1. Circulation : alerte abonnés en cas de cotisation arrivant à échéance

Lorsque la(les) cotisation(s) d’un abonné arrive(nt) bientôt à échéance, il est possible de le prévenir automatiquement par mail (et/ou par SMS si la bibliothèque a activé la gestion des SMS sur Decalog SIGB).

Cela suppose bien sûr que l’abonné ait une adresse mail valide sur sa fiche abonné et que son mode de communication soit « e-mail » (et/ou qu’un numéro de téléphone portable soit renseigné dans le cas des SMS).

Pour activer cette possibilité :

• Pour les clients multi-sites (réseaux de bibliothèques) : ce paramétrage est effectué distinctement par chaque site, permettant à chaque bibliothèque d’activer ou non cette possibilité, et de la paramétrer différemment si besoin. Le paramétrage est accessible dans Administration du réseau -> Réseau -> (sélection du site concerné) -> Communication abonnés.
• Pour les clients mono-site (bibliothèques isolées) : Administration du réseau -> Site -> Communication abonnés.

Un bloc est ainsi accessible en fin de page, permettant d’activer l’envoi d’un mail lorsque la cotisation d’un abonné arrive à échéance, ainsi que de paramétrer le nombre de jours définissant cette arrivée à échéance.

A noter : si la bibliothèque a activé la gestion des SMS sur Decalog SIGB, le bloc permet également de paramétrer l’alerte pour les SMS.

Une tâche nocturne quotidienne est ainsi activée. Elle repère les abonnés qui arrivent à échéance de leur cotisation et déclenche l’envoi du mail ci-dessous (dont le contenu n’est pour l’instant pas paramétrable) :

A noter (pour les réseaux de bibliothèques uniquement) : si Site A a activé l’avertissement de cotisation arrivant à échéance mais pas Site B, seuls les abonnés dont le site d’appartenance est Site A recevront l’avertissement.

Une fois l’abonné prévenu automatiquement, cela est noté dans sa fiche abonné :

A noter que lorsqu’on renouvelle la cotisation, l’information est automatiquement réinitialisée (pour permettre de renvoyer l’avis d’échéance lorsque la cotisation s’en rapprochera à nouveau). 

2. Circulation : proposition automatique de la cotisation

La sélection d’une cotisation pour un abonné peut dépendre de son âge, de sa situation professionnelle, de sa situation géographique, etc.

Pour simplifier et automatiser le choix de la cotisation pour un abonné, un bloc « Proposition automatique » a été ajouté au niveau du paramétrage des cotisations, permettant de définir les conditions de proposition de la cotisation à un abonné.

Ces conditions de proposition automatique sont appelées :

• Lors de l’inscription d’un nouvel abonné : Decalog SIGB propose ainsi la cotisation la plus adaptée à l’abonné selon les informations indiquées sur sa fiche abonné.
• Lors du renouvellement de la cotisation d’un abonné : Decalog SIGB propose ainsi soit la même cotisation à l’abonné, soit une cotisation plus adaptée à l’âge ou à la nouvelle situation de cet abonné.

On peut ainsi paramétrer des cas simples : par exemple, la bibliothèque possède une cotisation « Jeunesse » proposée aux abonnés de moins de 16 ans et une cotisation « Adulte » au-delà de cet âge. Il suffira ainsi de renseigner les conditions d’âge sur les deux cotisations (« jusqu’à 16 ans » pour la cotisation Jeunesse et « au moins 16 ans » pour la cotisation Adulte) pour que ces deux cotisations soient proposées automatiquement aux abonnés selon leur âge.

Ainsi, un abonné dont la cotisation Jeunesse va du 01/01/2020 au 01/01/2021 et qui a eu 16 ans en 2020 se verra proposer une cotisation Adulte lors du renouvellement de sa cotisation.

Des cas beaucoup plus complexes peuvent également être paramétrés, si l’organisation des cotisations le nécessite : des exemples de paramétrage sont donnés dans le bouton d’Aide présent dans le bloc « Proposition automatique » des cotisations.

