1. Service de prêt-entre-bibliothèques

1.1 Introduction

Le prêt-entre-bibliothèques est un service de demande de prêt de documents d’une bibliothèque, appelée « BibLec », à une autre bibliothèque, appelée « BibDoc », pour un lecteur du réseau. Le lecteur doit être abonné à la bibliothèque qui fait la demande d’où l’appellation BibLec (bibliothèque du lecteur). Tandis que BibDoc (bibliothèque du document) correspond à la bibliothèque qui reçoit la demande et qui est donc susceptible de fournir le document.

Les règles qui régissent le fonctionnement du service de prêt-entre-bibliothèques sont communes à l’ensemble du réseau. Celles-ci sont mentionnées dans un écran de paramétrage accessible par l’interface Osiros à partir du lien [PEB] – Politiques de PEB. Pour la description de ces règles, voir la section 2.

Portée de la demande de PEB

Les demandes de prêts-entre-bibliothèques s’appuient sur la notion d’œuvre. Ce principe offre plus de possibilités, car elle s’applique à tous les exemplaires d’un titre quel que soit son édition. Pour déterminer une œuvre, on se base sur la combinaison des champs auteur et titre. Une œuvre est donc le regroupement de toutes les éditions d’un titre.

Exemple avec le titre : La bête humaine / Emile Zola

On peut trouver trois éditions différentes de l’ouvrage La bête humaine d’Emile Zola (éditées par trois éditeurs différents) : 

Fasquelle, 1974
L'Aventure, 2000
Librairie Générale Française, 1984

Au moment de choisir la bibliothèque du document, le module de prêts-entre-bibliothèques proposera donc toutes les localisations qui possèdent une des éditions du titre. Ainsi, le choix d’une bibliothèque est plus important que si la demande ne portait que sur une édition de l’ouvrage.

Rappel lexical

Lecteur = personne abonnée à une des bibliothèques du réseau.
BibLec = la bibliothèque à laquelle le lecteur est abonné.
BibDoc = la bibliothèque qui possède le document demandé par le lecteur.

1.2 Schéma des étapes d’une opération de prêt-entre-bibliothèques

1. L’abonné fait une demande de PEB

2. BIBLEC reçoit un mail et choisit BIBDOC (la bibliothèque qui peut fournir le document demandé)

3. BIBDOC reçoit la demande. S’il accepte, il envoie le document à BIBLEC.

4. BIBLEC signale à l’abonné que le document est disponible. Un mail est envoyé à l’abonné.

5. L’abonné se présente à la bibliothèque. BIBLEC prête le document.

6. L’abonné rend le document à sa bibliothèque. BIBLEC le retourne à BIBDOC.

7. BIBDOC reçoit le document. L’Opération est terminée.

2. Étapes d’une opération de prêt-entre-bibliothèques

1. Demande de PEB

2. Choix de la BibDoc par la BibLec

3. Document en transit vers la BibLec : Acceptation de la demande par la BibDoc

4. Document disponible à la BibLec (BibLec a reçu le document et prévient le lecteur)

5. Prêt du document au lecteur

6. Retour du document (document en transit vers BibDoc)

7. Retour du document : Opération terminée (BibDoc a réceptionné le document qu’elle avait prêté)

2.1 Demande de PEB

Suite à une recherche sur le portail, un abonné peut faire une demande de PEB en cliquant sur le lien « Emprunter » directement sur la page de résultat ou à l’affichage de la notice complète.

Sur la page de résultat :

En affichage de la notice complète :

Si l’abonné est identifié, un écran de confirmation s’affiche rappelant le lieu d’inscription de l’abonné et le titre du document demandé. L’abonné doit confirmer sa demande en cliquant sur le bouton « Confirmer ». Il peut communiquer un message à sa bibliothèque en rédigeant un texte dans la section « Commentaire ».

A la confirmation de la demande, un écran récapitulatif s’affiche :

A cet instant, deux mails sont envoyés :

-à l’abonné
- à la bibliothèque d’inscription de l’abonné

Consultation de son compte de l’abonné

L’abonné peut visualiser les informations sur ses demandes de prêt en consultant son compte dans le portail. Pour consulter son compte, l’abonné doit cliquer sur le lien « Bienvenue » en dessous du pictogramme en haut à droite de l’écran, puis sur le lien « Mes prêts entre bibliothèques en bibliothèques » :

La liste des demandes de prêt-entre-bibliothèques de l’abonné s’affiche :

En cliquant sur le titre « Légende de la Pampa », le détail de la demande s’affiche :

2.2 Choix de la BIBDOC par BIBLEC

Lorsqu’un abonné du portail fait une demande de PEB, la bibliothèque du lecteur est prévenue par mail. Le responsable du service de PEB de cette bibliothèque doit alors se connecter à l’interface Osiros et visualiser les PEB en cours : [Rubrique PEB] – OPEB en cours.

