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Modifications pour le document 2022 : version 11.4 (janvier)

Modifié par DecalogExploitation le 2022/06/03 09:54
Depuis la version 20.1
modifié par acharre
sur 2022/01/07 11:09
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modifié par acharre
sur 2022/01/07 11:38
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -137,18 +137,159 @@
137 137  
138 138  = (% style="color:#3398cc" %)5. Abonnés : suppression automatique des abonnés inactifs(%%) =
139 139  
140 -ss
140 +Il est possible de définir dans le logiciel des sélections d’abonnés inactifs, qui peuvent ensuite faire l’objet de traitements planifiés de suppression.
141 141  
142 +**A noter** : en plus des deux dates évoquées dans la [[partie précédente>>path:#_Abonnés_:_dates]], de nouveaux éléments ont été ajoutés en base de données pour permettre de définir plus précisément l’inactivité d’un abonné :
143 +
144 +* La date de dernière prolongation de prêt (conservée à partir de la sortie de la version 11.4, peut être affichée dans les tableaux de prêt et interrogeable depuis les statistiques)
145 +* La date de dernière prolongation de réservation (conservée à partir de la sortie de la version 11.4, peut être affichée dans les tableaux de réservation et interrogeable depuis les statistiques)
146 +* Le type de suppression d’un abonné (manuelle, automatique ou externe, cette dernière valeur ne concernant que des cas particuliers de suppressions d’abonnés par des requêtes externes)
147 +
148 +Il faut en premier lieu définir une (ou plusieurs) sélection(s) d’abonnés à supprimer. Pour cela, il faut accéder au module Paramètres > onglet Tâches à planifier. Le bouton « Ajouter une tâche à planifier » permet de sélectionner l’entrée « Abonnés à supprimer ».
149 +
150 +A noter que cet onglet était initialement nommé « Automates de mise à jour » (accessible uniquement pour les clients ayant activé les automates de mise à jour de notices ou d’autorités) et a été renommé afin d’inclure la préparation du traitement de suppression des abonnés inactifs.
151 +
152 +(% style="text-align:center" %)
153 +[[image:V11.4-5.1-Abonnés_suppression automatique des abonnés inactifs.png]]
154 +
155 +La notion « d’inactivité » d’un abonné étant parfois différente d’une bibliothèque à l’autre, l’écran ainsi affiché permet à chaque bibliothèque de définir ce qu’elle considère comme un abonné pouvant être supprimé. On pourra ainsi choisir d’inclure ou non dans la sélection les abonnés :
156 +
157 +* Qui n’ont pas fait de prêts depuis XXX jours (cette durée étant également paramétrable)
158 +* Qui n’ont pas renouvelé leur cotisation depuis XXX jours
159 +* Qui n’ont pas réservé de documents depuis XXX jours
160 +* Qui ne se sont pas connectés au portail ou à l’EPN depuis XXX jours
161 +* Etc.
162 +
163 +Le bloc « Durée d’existence de l’abonné » permet également de définir une durée minimale depuis la création de l’abonné, au-dessous de laquelle il ne sera pas supprimé. Cela est intéressant par exemple pour les abonnés préinscrits, qui n’ont pas encore forcément eu d’activité enregistrée mais dont la fiche ne doit pas être supprimée pour autant.
164 +
165 +(% style="text-align:center" %)
166 +[[image:V11.4-5.2-Abonnés_suppression automatique des abonnés inactifs.png||height="849" width="1000"]]
167 +
168 +A la validation de cet écran, deux éléments apparaissent :
169 +
170 +* Un petit drapeau jaune au niveau de la tâche qui vient d’être créée, qui signifie simplement que la tâche n’a pas encore fait l’objet d’une planification (il disparaîtra donc dès que la tâche sera planifiée).
171 +
172 +(% style="text-align:center" %)
173 +[[image:V11.4-5.3-Abonnés_suppression automatique des abonnés inactifs.png]]
174 +
175 +* Un bloc de test permettant de scanner un code-barres abonné et de voir si celui-ci fera partie de la sélection d’abonnés à supprimer. Cela peut permettre d’ajuster éventuellement les conditions de suppression si celles-ci s’avèrent être trop étendues ou au contraire trop restrictives.
