www.decalog.net | contact@decalog.net | 04 75 81 50 50 Sebina Demander un prêt / Réserver / Planifier http://www.decalog.net/ mailto:contact@decalog.net DEMANDER UN PRÊT / RÉSERVER / PLANIFIER Introduction S’il le souhaite, l’usager peut préparer à l’avance ses emprunts de différentes manières ; à savoir : Pour un « Prêt externe » ? par une « Demande de prêt externe » ou une « Réservation » ou une « Planification » ; Pour une « Consultation sur place » ? par une « Demande de consultation ». Réservation. – Elle est active lorsque le document est indisponible pour le prêt (exemple : document emprunté par un autre usager, document déjà demandé en prêt, document en commande…) Demande de prêt. – Elle est possible lorsque le document est disponible (exemple : document en magasin, …). La fonctionnalité permet de mettre le document à la disposition du lecteur pour une date définie. Demande de consultation. – Elle permet de mettre à disposition un document disponible et destiné à la consultation sur place. Au moment de la remise, la demande sera transformée en prêt sur place. Planification. – Elle permet de réserver un document pendant un laps de temps à venir (par exemple : une exposition). Le prêt du document à un tiers est alors interdit. DEMANDER UN PRÊT / RÉSERVER / PLANNIFIER Introduction Le professionnel peut enregistrer la demande à partir de l’environnement professionnel Sebina Next ou du Portail SebinaYOU Le lecteur peut enregistrer la demande à partir du Portail SebinaYOU La durée des réservations et des demandes de prêt est calculée en jours, à partir du jour de la notification automatique de disponibilité : Durée de la réservation = 3 jours la notification est faite le 24 mars la date d’expiration sera le 26 mars la durée est calculée sur les jours d’ouverture de la bibliothèque DEMANDER UN PRÊT / RÉSERVER / PLANNIFIER Professionnel : Demander un prêt ou réserver Services et Circulation > Demandes et réservation L’écran est identique pour les 2 cas : c’est l’état de l ’exemplaire qui engendre la demande de prêt ou la réservation Identification du lecteur Identification exemplaire DEMANDER UN PRÊT / RÉSERVER / PLANNIFIER Professionnel : Demander un prêt ou réserver Services et Circulation > Demandes et réservation Cas 1 : Exemplaire disponible ? Demande de prêt Cas 2 : Exemplaire indisponible ? Demande de réservation DEMANDER UN PRÊT / RÉSERVER / PLANNIFIER Professionnel : Planifier une réservation Services et Circulation > Planification L’exemplaire est disponible ou réservé 1/Identification de l’exemplaire 2/ Identification du lecteur 3/ Date réservation DEMANDER UN PRÊT / RÉSERVER / PLANNIFIER Gestion des mouvements : Demandes à gérer Services et Circulation > Gestion des mouvements Cliquez sur confirmer demandes de prêt en cours ou de réservations sur documents disponibles pas encore traitées DEMANDER UN PRÊT / RÉSERVER / PLANNIFIER Gestion des mouvements : Demandes à gérer Services > Circulation des documents > Gestion des mouvements 1er cas : Demande de prêt externe Cochez la case de la ligne concernée puis cliquez sur Gérer DEMANDER UN PRÊT / RÉSERVER / PLANNIFIER Gestion des mouvements : Demandes à gérer Services et Circulation > Gestion des mouvements 1er cas : Demande de prêt externe La demande est confirmée envoi automatique d’un mail ou édition d’un courrier pour informer le lecteur de la mise à disposition du document Affichage du contenu du champ information DEMANDER UN PRÊT / RÉSERVER / PLANNIFIER Gestion des mouvements : Demandes à gérer Services et Circulation > Gestion des mouvements 1er cas : Demande de prêt externe La demande est confirmée Un rapport est édité automatiquement puis le document est prêté : menu prêt ou banque de prêt DEMANDER UN PRÊT / RÉSERVER / PLANNIFIER Gestion des mouvements : Demandes à gérer Services et Circulation > Gestion des mouvements 2ème cas : Réservation Cochez la case de la ligne concernée puis cliquez sur Gérer Mêmes étapes que la demande de prêt Etat = Notifié ( notification de disponibilité ) DEMANDER UN PRÊT / RÉSERVER / PLANNIFIER Gestion des mouvements Services et Circulation > Gestion des mouvements Etat Demande de prêt externe ou Réservation : en cours / expiré / annulé /terminé Terminé : la réservation ou la demande de prêt est devenue un prêt Gestion des états : Annuler : demandes de prêt, réservations ou planifications encore inactives Refuser : demandes de prêt ou réservations qu'elles soient à retirer en bibliothèque ou (si le Prêt en réseau est activé) à envoyer à un point de prêt. Après le refus d'une bibliothèque, pour les bibliothèques adhérant à un circuit de prêt, le système tentera de réattribuer la demande ou la réservation à une autre bibliothèque desservie par le même point de prêt choisi par l'usager comme lieu de retrait. Si la réattribution est impossible, la demande ou la réservation est annulée. DEMANDER UN PRÊT / RÉSERVER / PLANNIFIER Gestion des mouvements Services et Circulation > Gestion des mouvements