Une fois le paramétrage effectué, on pourra ainsi pré-sélectionner lors de l’inscription d’un abonné la cotisation qui lui convient en fonction des informations renseignées sur sa fiche :

L'ensemble des cotisations valables sur le site seront toujours disponibles dans la liste déroulante. Ainsi, il sera toujours possible de sélectionner une autre cotisation que celle pré-sélectionnée, cela donnera simplement lieu à l’affichage d’une icône, indiquant un avertissement au survol :

Le même principe est appliqué pour le renouvellement de la cotisation d’un abonné.

En général, même si l’abonné change d’âge ou de situation au cours de la période de validité de sa cotisation, on attend la fin de sa cotisation pour la lui changer si nécessaire. Mais si toutefois on souhaite être prévenu que la cotisation en cours de validité n’est plus appropriée pour l’abonné, une option est activable au niveau des préférences utilisateur :

Chaque utilisateur peut ainsi afficher ou non un avertissement non bloquant, dans le cas où l’abonné qui arrive en prêt-retour possède une cotisation qui ne remplit plus les conditions définies (un clic sur l’icône « Voir le détail » permet d’afficher les conditions qui ne sont pas ou plus remplies) :

Pour les bibliothèques possédant des assistants de prêt, ce cas de figure peut également faire l’objet ou non d’un signalement sur l’automate à destination de l’abonné (lors des opérations de prêt, retour, prolongation). Cela est paramétrable dans Administration du réseau > Assistants de prêts (non bloquant par défaut) :

Ce cas peut également faire l’objet d’un blocage sur le portail public : si la cotisation de l’abonné est valide mais ne correspond plus aux conditions définies dans les paramétrages, il est possible d’en faire une condition de blocage de l’activité de l’abonné sur le portail (cela n’est bien sûr pas le cas par défaut). Pour cela :

• Pour les clients multi-sites (réseaux de bibliothèques) : dans Administration du réseau -> Réseau -> (cliquer sur le réseau) -> Paramètres.
• Pour les clients mono-site (bibliothèques isolées) : Administration du réseau -> Site -> Paramètres.

3. Circulation : envoi par mail de la situation de l’abonné

Il est fréquent que les abonnés demandent des informations sur leur situation à la banque de prêt-retour (nombre de prêts encore en cours sur leur carte, à quelle date leur cotisation arrive à échéance, état des réservations en cours à leur nom, etc.). Pour à la fois gagner du temps et permettre à l’abonné d’avoir toutes ces informations rapidement, un bouton « Envoyer situation par mail » a été ajouté en prêt-retour.

Ce bouton est disponible sur l’écran des prêts-retour, après avoir chargé un abonné :

Mais également au niveau du regroupement (si l’option Gestion des regroupements est activée sur Decalog SIGB), après avoir cliqué sur « Voir le regroupement » depuis le prêt-retour :

Ces deux boutons permettent ainsi respectivement pour l’abonné et pour le regroupement d’avoir un état :

• Des prêts en cours
• Des prêts numériques en cours (si l’option « PNB » a été activée sur Decalog SIGB)
• Des réservations en cours
• Des suggestions d’acquisition en cours (si les options « Gestion des suggestions d’achat et des commandes » et « Gestion des abonnés destinataires d'une suggestion d’achat » ont été activées sur Decalog SIGB)
• Des cotisations
• Des dettes
• Des crédits restants (si l’option « Porte-monnaie » a été activée sur Decalog SIGB - Attention, cette notion est liée à la gestion des prêts payants dans le SIGB et n'a rien à voir avec Decalog EPN)

Le même type de mail est envoyé pour le regroupement, avec pour chaque ligne le nom/prénom du membre concerné.

4. Circulation : paniers de prêts et de réservation

En plus des paniers de notices, d’exemplaires et d’abonnés, il est également possible de constituer des paniers de prêts et de réservations dans Decalog SIGB.

Ces paniers sont gérés dans le module Circulation, dans les onglets Prêts et Réservations, où un panel « Panier » est désormais accessible en bas à gauche de l’écran.