176 +
177 +(% style="text-align:center" %)
178 +[[image:V11.4-5.4-Abonnés_suppression automatique des abonnés inactifs.png]]
179 +
180 +Une fois la ou les sélection(s) d’abonnés à supprimer créée(s), il est nécessaire d’en définir la planification.
181 +
182 +Pour cela, il faut accéder au module Administration du réseau, onglet Planificateur de tâches (pour rappel, cet onglet est destiné à s’enrichir de nouvelles tâches à planifier dans les versions à venir : automatisation des envois de relances par mail par exemple, etc.). Puis cliquer sur Ajouter une tâche à planifier > Automates de suppression des abonnés.
183 +
184 +(% style="text-align:center" %)
185 +[[image:V11.4-5.5-Abonnés_suppression automatique des abonnés inactifs.png]]
186 +
187 +Il suffit ensuite de définir la ou les sélection(s) d’abonnés que la tâche planifiée va traiter et de définir un délai entre deux tentatives (par défaut initialisé à 30 jours afin d’éviter de relancer trop fréquemment la tâche, mais ce délai peut bien sûr être abaissé).
188 +
189 +Dès que l’on valider la tâche planifiée, un calcul des abonnés candidats à la suppression est automatiquement effectué : si ce nombre paraît trop élevé ou au contraire trop restreint, il est possible d’aller ajuster dans les paramètres les conditions définissant la sélection d’abonnés à supprimer.
190 +
191 +(% style="text-align:center" %)
192 +[[image:V11.4-5.6-Abonnés_suppression automatique des abonnés inactifs.png||height="300" width="1000"]]
193 +
194 +**Pour rappel, toute suppression d’abonné (automatique ou manuelle) est irréversible ! Attention donc à bien définir vos conditions de suppression et à bien tester votre sélection avant de planifier la tâche.**
195 +
196 +La tâche planifiée est exécutée toutes les nuits. Les chiffres relatifs à l’exécution de cette tâche seront visibles dans la tâche planifiée, permettant de consulter le nombre d’abonnés :
197 +
198 +1. Qui ont bien été supprimés par la tâche planifiée
199 +1. Qui ne l’ont pas été malgré le fait qu’ils étaient candidats à la suppression (donc correspondaient aux conditions définies dans la sélection)
200 +1. Qui n’ont pas pu être traités (pas assez de temps en une nuit, feront toujours partie de la sélection du lendemain).
201 +
202 +Concernant la première catégorie de ces abonnés, il est possible d’avoir le détail des abonnés supprimés dans le module statistiques (par exemple dans 03 - Tableaux standards > 01 - Année en cours (activités 2022) > 04 - Suppressions 2022 (ab)), où la dimension « Type de suppression » a été ajoutée dans les tableaux relatifs aux abonnés, et permet de distinguer les abonnés supprimés manuellement (depuis l’onglet Abonnés de Decalog SIGB) de ceux supprimés automatiquement par la tâche planifiée.
203 +
204 +Concernant la seconde catégorie, il est possible d’avoir plus de détails à ce sujet en allant dans la recherche avancée d’abonnés (module Circulation > onglet Abonnés > panel Recherche avancée) et de faire appel au dernier critère de la liste nommé « Suppression automatique ». Ce critère permet justement de retrouver les abonnés qui faisaient partie de la sélection à supprimer, mais qui ne l’ont pourtant pas été.
205 +
206 +(% style="text-align:center" %)
207 +[[image:V11.4-5.7-Abonnés_suppression automatique des abonnés inactifs.png]]
208 +
209 +En accédant au détail de la fiche d’un abonné correspondant à ce critère de recherche, on peut ainsi consulter la raison pour laquelle l’abonné n’a pas été supprimé. Ces raisons correspondent aux options de suppressions listées sur la définition de la sélection d’abonnés à supprimer : ainsi, si on choisit de ne pas cocher ces options de suppression, ces raisons seront évoquées sur les fiches abonnés comme motifs de non-suppression.
