www.decalog.net | contact@decalog.net | 04 75 81 50 50 Sebina Circulation http://www.decalog.net/ mailto:contact@decalog.net CIRCULATION Introduction 3 accès Prêt accès en priorité à la fonctionnalité prêt ; passerelle vers « retour » et vers « prolonger » Retour accès en priorité à la fonctionnalité retour ; passerelle vers « enregistrer le prêt » et vers « prolonger » Banque de prêt Prêt et retour dans le même écran CIRCULATION Introduction Types de circulation Prêt externe : emprunt à domicile Consultation [sur place] : prêt qui n’autorise pas la sortie du document de l’enceinte de la salle de lecture ; Prêt nocturne : prêt à domicile d’un document à un usager de la bibliothèque à compter de l’heure de fermeture de la bibliothèque et jusqu’à la réouverture, le lendemain ; par exemple : prêt d’un usuel. CIRCULATION Enregistrer un prêt Service et circulation > Circulation des documents > Prêt 1ère étape identification du lecteur 1/ Identification univoque Saisie du N° de carte ou Code-barres CIRCULATION Enregistrer un prêt Service et circulation > Circulation des documents > Prêt 1ère étape identification du lecteur 2/ Identification à sélectionner En recherche, le champ « Nom Prénom » sont éliminés : Tous les caractères spéciaux – Espace entre 2 mots ; exemple : blancsec? Blanc-Sec – Tiret : « - » – Accent ou signe diacritique – Apostrophe – Tiret bas : « _ » – Parenthèse : « (…) » Les consonnes doubles ; exemple : Hallyday? Haliday CIRCULATION Enregistrer un prêt Service et circulation > Circulation des documents > Prêt 1ère étape identification du lecteur 2/ Identification à sélectionner Sélection du lecteur et confirmer CIRCULATION Enregistrer un prêt Service et circulation > Circulation des documents > Prêt 2ème étape : prêt du document / cas 1 : Saisie du code barre Saisir le code barre puis CIRCULATION Enregistrer un prêt Service et circulation > Circulation des documents > Prêt 2ème étape : prêt du document / Validation Clic sur Modification possible Alimentés en fonction des règles de circulation CIRCULATION Enregistrer un prêt Service et circulation > Circulation des documents > Prêt 2ème étape : prêt du document / cas 2 : recherche de l’exemplaire Saisir le critère puis CIRCULATION Enregistrer un prêt Service et circulation > Circulation des documents > Prêt 2ème étape : prêt du document / cas 2 : recherche de l’exemplaire puis Clic sur Cochez la ligne et CIRCULATION Enregistrer un prêt Service et circulation > Circulation des documents > Prêt Notes Affichage seulement dans les écrans du service Circulation des documents Autre prêt sur la carte du même emprunteur Autre prêt sur la carte d’un autre emprunteur CIRCULATION Catalogage à la volée Service et circulation > Circulation des documents > Prêt Rechercher le lecteur recherche ou Afficher la ressource et ou Alimenter la grille de catalogage et Alimenter la grille de saisie de l’exemplaire (au moins le code barre) et Alimenter la grille de gestion des prêts avec le code barre et La transaction de prêt est enregistrée La notice bibliographique créée est identifié avec un niveau 03 : Pensez à compléter la notice du catalogue CIRCULATION Enregistrer un retour Service et circulation > Circulation des documents > retour cas 1 : sans identification du lecteur Saisie du code barre exemplaire puis cochée ou F2 = confirmer CIRCULATION Enregistrer un retour Service et circulation > Circulation des documents > retour cas 2 : avec identification du lecteur Saisie du code barre lecteur puis Ou nom prénom Cochez la ou les lignes Ou cliquez sur Sélectionner tout ou F2 = confirmer http://217.182.225.177/sebinanextDecalog CIRCULATION Enregistrer un retour Service et circulation > Circulation des documents > retour cas 1 : sans identification du lecteur Autre retour sur la carte du même emprunteur Autre retour sur la carte d’un autre emprunteur ou ou CIRCULATION Prolonger un prêt Service et circulation > Circulation des documents > Prolonger cas 1 : sans identification du lecteur puis Puis Saisie du code barre exemplaire cochée CIRCULATION Prolonger un prêt Service et circulation > Circulation des documents > Prolonger cas 2 : avec identification du lecteur puis Puis Identification du lecteur A cocher CIRCULATION Passerelle prêt, retour, prolongation Passerelle depuis l’écran de prêt Service et circulation > Circulation des documents > Prêt Passerelle depuis l’écran de retour Service et circulation > Circulation des documents > retour CIRCULATION Banque de prêt Service et circulation > Circulation des documents > Banque de prêt Le service « Banque de prêt » permet d'enregistrer plusieurs prêts ou retours à partir d'une seule et même grille. CIRCULATION Banque de prêt Service et circulation > Circulation des documents > Banque de prêt Le service « Banque de prêt » permet d'enregistrer plusieurs prêts ou retours à partir d'une seule et même grille. Si coché : retour sans identification du lecteur Saisie des codes barres Le caractère séparateur est indiqué : \r\n = retour chariot Ou ; (selon le paramétrage mis en place) Raccourci (si indiqué) F2 = confirmer F3 = confirmer et initier une nouvelle transaction CIRCULATION Banque de prêt Service et circulation > Circulation des documents > Banque de