Le fonctionnement des paniers de prêts et de réservations est similaire aux autres paniers : une icône d’ajout ou de retrait du panier est présente sur chaque ligne de prêt ou de réservation, la possibilité de vider le panier est donnée. Il est ainsi possible d’alimenter un panier avec des prêts ou des réservations, puis d’appliquer éventuellement des traitements par lot sur cette sélection.

Dans cette version, il est en plus possible d’enregistrer ses paniers, et ainsi de pouvoir en constituer plusieurs : cela fait l’objet d’un point spécifique dans ce récapitulatif des mises à jour, cf partie 8 : gestion des paniers multiples.

L’intérêt majeur de cette fonctionnalité réside dans le fait de pouvoir appeler ces paniers dans d’autres modules de Decalog SIGB : il est ainsi possible de constituer un panier à l’aide de critères précis, puis d’utiliser ce même panier dans les autres modules. Exemple ci-dessous avec les paniers de prêts et de réservations utilisables dans l’onglet Abonnés :

Exemple : je veux avoir la liste de mes abonnés majeurs ayant un prêt en retard et n’étant pas joignables par mail.

• Je vais dans Circulation > onglet Prêts et je liste tous les prêts en retard (critère Retard (≥) = 1).
• Je clique sur Traitements par lot > Compléter le panier
• J’ai ainsi constitué un panier de prêts contenant tous les prêts en retard
• Je vais dans l’onglet Abonnés > panel Recherche avancée, et j’utilise le critère Panier de prêt pour charger le panier précédemment constitué. J’ai ainsi la liste de mes abonnés ayant un prêt en retard.
• J’utilise ensuite les critères Email = Non et Age > 18 ans, et je clique sur Rechercher : j’obtiens ainsi la liste de mes abonnés majeurs ayant un prêt en retard et n’étant pas joignables par mail, sur laquelle je peux ensuite appliquer le traitement par lot de mon choix (exemple : export Excel avec les numéros de téléphone pour pouvoir les contacter, etc.).

5. Catalogage : création à la volée de centres d’intérêt

La notion de centres d’intérêts est l’un des points forts de Decalog SIGB : elle permet de créer différentes notions pouvant être renseignées au niveau de la notice. Ces notions sont ensuite automatiquement reprises en recherche, en statistiques, dans le portail, etc.

Un grand nombre de typologies différentes de données peuvent donc être gérées par le biais de cette notion : on peut par exemple avoir un centre d’intérêt « Niveau de lecture », dont les valeurs sont déterminées en amont par l’équipe de la bibliothèque (la personne qui effectue le catalogage n’a plus qu’à choisir la valeur dans la liste), ou encore un centre d’intérêt « Personnage » (ex : Tintin, Astérix, Lucky Luke,…), pour lequel la personne qui effectue le catalogage pourrait être amenée à ajouter à ce moment là de nouvelles valeurs dans la table.

C’est pour faciliter ce dernier cas de figure que la possibilité de créer de nouvelles valeurs d’une table de centre d’intérêt directement depuis le catalogage a été ajoutée.

Il est important de noter que cette possibilité est réservée aux utilisateurs auxquels on a attribué ce droit (on pourrait par exemple ne pas vouloir donner cette possibilité aux catalogueurs occasionnels). Il faut donc cocher ce droit dans le profil de type catalogage, puis attribuer ce profil aux utilisateurs concernés, depuis le module Administration du réseau.

Ensuite, il suffit de paramétrer les tables de centres d’intérêt susceptibles d’être enrichies directement depuis le catalogage. Ce paramétrage est à effectuer depuis le module Paramètres > onglet Listes > entrée Centres d’intérêts et classifications spécifiques.

Ainsi, pour poursuivre notre exemple, nous pourrions ici paramétrer :

• Le centre d’intérêt « Niveau de lecture » ne peut être complété que depuis les paramètres (afin que tous les catalogueurs ne puissent pas ajouter eux-mêmes de nouvelles valeurs pour assurer l’intégrité de la table)
• Le centre d’intérêt « Personnages » pourrait être complété depuis les paramètres ET depuis le catalogage, afin qu’il soit possible de l’enrichir directement au moment de la création d’une nouvelle notice si nécessaire.