210 +
211 +(% style="text-align:center" %)
212 +[[image:V11.4-5.8-Abonnés_suppression automatique des abonnés inactifs.png||height="513" width="1000"]]
213 +
142 142  = (% style="color:#3398cc" %)6. Circulation : édition de tickets de réservation(%%) =
143 143  
144 -ss
216 +Decalog SIGB donne la possibilité d’éditer des tickets de réservation : au moment de l’attribution d’un exemplaire à une réservation, le ticket peut être édité soit à destination du professionnel qui peut s’en servir pour organiser le retrait des documents (classement des documents sur l’étagère, appel des abonnés, etc.) ou à destination de l’abonné si l’étagère des réservations est en accès libre.
145 145  
218 +(% style="text-align:center" %)
219 +[[image:V11.4-6.1-Circulation_édition de tickets de réservation.png]]
220 +
221 +Le ticket de réservation peut être édité ou réédité si besoin depuis la liste des réservations (pour les abonnés personne, groupe ou fonctionnel) :
222 +
223 +(% style="text-align:center" %)
224 +[[image:V11.4-6.2-Circulation_édition de tickets de réservation.png]]
225 +
226 +Ces tickets sont paramétrables :
227 +
228 +* Pour les réseaux de bibliothèques (multi-sites) : chaque site peut effectuer son paramétrage dans Administration du réseau > Réseau > (choisir son site) > Paramètres
229 +* Pour les bibliothèques qui ne sont pas en réseau (mono-site) : dans Administration du réseau > Site > Paramètres
230 +
231 +On peut ainsi choisir de cocher ou non l’édition d’un ticket de réservation par défaut, choisir les informations figurant sur ce ticket, et réaliser un test d’impression.
232 +
233 +(% style="text-align:center" %)
234 +[[image:V11.4-6.3-Circulation_édition de tickets de réservation.png||height="516" width="1000"]]
235 +
236 +Le ticket de réservation, dans sa forme la plus complète, peut ainsi inclure par exemple des codes-barres pouvant être scannés à la douchette, pratique dans le cas d’un code-barres exemplaire endommagé ou d’un lecteur qui n’a pas sa carte.
237 +
238 +(% style="text-align:center" %)
239 +[[image:V11.4-6.4-Circulation_édition de tickets de réservation.png]]
240 +
146 146  = (% style="color:#3398cc" %)7. Circulation : modification directe d’exemplaires et d’abonnés(%%) =
147 147  
148 -ss
243 +Depuis les différents onglets du module Circulation, il est possible de pouvoir modifier directement l’exemplaire ou l’abonné concerné.
149 149  
245 +Cela peut être utile par exemple au retour d’un document : il arrive parfois que l’on remarque un élément que l’on souhaiterait notifier au niveau de l’exemplaire (exemple : une page a été déchirée). Dans les versions antérieures de Decalog SIGB, cela nécessitait d’ouvrir le catalogage dans un nouvel onglet du navigateur, de scanner l’exemplaire, de l’ouvrir en modification, d’ajouter le piège, et de le valider, puis de revenir en circulation. Dans cette nouvelle version, il est possible d’ajouter un droit utilisateur, afin que ce dernier puisse directement cliquer lors du retour sur une icône lui permettant de modifier l’exemplaire qu’il est en train de retourner.
246 +
247 +Pour cela, il est dans un premier temps nécessaire d’affecter le droit à la modification d’exemplaires aux utilisateurs qui pourront disposer de cet accès direct depuis la circulation. Cela est paramétrable dans Administration du réseau > Profils : la case « Modifier un exemplaire » peut ainsi être cochée sur tous les profils de type Circulation concernés. Si nécessaire, ne pas oublier de réaffecter les profils de droits adéquats aux utilisateurs, par le biais de l’onglet Utilisateurs.