Gestion des états : Gérer : enregistrement de la prise en compte d'une réservation ou d'une demande de prêt qu'elles soient à retirer en bibliothèque ou (si le Prêt en réseau est activé) à envoyer à un point de prêt Géré le indique les mouvements déjà pris en charge : donc les documents sont disponibles pour le retrait au comptoir de prêt ou pour l'envoi à un point de prêt Document envoyé (si le module Prêt en réseau est activé) : enregistre l'envoi - d'un document de la bibliothèque demandé en prêt ou réservé avec retrait dans un autre point de prêt - ou d'un document d'une autre bibliothèque qui a été restitué dans le point de prêt de travail. Document arrivé (si le module Prêt en réseau est activé) : enregistre - l'arrivée d'un document de la bibliothèque restitué dans un autre point de prêt, - ou d'un document d'une autre bibliothèque demandé ou réservé avec retrait dans le point de prêt de travail DEMANDER UN PRÊT / RÉSERVER / PLANNIFIER Gestion des mouvements Services et Circulation > Gestion des mouvements Impression Demande de prêt et Réservation Voir les demandes de prêt gérées et à gérer Accès à l’édition par Accès direct à l’édition et par DEMANDER UN PRÊT / RÉSERVER / PLANNIFIER Gestion des mouvements Services et Circulation > Gestion des mouvements Contrôle automatique : Mise à jour des états des réservations et des demandes de prêts Etat expiré • pour les réservations expirées sans retrait par l'usager • pour les demandes de prêts expirées sans retrait par l'usager ne sont donc plus visualisées dans la situation du document et de l'usager (cette opération est effectuée après le nombre de jours de durée du mouvement spécifique, plus les éventuels jours de tolérance configurés pour le retrait) Etat à notifier • pour les réservations relatives aux documents rentrés • pour les réservations mises à la suite d'autres réservations passées à l'état expiré ou supprimées cas particulier : la réservation d'un usager suspendu au moment du retour de l'exemplaire réservé est mis à l'état suspendu et non pas à l'état à notifier L'exemplaire est donc : • disponible pour le prêt (local ou PEB) à d'autres usagers • ou pour une éventuelle réservation successive à celle suspendue, qui reçoit l'état à notifier. Au terme de la période de suspension de l'usager, le contrôle des réservations réhabilite la réservation suspendue, qui reçoit l'état en cours. DEMANDER UN PRÊT / RÉSERVER / PLANNIFIER Gestion des mouvements Services et Circulation > Gestion des mouvements Contrôle automatique : Mise à jour des états des réservations et des demandes de prêts Si la suspension automatique pour non retrait des documents réservés ou demande de prêt est paramétrée, le rapport indique la liste des Usagers suspendus pour non retrait Au terme du traitement, un compte-rendu avec le décompte des mouvements et des mises à jour est produit (LOG) DEMANDER UN PRÊT / RÉSERVER / PLANNIFIER Gestion des mouvements Services et Circulation > Gestion des mouvements Impression Les impressions doivent être demandées après l'exécution du contrôle automatique ; seules les réservations sont concernées DEMANDER UN PRÊT / RÉSERVER / PLANNIFIER Gestion des mouvements Services et Circulation > Gestion des mouvements Après le traitement 2 rapports sont produits : - LOG email / sms indique le nombre d'e-mails et / ou SMS envoyé la liste des communications envoyées à et une liste de messages électroniques envoyés par sms Si la bibliothèque envoie les communications exclusivement par e-mail et / ou SMS, le rapport indique aussi les lecteurs pour lesquels les communications ne sont pas envoyées par manque d'email dans la fiche utilisateur - Edition des lettres qui sont envoyées par email / sms la bibliothèque peut recevoir en copie cachée la lettre envoyée par e-mail DEMANDER UN PRÊT / RÉSERVER / PLANNIFIER Situation des documents Services et Circulation > Situation des documents Recherchez l’exemplaire Cochez la ligne Marquer comme notifié : marquer comme déjà notifiées les réservations à l'état à notifier utile si les notifications sont faites par exemple par téléphone et qu'il n'est donc pas nécessaire d'imprimer la lettre de notification Prendre en gestion : enregistrer la prise en compte d'une réservation ou d'une demande de prêt ; passe à l’état Géré le DEMANDER UN PRÊT / RÉSERVER / PLANNIFIER Situation des documents Services et Circulation > Gestion des mouvements Pour produire la liste des réservations en attente, actives à la suite d’une réservation expirée (et non actives pour le retour du document) Critères de recherche : Dans la liste, trier par état « expiré » Voir « situation document » sur chaque réservation pour vérifier si d’autre réservations sont en attente La date du jour DEMANDER UN PRÊT / RÉSERVER / PLANNIFIER Situation des documents Services et Circulation > Rapport > Liste Prêt / Résa Pour produire la liste des réservations, demande de prêt en fonction de certains critères Critères de recherche : Merci pour votre attention