Une fois ce paramétrage effectué pour les tables de centres d’intérêt concernées, il est ainsi possible d’ajouter des valeurs pour ces tables depuis le module de catalogage.

Pour cela, il suffit de cliquer sur la loupe en bout de ligne pour avoir la liste des valeurs déjà existantes, et de cliquer sur le bouton « Ajouter » en haut de la fenêtre ainsi ouverte :

Le libellé de la valeur ajoutée est modifiable tant que la notice est en cours de modification : une fois la notice validée, la nouvelle valeur de centre d’intérêt ajoutée n’est modifiable que depuis les paramètres.

6. Dettes & Règlements : motifs de dettes et modes de paiement personnalisés

6.1. Motifs de dettes personnalisables

Dans le module Circulation, onglet Dettes & Règlements, un certain nombre de motifs sont indiqués au niveau de la dette réglée :

Notes :

• Le motif « Porte-monnaie » n’est proposé que si la gestion des Porte-monnaie (crédit d’unités décompté à chaque prêt) est activée sur Decalog SIGB.
• Le motif « Taxe annuelle » n’est proposé que si la gestion de la taxe annuelle (utilisée notamment pour la rétribution des droits d’auteur en Belgique) est activée sur Decalog SIGB.
• Les motifs « Taxe de prêt » et « Taxe de prolongation » ne sont proposés que si la gestion des taxes de prêt (taxe due à chaque prêt/prolongation dans certains pays, dont la Belgique) est activée sur Decalog SIGB.

En plus de ces motifs préexistants, il est possible d’ajouter de nouveaux motifs de dette si nécessaire, depuis le module Paramètres > onglet Listes > entrée Motifs de dette :

Les valeurs situées au-dessus du trait noir sont les valeurs par défaut, préexistantes, qu’il n’est pas possible de modifier ou supprimer. Les valeurs situées au-dessous du trait noir sont les valeurs ajoutées par l’utilisateur.

Il est possible de sélectionner un motif par défaut dès que l’on ajoute manuellement une dette à un abonné : on peut ainsi choisir de laisser le motif par défaut actuel « Autre » ou choisir une autre valeur parmi celles que l’on a créé manuellement, qui sera ainsi présélectionnée dès que l’on cliquera sur « Ajouter » dans le bloc Dettes de l’abonné.

Si l’on choisit de paramétrer un objet et un montant par défaut, ils seront automatiquement proposés lors de la sélection du motif :

Et une fois le règlement effectué, ces informations seront bien sûr reprises dans le journal de caisse :

6.2. Modes de paiement personnalisables

Sur le même modèle que la personnalisation des motifs de dettes, il est également possible de personnaliser la liste des modes de paiement, qui jusqu’à présent ne comportait que 4 valeurs : 

• Carte bancaire
• Chèque
• Espèces
• Autre

Il est possible d’ajouter de nouvelles valeurs à cette liste depuis le module Paramètres > onglet Listes > entrée Modes de règlements :

Ici également, les valeurs situées au-dessus du trait noir sont les valeurs par défaut, préexistantes, qu’il n’est pas possible de modifier ou supprimer. Les valeurs situées au-dessous du trait noir sont les valeurs ajoutées par l’utilisateur.

Lors du règlement d’une dette, les modes de règlement ainsi ajoutés peuvent être sélectionnés au moment du paiement :

Et une fois le règlement effectué, ces informations seront bien sûr reprises dans le journal de caisse :

7. Visuel notices : ajout de l’imagette en recherche et en prêt

Le visuel du document occupe une place centrale dans le SIGB pour permettre l’identification rapide du document. A ce titre, il est désormais possible d’avoir un aperçu de la couverture du document dans plusieurs modules du logiciel :

• Module Catalogues > onglet Recherche & catalogage : colonne Imagette au premier niveau de recherche (cette colonne peut être retirée si besoin, en la décochant dans la liste des colonnes, et apparaît vide si aucune imagette n’est trouvée pour la notice). En cas de besoin, un aperçu plus grand est visible au survol de l’imagette.