248 +
249 +(% style="text-align:center" %)
250 +[[image:V11.4-7.1-Circulation_modification directe d’exemplaires et d’abonnés.png||height="589" width="1000"]]
251 +
252 +Après s’être déconnecté puis reconnecté, l’utilisateur disposant de ce nouveau droit voit ainsi apparaître les icônes de modifications à différents emplacements du module Circulation :
253 +
254 +* Onglet Prêts-retours : l’icône de modification d’exemplaires est accessible dans la liste des prêts en cours et des réservations de l’abonné (à partir du moment où la réservation est disponible, puisque l’exemplaire est à ce stade identifié). Elle est également accessible dans la liste des prêts en cours et des réservations du regroupement (affichées au clic sur « Voir le regroupement »).
255 +
256 +(% style="text-align:center" %)
257 +[[image:V11.4-7.2-Circulation_modification directe d’exemplaires et d’abonnés.png||height="589" width="1000"]]
258 +
259 +* Onglet Retours par lot : les icônes de modification de l’abonné et de l’exemplaire sont disponibles sur la ligne du document qui vient d’être restitué.
260 +
261 +(% style="text-align:center" %)
262 +[[image:V11.4-7.3-Circulation_modification directe d’exemplaires et d’abonnés.png||height="251" width="1000"]]
263 +
264 +* Onglet Réservations : si la réservation est en attente, seule l’icône de modification de l’abonné est proposée (ce qui est normal puisque aucun exemplaire n’a encore été attribué à cette réservation). Si la réservation est disponible, les icônes de modification de l’exemplaire et de l’abonné sont proposées sur la ligne de la réservation.
265 +
266 +(% style="text-align:center" %)
267 +[[image:V11.4-7.4-Circulation_modification directe d’exemplaires et d’abonnés.png||height="204" width="1000"]]
268 +
269 +* Onglet Prêts : les deux icônes de modification (abonné et exemplaires) sont accessibles sur la ligne du prêt, sauf dans le cas où il s’agit d’un prêt fonctionnel (auquel cas seule l’icône de modification de l’exemplaire est proposée).
270 +
271 +(% style="text-align:center" %)
272 +[[image:V11.4-7.5-Circulation_modification directe d’exemplaires et d’abonnés.png||height="209" width="1000"]]
273 +
274 +* Onglet Attribution des réservations : l’icône de modification d’exemplaires a été ajoutée sur la ligne de la réservation à satisfaire (l’icône de modification d’abonné était déjà présente dans les versions antérieures du logiciel) ?
275 +
276 +(% style="text-align:center" %)
277 +[[image:V11.4-7.6-Circulation_modification directe d’exemplaires et d’abonnés.png||height="428" width="1000"]]
278 +
279 +**Précision complémentaire pour les réseaux de bibliothèques** : à l’image du droit permettant d’autoriser les utilisateurs à forcer les prolongations sur tous les sites du regroupement, une case à cocher a été ajoutée sur les regroupements de sites de type Carte commune pour permettre d’autoriser les utilisateurs à modifier les exemplaires en circulation de tous les exemplaires du regroupement.
280 +
281 +(% style="text-align:center" %)
282 +[[image:V11.4-7.7-Circulation_modification directe d’exemplaires et d’abonnés.png||height="340" width="1000"]]
283 +
150 150  = (% style="color:#3398cc" %)8. Circulation : reçu d’encaissement par mail(%%) =
151 151  
286 +Dans un souci d’économie et de praticité, le reçu d’un encaissement peut être envoyé par mail.
287 +
288 +Les choix par défaut relatifs à cet envoi sont paramétrables :
289 +
290 +* Pour les réseaux de bibliothèques (multi-sites) : chaque site peut effectuer son paramétrage dans Administration du réseau > Réseau > (choisir son site) > Paramètres > bloc Dettes-règlements.
291 +* Pour les bibliothèques qui ne sont pas en réseau (mono-site) : dans Administration du réseau > Site > Paramètres > bloc Dettes-règlements.
292 +
152 152  ss
153 153  
154 154  = (% style="color:#3398cc" %)9. Circulation : améliorations du journal des dettes et règlements(%%) =
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