prêt Prêt ou/et retour avec identification du lecteur Identification du lecteur Accès à la fiche de l’utilisateur saisie de codes barres pour un prêt ou/et un retour CIRCULATION Banque de prêt Service et circulation > Circulation des documents > Banque de prêt Prêt ou/et retour avec identification du lecteur 1er cas : Après saisie des codes barres clic sur ou / et puis F2 ou/et 2ème cas : cochez puis cliquez sur Pas d’écran intermédiaire comme ci-dessus, accès direct ou/et CIRCULATION Banque de prêt Service et circulation > Circulation des documents > Banque de prêt Prêt ou/et retour avec identification du lecteur 3ème cas : Après saisie des codes barres clic sur F3 Pas d’écran intermédiaire : affichage d’un nouvel écran pour identification d’un autre lecteur MESSAGES bloquant et non bloquant CIRCULATION Ticket de prêt Service et circulation > Circulation des documents > Banque de prêt Ticket de prêt L’agent préposé au prêt peut éditer un ticket de prêt si besoin est. Pour éditer le ticket de prêt, procéder comme suit : 1. Accéder à la grille de prêt ; 2. Puis, identifier l’emprunteur en question ; 3. Puis, dans le volet latéral, 4. cliquer sur le bouton « Imprimer ticket cumulatif ». Le système ouvre une fenêtre pop-up qui contient le ticket de prêt à imprimer. Si l’impression du ticket ne s’ouvre pas automatiquement dans une fenêtre spécifique, penser à vérifier que l’ouverture des fenêtres « pop-up » n’est pas bloquée. CIRCULATION Gestion des mouvements Service et circulation > Gestion des mouvements Recherche des transactions ; action manuelle sur certains états ; gestion des documents reçus ou envoyés entre sites ; édition manuelle des relances prêts expirés : prêts encore en cours après la date d'expiration (sans considérer l'éventuelle tolérance prévue pour l'envoi des relances) prêts expirés et réservés : prêts encore en cours après la date d'expiration (sans considérer l'éventuelle tolérance prévue pour l'envoi des relances) sur des documents ayant des réservations ou des demandes de PEB en cours CIRCULATION Gestion des mouvements Service et circulation > Gestion des mouvements Relance manuelle Marquer comme relancé: permet de marquer comme étant déjà relancés les prêts dans l'état à relancer sélectionnés (utile si les relances sont faites par exemple par téléphone et qu'il n'est donc pas nécessaire d'imprimer la lettre de relance) Edition de lettres de relance Nombre de jours de retard : prise en compte des jours de fermeture dans le calcul Effectifs : seuls les jours d’ouverture sont pris en compte dans le calcul Cochez la case concernée CIRCULATION Gestion des mouvements Service et circulation > Gestion des mouvements Relance manuelle cliquer sur le bouton « Rapports » Le système affiche alors la liste de tous les rapports en attente d’impression cliquer sur la ligne correspondant aux lettres à imprimer et exécuter l’impression Tous les mouvements issus de la recherche sont pris en considération Seuls les mouvements sélectionnés sont pris en considération CIRCULATION fichiers Service et circulation > Gestion des mouvements Liste des relances : permet de visualiser, une fois le prêt en retard et relancé au moins une fois sélectionné, les dates d'envoi de toutes les relances envoyées CIRCULATION Anonymisation des transactions Service et circulation > Fonctions de service > Anonymisation des mouvements rendre anonyme les transactions de circulation terminées, au niveau du réseau ou de la bibliothèque. Le traitement, une fois lancé, est irréversible. Cette fonction est réservée au gestionnaire du prêt de la bibliothèque. cliquer sur le bouton « Confirmer » Un rapport permet d’obtenir la liste des lecteurs concernés par le traitement. La transaction n'apparaîtra plus dans la liste de la situation historique de l'usager, mais elle restera visible dans la situation historique du document associé à l’usager anonyme. Critère minimum mouvements terminés depuis au moins un mois CIRCULATION Mise à jour par lot des transactions et envoi des éditions associées Service et circulation > Fonction de service > Mise à jour mouvements et envoi communications Traitement par lot : préavis d'expiration du prêt, relance Traitement automatique par exécution nocturne de procédures Ou Traitement manuel (à la place ou en plus du traitement automatique) Etape pour le préavis : envoi de l’édition (email, papier, sms) Etapes pour la relance : 1/ contrôle de l’état de la transaction (prêt) 2/ actualisation de l’état de la transaction 3/ envoi de l’édition (email, papier, sms) Il existe 3 niveaux de relance CIRCULATION Mise à jour par lot des transactions et envoi des éditions associées Service et circulation > Fonction de service > Mise à jour mouvements et envoi communications Préavis Une seule étape informe l'usager que ses prêts locaux (hors PEB) en cours expireront un nombre de jours après l’édition du préavis Le préavis est envoyé une seule fois l’édition du préavis ne modifie pas l'état du prêt, qui reste toujours 'en cours‘, cependant : affichage de la note 'préavis envoyé', dans la situation usager la gestion des mouvements, garde la trace de l'envoi du préavis CIRCULATION Mise à jour par lot des transactions et envoi des éditions associées Service et