaires ; USAGER / LECTEUR Fusion Puis, cliquer sur le bouton « Recherche » ? Les 2 noms correspondants s’affichent. Puis, cliquer sur le bouton « Confirmer » ; ? Le système confirme que la procédure de fusion s’est bien déroulée. Une fois le traitement terminé, l'usager renseigné en premier n'est plus présent dans la base, alors que toutes ses transactions, ainsi les éventuels liens avec des bibliothèques ou les éventuelles données personnelles qui étaient absentes sur la fiche de l'usager à conserver sont transférées vers la seconde fiche. USAGER / LECTEUR Suppression Supprimer la fiche La suppression d’une fiche n’est possible que si et seulement si aucun lien n’existe entre celle-ci et les transactions actives en tout genre : prêt, demande, réservation, … Pour supprimer un usager inscrit, procéder comme suit : 1. Accéder à Registres > Usagers ; 2. Puis, dans le masque de recherche, saisir les critères utiles ; 3. Puis, cliquer sur le bouton « Recherche ». Le système affiche alors la liste de résultat répondant à la demande. 4. Ensuite, dans le volet latéral, cliquer sur « Supprimer » ; Le système affiche alors une boîte de dialogue proposant de valider ou d’annuler la demande. 5. Puis, confirmer la demander en cliquant sur le bouton « OK ». USAGER / LECTEUR Renouvellement Renouveler l’inscription Manuellement Pour renouveler l’inscription d’un usager inscrit, procéder comme suit : 1. Accéder à Registres > Usagers ; 2. Puis, dans le masque de recherche, saisir les critères utiles ; 3. Puis, cliquer sur le bouton « Recherche ». Le système affiche alors la liste de résultat répondant à la demande. 4. Ensuite, dans la liste de résultat, cliquer sur le nom du porteur de la carte à réinscrire ; 5. Puis, accéder à la rubrique « Habilitation aux services de prêt » ; 6. Puis, cliquer sur 7. Puis, actualiser le champ « Validité de l’habilitation… au » ; 8. Enfin, cliquer sur USAGER / LECTEUR Renouvellement Automatiquement La fonctionnalité « Renouvellements des droits au prêt » est réservée au gestionnaire du prêt de la bibliothèque de travail. Elle permet de renouveler les droits de prêt aussi bien pour un usager isolé que pour un groupe d'usagers. Pour lancer le renouvellement des droits au prêt, procéder comme suit : 1. Accéder à Services > Fonctions de services > Renouvellements des droits au prêt ; 2. Puis, saisir les informations requise ans le masque de recherche ; 3. Puis, cliquer sur le bouton « Confirmer ». USAGER / LECTEUR Renouvellement Automatiquement Dans le masque, il convient de saisir : • Au moins un type de traitement : o Renouveler date d'échéance du service aux usagers déjà inscrits o Configurer la date d'échéance du Service pour les nouveaux inscrits • Une valeur dans l’un des champs : o « Nouvelle date d'échéance droits » o « N. mois de la date d'échéance » Selon le type de filtre utilisé, le système rempli par défaut les champs de date (fourchette). USAGER / LECTEUR Interdiction automatique SebinaYou > Mon compte > Pre-inscription en ligne Interdire L’interdiction de prêt est gérée au niveau du sous-réseau. Automatiquement Le système peut bloquer la carte du lecteur et lui interdire le prêt. Il s’agit, en l’occurrence, d’une pénalité, liée au retard de restitution. L’interdiction dure tant que l’usager n’a pas régularisé sa situation en rapportant tous les documents en retard et réclamés par la bibliothèque. USAGER / LECTEUR Interdiction automatique Pour déclencher l’application de l’interdiction, il faut lancer le traitement spécifique. Pour ce faire, procéder comme suit : 1. Accéder à SERVICES > Fonctions de service > mise à jour mouvements et envoi communications ; Le système ouvre et affiche une boîte de dialogue permettant de sélectionner les vérifications utiles ou nécessaires. 