Notes préalables :

• Le développement du module des budgets, débuté en version 8.0, se poursuit dans cette version. Les développements réalisés à ce jour ne permettent pas encore une mise à disposition de la fonctionnalité, mais celle-ci sera finalisée dans les prochaines versions du logiciel.
• Cette version marque également le début des développements sur une autre évolution du SIGB : les catégories d'exemplaires (tables paramétrables qu'il sera possible d'ajouter au niveau de l'exemplaire, sur le même modèle que les centres d'intérêt d'une notice). La fonctionnalité devrait être prête pour la prochaine version.
• De nouveaux critères statistiques sur les abonnements de périodiques ont été mis à disposition de l'équipe support, qui pourra si nécessaire créer des tableaux personnalisés à la demande. 

1. Performances du logiciel 

Suite aux coupures et lenteurs qui ont pu se produire sur certaines bases ces derniers mois, des analyses ont été menées au sein des services développement et exploitation, afin de déterminer des pistes d’amélioration possibles des performances du logiciel. 

Les causes et origines des dysfonctionnements étant particulièrement difficiles à cerner (et souvent couplées à des causes externes au logiciel), l’étude a logiquement nécessité plusieurs mois avant de révéler des pistes d’optimisation possibles. Des actions concrètes à mettre en place ayant pu être identifiées à la suite de cette étude, il a immédiatement été décidé de prioriser les tâches d’optimisation de l’application dans le planning de développement. 

La version 8.2 contient ainsi : 

• Les outils nécessaires pour effectuer une purge de la base de données, uniquement accessibles par Decalog et sans impact à prévoir sur les principales fonctions du logiciel (statistiques comprises) 
• L’optimisation d’un certain nombre de traitements du logiciel :
  • Exportations tableur (abonnés, exemplaires, prêts, réservations, regroupements, suggestions, etc.)
  • Exportation Unimarc (exemplaires)
  • Modification et fusion d’autorités (optimisation du temps de mise à jour de l’index de recherche)
• L’allègement des enregistrements des actions utilisateurs (outils utilisés par le service de développement). 

Ce travail d’optimisation et de stabilisation continuera dans les versions à venir de Decalog SIGB, tant que cela sera jugé nécessaire.
Les performances de Decalog SIGB étant également liées en très grande partie à la connexion internet, il s’avère toujours nécessaire de vérifier la configuration du réseau au sein de la bibliothèque, avant de solliciter le service support ou si celui-ci a confirmé l’absence de problèmes sur le serveur.  

Un « mode protégé » a également été développé et pourra être déployé par Decalog en cas de besoin (de quelques minutes à quelques heures au maximum) : ce mode, curatif ou préventif, coupera temporairement l’accès à certains traitements de Decalog SIGB afin de ne pas entraîner de surcharges de la base de données lors de périodes « à risques » (mercredi après-midi et samedi essentiellement).
L’activation du mode sera visible lors des tentatives de lancement de traitements (exemples : importations BDP, fusions d’autorités, exportation de données par lot, etc.) : un message sera affiché pour informer de l’indisponibilité temporaire du traitement. Les traitements seront naturellement à nouveau accessibles dès que la situation sera revenue à la normale. 

2. Administration du réseau : nouvelle interface des sites et activation d’options

L’interface de l’onglet « Sites », accessible depuis l’administration du réseau a été modifiée. 

Pour rappel, ci-dessous l’interface des versions précédentes (avec un ou plusieurs sites dans la partie gauche de l’écran, selon la typologie du réseau ou de la bibliothèque) : 

Désormais, les écrans sont désormais différenciés pour un réseau de bibliothèques (base « multi-sites »), et pour une bibliothèque isolée (base « mono-site »).

Ainsi, pour une base multi-sites, l’interface a été revue pour ajouter une entrée « Réseau », contenant les fonctionnalités optionnelles (ce sujet sera développé dans cette partie), communes à toutes les bibliothèques du réseau.

Et pour une base mono-site, la partie gauche de l’écran, considérée comme superflue, a été supprimée.

Dans les deux cas, un nouveau sous-onglet « Fonctionnalités supplémentaires » a été ajouté dans l’interface (au niveau du réseau pour ce qui concerne les bases multi-sites).

Ce sous-onglet permet d’activer les options de son choix dans Decalog SIGB.

Il s’agit d’options qui existaient déjà auparavant (développées au fur et à mesure de l’avancement des versions dans Decalog SIGB), mais qui ne pouvaient être activées que sur demande au service support Decalog, et qui restaient de ce fait parfois inconnues auprès des utilisateurs en bibliothèques.