• Module Circulation > onglet Prêts-Retours : un encart entre les blocs « Codes » et « Informations abonné » a été ajouté pour permettre de visualiser l’image correspondant à l’exemplaire qui fait l’objet de la transaction. Ainsi, l’image du document en cours de prêt ou de retour sera affichée à cet emplacement. Idem si on clique sur une ligne de prêt ou de réservation de l’abonné : l’image correspondante sera affichée. Il est possible de désactiver cette option ou de l’activer distinctement pour chaque utilisateur dans les préférences utilisateur (clic sur le nom de l’utilisateur connecté en haut à gauche de l’écran > onglet Prêts-Retours dans la fenêtre affichée > option « Afficher l'imagette du document »).

• Module Circulation > onglets Prêts-Retours / Retours par lot / Prêts / Réservations : une colonne « Imagette » peut également être ajoutée si besoin dans la liste des prêts, retours ou réservations. Ce choix est spécifique à l’utilisateur connecté.

• Module Circulation > onglets Prêts-Retours / Retours par lot / Prêts / Réservations : une icône « Appareil photo » est également disponible pour afficher l’imagette au survol (permet d’avoir en cas de besoin l’aperçu du document sans avoir à afficher la colonne Imagette).

8. Paniers : gestion de paniers multiples

Il est possible pour un même utilisateur de créer et d’utiliser plusieurs paniers, au lieu d’un seul auparavant.
Cette évolution est effective sur tous les types de paniers :

• Documents et fascicules
• Exemplaires
• Suggestions (uniquement si la gestion des suggestions et commandes est activée sur Decalog SIGB)
• Abonnés
• Exemplaires numériques (uniquement si PNB est activé sur Decalog SIGB)
• Prêts
• Réservations

Pour l’exemple, nous utiliserons ici les paniers d’exemplaires, mais le principe est le même pour tous les paniers.

Par défaut, le fonctionnement est similaire à celui des versions antérieures de Decalog SIGB : un panier par défaut est présent et permet d’utiliser directement le panier sans avoir à en présélectionner un.

On peut néanmoins aller plus loin :

• Soit en enregistrant le contenu du panier par défaut sous un autre nom, ce qui créera un autre panier :

• Soit en ajoutant d’emblée un nouveau panier, puis en l’alimentant ensuite :

Les paniers ainsi créés sont consultables dans la liste déroulante :

Une fois l’un de ces paniers sélectionnés, son nom est repris dans le titre du panel, pour permettre à l’utilisateur d’identifier sur quel panier il travaille (l’ajout et le retrait se feront dans ce panier).

Pour rappel, il est possible de recourir aux paniers d’un module à l’autre par le biais de critères de recherche avancée, ici par exemple dans la recherche avancée de notices (module Catalogues > onglet Recherche & catalogage) :

9. Réseaux de bibliothèques : multi-regroupements de sites

Attention : cette évolution ne concerne que les réseaux de bibliothèques.

Pour permettre la gestion de cas plus complexes de réseaux de bibliothèques, il est possible d’autoriser dans l’administration du réseau qu’un site appartienne à plusieurs types de regroupements différents.

Exemple d’un réseau constitué de 4 sites : A, B, C, D. Deux navettes (retour et réservation) circulent entre A et B, et deux autres navettes circulent entre C et D, soit deux bassins distincts. Un cinquième site, E, sera amené à échanger à la fois avec A et B mais aussi avec C et D : on passe ainsi d’un fonctionnement en bassins distincts, à un fonctionnement en étoile (E étant au centre).

Pour activer cette possibilité supplémentaire, le paramétrage est à effectuer dans Administration du réseau > Réseau > clic sur le nom du réseau > sous-onglet Paramètres.

Une fois cette option activée, un site peut être ajouté dans plusieurs regroupements du même type. Exemple ci-dessous où Médiathèque Mitterrand fait déjà partie du regroupement de navettes de réservations « Nord » mais fera également partie du regroupement de navettes de réservations « Sud » en cours de création.