2. Puis, dans la boîte dialogue, cocher les actions de contrôle ou de vérification à produire ; USAGER / LECTEUR Interdiction automatique USAGER / LECTEUR Interdiction automatique 3. Puis, cliquer sur le bouton « Confirmer » pour lancer les traitements désirés ; Le système affichage un message signalant que le traitement est lancé. 4. Puis, accéder à la liste d’affichage des rapports pour obtenir le compte rendu de la vérification et contrôle. 5. Puis, cliquer sur la ligne en question pour ouvrir le fichier de compte rendu. USAGER / LECTEUR Interdiction automatique USAGER / LECTEUR Interdiction manuelle Manuellement Appliquer l’interdiction Pour bloquer manuellement la carte d’un usager, procéder comme suit : 1. Accéder à REGISTRES > Usagers ; 2. Puis, rechercher la fiche de l’usager visé par le blocage ; 3. Puis, dans la liste de résultat, sélectionner la personne en question (en cochant le bouton radio) ; 4. Puis, accéder à la rubrique « Habilitation aux services de prêt » ; USAGER / LECTEUR Interdiction manuelle Manuellement Appliquer l’interdiction 5. Puis, cliquer sur 6. Puis, décocher la case « Habilité » ; 7. Puis, cliquer sur USAGER / LECTEUR Déblocage manuelle débloquer manuellement la carte d’un usager 1. Accéder à REGISTRES > Usagers ; 2. Puis, rechercher la fiche de l’usager visé par le blocage ; 3. Puis, dans la liste de résultat, sélectionner la personne en question (en cochant le bouton radio) ; 4. Puis, accéder à la rubrique « Habilitation aux services de prêt » ; 5. Puis, cliquer sur 6. Puis, cocher la case « Habilité » ; 7. Puis, cliquer sur USAGER / LECTEUR Suspension du prêt Suspension automatique En fonction des droits de suspension définis le système peut bloquer la carte du lecteur et lui interdire le prêt : à la restitution du document en retard, le système signale la suspension de prêt USAGER / LECTEUR Suspension manuelle Suspension manuelle L’agent de la bibliothèque peut décider d’interdire – provisoirement ou plus longuement – le prêt à un usager. 1. Accéder à Registres > Usagers ; 2. Puis, dans le masque de recherche, saisir les critères utiles ; 3. Puis, cliquer sur le bouton « Recherche ». Le système affiche alors la liste de résultat répondant à la demande. 4. Enfin, dans la liste affichée, cliquer sur le nom correspondant à l’usager recherché. USAGER / LECTEUR Suspension manuelle Suspension manuelle Suspendre le droit de prêt 5. Puis, accéder à la rubrique « Habilitation aux services de prêt » ; 6. Puis, cliquer sur 7. Puis, actualiser les champs en indiquant les dates de début et de fin de la suspension : o « Habilitation suspendue … du » ; o « [Habilitation suspendue] … au » ; 8. Enfin, cliquer sur USAGER / LECTEUR Suspension manuelle : Autoriser à nouveau le prêt Suspension manuelle Autoriser à nouveau le prêt 1. Accéder à Registres > Usagers ; 2. Puis, dans le masque de recherche, saisir les critères utiles ; 3. Puis, cliquer sur le bouton « Recherche ». Le système affiche alors la liste de résultat répondant à la demande. 4. Enfin, dans la liste affichée, cliquer sur le nom correspondant à l’usager recherché. USAGER / LECTEUR Suspension manuelle : Autoriser à nouveau le prêt Suspension manuelle Autoriser à nouveau le prêt 5. Puis, accéder à la rubrique « Habilitation aux services de prêt » ; 6. Puis, cliquer sur 7. Puis, actualiser les champs vidant les valeurs contenues dans les champs : o « Habilitation suspendue … du » ; o « [Habilitation suspendue] … au » ; 8. Enfin, cliquer sur USAGER / LECTEUR Editions REGISTRES > Rapports > Rapports et statistiques 8. Puis, dans la liste proposée, sélectionner le type d’édition qui convient ; 9. Puis, dans le masque de saisie, saisir ou sélectionner les valeurs nécessaires. 10. Puis, cliquer sur le bouton « Confirmer » ; Le système signale alors que l’impression demandée est en cours d’exécution. 11. Puis, dans la liste des rapports, sélectionner et visualiser le contenu du fichier à imprimer. 12. Puis, cliquer sur l’édition en question pour visualiser le contenu et / ou imprimer le fichier. Merci pour votre attention