Désormais, il est possible d’être autonome dans la gestion de ses options grâce à cette interface. Toutes les options ne sont pas encore documentées, mais il est tout à fait possible (voire conseillé) de solliciter le service support Decalog avant d’activer une option afin de disposer de toutes les informations la concernant.

Certaines options nécessitant un paramétrage supplémentaire au niveau de Decalog, ou étant soumises à facturation, restent activables uniquement par Decalog.

3. Abonnés : importation d’abonnés

Il est possible, depuis le module Importations, d’accéder à l’onglet « Abonnés » permettant l’importation d’un fichier tableur (= Excel) d’abonnés, qui seront de ce fait créés dans Decalog SIGB.

A noter : les noms des onglets du module Importation ont été repris, afin de faire figurer prioritairement le nom de la notion importée.

Afin que le logiciel puisse importer un fichier d’abonnés, il est nécessaire que ce fichier tableur soit correctement formaté. C’est pour cela qu’un lien « Télécharger le fichier type » est directement disponible depuis l’interface.

Attention, seuls les fichiers avec une extension .xls pourront être importés !

Ce fichier type doit être ouvert avec le logiciel Excel. Il contient par défaut seulement 4 colonnes :

• Codebarres
• Nom
• Prénom
• Date de naissance

Mais il est tout à fait possible d’ajouter d’autres colonnes, dont le nom est indiqué dans la seconde feuille du fichier Excel. Cette feuille « Autres champs disponibles » contient également des indications sur le format imposé des valeurs à renseigner dans les colonnes, afin que ces valeurs soient correctement reprises dans le SIGB lors de l’importation.

Pour la procédure d’importation, cela se passe comme suit.

Prenons ci-dessous l’exemple d’un fichier de 5 abonnés à importer.

Dans l’interface, il suffit d’envoyer le fichier sur le serveur par le biais des boutons « Choisissez un fichier » puis « Transférer » pour avoir accès à la suite de la procédure.

L’interface est assez similaire à celle de l’importation Unimarc. Le mode d’importation permet simplement d’avoir des indications sur la façon dont sera importé le fichier.

Il est très important de noter que si l’importation d’abonnés est principalement destinée à la création d’abonnés depuis un fichier Excel, un dédoublonnage sera tout de même effectué lors de l’importation avec les abonnés déjà existants dans la base : si un abonné similaire est détecté dans la base, les informations le concernant dans le fichier Excel viendront remplacer les informations présentes sur sa fiche abonné (mode modification).

Le profil est à renseigner avec précision puisqu’il permet :

• De sélectionner la cotisation qui sera affectée à tous les abonnés créés dans la base
• D’ajouter des informations supplémentaires sur chaque fiche créée ou modifiée (catégorie d’abonné ou piège)
• De choisir d’envoyer ou non le mail d’activation du compte abonné aux abonnés créés

Une fois le profil renseigné, on peut lancer l’analyse qui permet de savoir combien d’abonnés le logiciel a détecté dans le fichier (et leur type : groupe ou personne).

Au clic sur Importer, une barre de progression est affichée et un bilan de l’importation est affiché. Si un problème est détecté sur l’une des fiches lors de l’importation (ex : date de naissance invalide), l’erreur est signalée. Une catégorie « Indication sur les données importées » est automatiquement créée dans le module Paramètres > Listes > Catégories d’abonnés, avec une valeur « Abonné à vérifier », ce qui permet de retrouver les abonnés concernés par la vérification depuis la recherche avancée d’abonnés. La nature de l’erreur (s’il y en avait) est précisée dans le piège sur la fiche abonné.

4. Mise à jour du fichier d'adresses (mise à jour du 19/08/18)

Au 1er janvier 2018, la France compte 560 communes nouvelles sur l’ensemble du territoire métropolitain, regroupant près de 1 900 communes et 1,9 million d’habitants.

De ce fait, les communes proposées lorsque l'on renseigne une adresse dans Decalog SIGB (fiche abonné, fiche regroupement, fiche fournisseur) ont été mises à jour avec les données issues du Service National de l’Adresse (fichier consultable dans le lien suivant : https://www.data.gouv.fr/fr/datasets/communes-nouvelles) du 1er janvier 2018. 

Dans la prochaine version de Decalog SIGB, les communes n'existant officiellement plus ne seront plus proposées lors de la saisie, mais resteront renseignées sur les fiches qui ont utilisé cette commune.