circulation > Fonction de service > Mise à jour mouvements et envoi communications Préavis Une seule étape édition d’un rapport avec la liste des mouvements lus et actualisés LOG email/sms lettres de préavis : - nombre d'emails et/ou sms envoyés, la liste des communications envoyées par email et la liste des communications envoyées par sms. - Si la bibliothèque envoie les communications exclusivement par email et/ou sms, le fichier rapporte également la liste des communications non envoyées en raison de l'absence de l'adresse préférentielle dans la fiche personnelle Lettres de préavis contient les lettres produites pour les usagers à qui les lettres n'ont pas été envoyées par email et/ou sms CIRCULATION Mise à jour par lot des transactions et envoi des éditions associées Service et circulation > Fonction de service > Mise à jour mouvements et envoi communications Relance manuelle - 1 ère étape - 2ème étape : Changement d’état - première relance : date de retour prévue + nombre de jours de tolérance (avant l'envoi de la relance) est dépassé => état "à relancer" si une réservation est en cours sur le prêt, le délai de tolérance est ignorée - autre niveau de relance : date de dernière relance + nombre de jours de tolérance (avant l'envoi de la relance) est dépassé => état "à relancer" CIRCULATION Mise à jour par lot des transactions et envoi des éditions associées Service et circulation > Fonction de service > Mise à jour mouvements et envoi communications Relance manuelle Au terme du contrôle des données, édition d’un rapport avec la liste des mouvements lus et actualisés : Log - contrôle des prêts cumulatif de plusieurs contrôles demandés simultanément Log - contrôle prêts - (type mouvement), rapport relatif à un contrôle demandé individuellement : LOG - contrôle des prêts - Prêts LogBatch_20100827_1282905605350.pdf où 20100827 est la date d'exécution et 1282905605350 est le numéro progressif des rapports CIRCULATION Mise à jour par lot des transactions et envoi des éditions associées Service et circulation > Fonction de service > Mise à jour mouvements et envoi communications Relance manuelle 3ème étape : Edition des email, lettre ou sms édition d’un rapport avec la liste des mouvements lus et actualisés LOG email/sms lettres de relance : - nombre d'emails et/ou sms envoyés, la liste des communications envoyées par email et la liste des communications envoyées par sms. - Si la bibliothèque envoie les communications exclusivement par email et/ou sms, le fichier rapporte également la liste des communications non envoyées en raison de l'absence de l'adresse préférentielle dans la fiche personnelle Lettres de relance contient les lettres produites pour les usagers à qui les lettres n'ont pas été envoyées par email et/ou sms CIRCULATION Mise à jour par lot des transactions et envoi des éditions associées Service et circulation > Fonction de service > Mise à jour mouvements et envoi communications Relance manuelle 3ème étape : Edition des email, lettre ou sms Après l'impression de la relance, l'état du prêt passe de « à relancer » à « relancé » Si le blocage automatique de l'usager est activé : contrôle du nombre de relances tolérées Si le nombre maximum de relance est dépassé, le lecteur est bloqué CIRCULATION Mise à jour par lot des transactions et envoi des éditions associées Service et circulation > Fonction de service > Mise à jour mouvements et envoi communications Relance manuelle 3ème étape : Edition des email, lettre ou sms édition d’un rapport avec la liste des mouvements lus et actualisés LOG email/sms lettres de relance : - nombre d'emails et/ou sms envoyés, la liste des communications envoyées par email et la liste des communications envoyées par sms. - Si la bibliothèque envoie les communications exclusivement par email et/ou sms, le fichier rapporte également la liste des communications non envoyées en raison de l'absence de l'adresse préférentielle dans la fiche personnelle Lettres de relance contient les lettres produites pour les usagers à qui les lettres n'ont pas été envoyées par email et/ou sms CIRCULATION Rapport Service et circulation > Rapport Permet les éditions (liste ou état) en lien avec les prêts ou le retours dans la liste proposée, sélectionner le type d’édition qui convient dans le masque de saisie, saisir ou sélectionner les valeurs nécessaires cliquer sur le bouton « Confirmer » ; Le système signale alors que l’impression demandée est en cours d’exécution. dans la liste des rapports , sélectionner et visualiser le contenu du fichier à imprimer. cliquer sur l’édition en question pour visualiser le contenu et / ou imprimer le fichier CIRCULATION Suspension : Passerelles Suspension manuelle Service et circulation > Banque de prêt ou prêt ou retour ou prolongation Recherche des suspensions pour un lecteur Après identification du lecteur CIRCULATION Situation de l’usager : Passerelles retrace l’historique des activités sur les cinq dernières années. CIRCULATION Situation d’un document : Menu Services > Circulation et documents > Situation du document identifier le document recherché cliquer sur le bouton « Recherche » Affichage du comptage des transactions sur la ligne « historique des prêts ». Merci pour votre attention