Sous l’onglet [OPEB actives] s’affichent les demandes de PEB pour lesquelles une intervention est requise :

La prochaine étape est de choisir une bibliothèque qui fournira le document (BibDoc). Pour consulter le détail de la demande de PEB, il faut cliquer sur le nombre sous la colonne « # ».

Dans l’onglet « Actions programmées », on retrouve la liste des actions qu’il est normalement possible d’effectuer. Ici, « Accepter la demande » et, en dessous, une liste de bibliothèque possédant le document.

La Médiathèque départementale apparaît dans le formulaire et, dans la section « Commentaire », est écrit « Médiathèque départementale est la seule bibliothèque à posséder un exemplaire de ce document ». Ce message se met automatiquement s’il n’y a qu’une seule bibliothèque qui possède le document et donc qui peut le prêter.

Pour « accepter la demande », il suffit de cliquer sur le bouton « Valider ».

Sous le bouton « Valider », on trouve une case à cocher. Si l’on coche cette case, le commentaire sera visible par l’abonné.

Il aurait bien sûr été possible de « Refuser la demande ». Dans ce cas, la demande de PEB aurait été annulée et un mail aurait été envoyé à l’abonné. Il est fortement recommandé de donner une raison à ce refus en rédigeant un message dans la section « Commentaire ».

Suite au choix de la bibliothèque du document, le tableau récapitulatif du bas de l’écran (historique de l’opération) s’enrichie de deux lignes : demande validée et message. Un message est considéré comme une action au même titre que les autres opérations.

L’opération de PEB est passée dans l’onglet « Passive » :

 Et, un mail est aussi envoyé à la bibliothèque du document.

2.3 Acceptation de la demande par BIBDOC

Ayant été alerté par mail, le responsable du service de PEB de la bibliothèque du document doit alors se connecter sur l’interface professionnelle et se rendre à : [Rubrique PEB] – OPEB en cours. S’affiche alors les demandes de PEB actives.

Trois cas sont possibles :

- Le document n’est pas prêtable auquel cas, la bibliothèque refuse le prêt.
- Le document est actuellement en prêt auquel cas, la bibliothèque peut faire une demande de réservation dans son SIGB et le signaler.
- Le document est disponible, le bibliothécaire l’a récupéré et fait le nécessaire pour le faire parvenir à la bibliothèque du lecteur qui l’a demandé.

Si le document est disponible, le responsable du PEB doit le récupérer ; Passer le document en prêt dans son SIGB et envoyer le document à la bibliothèque du lecteur.

Puis, cliquer sur bouton « Valider » en s’assurant que le menu déroulant affiche bien « Document envoyé ». La bibliothèque du lecteur est automatiquement avertie par mail.

En cliquant à nouveau sur le lien « OPEB en cours », on peut constater que l’opération de PEB est passée dans l’onglet « PEB passive » :

2.4 Document disponible à BIBLEC

Lorsque la bibliothèque du lecteur reçoit le document, alors le responsable du service PIB se connecte à Osiros et se rend à : [Rubrique PEB] – OPEB en cours.

Attention, l’opération de PEB est rangée dans l’onglet « OPEB en attente ».

Il faut cliquer sur le numéro de l’OPEB sous le signe « # » pour obtenir le détail de l’OPEB.

L’action programmée mentionne « Document disponible pour le prêt ». En cliquant sur le bouton « Valider », un mail est envoyé au lecteur pour l’avertir que le document qu’il a demandé est disponible à sa bibliothèque.

L’opération reste dans l’onglet « En attente ».

2.5 Prêt du document au lecteur

Lorsque le lecteur se présente à sa bibliothèque, le bibliothécaire se connecte à l’interface professionnelle et se rend à : [Rubrique PEB] – OPEB en cours, puis dans l’onglet « OPEB en attente ».

L’action programmée mentionne « Prêter le document ». En cliquant sur le bouton « Valider », le bibliothécaire confirme que le document a été remis au lecteur et que celui-ci doit le rendre à l’intérieur de 21 jours.

L’opération reste en attente car on attend que le lecteur rapporte le document.

2.6 Retour du document

Lorsque le lecteur rend le document à la bibliothèque, le bibliothécaire se connecte à l’interface professionnelle et se rend à : [Rubrique PEB] – OPEB en cours, puis dans l’onglet « OPEB en attente ».

L’action programmée mentionne « Retour du document : transit vers la bibliothèque d’origine ». En cliquant sur le bouton « Valider », le bibliothécaire confirme qu’il fait le nécessaire pour retourner le document à la bibliothèque du document.

Pour la bibliothèque du lecteur, il n’y a plus d’opération à effectuer pour cette OPEB.

L’OPEB est déplacée dans l’onglet « OPEB passives », car la bibliothèque du document n’a pas encore validé la réception du document. L’opération est « En attente » pour la bibliothèque du document, car elle attend le retour du document.

2.7 Retour du document : opération terminée

Lorsque le document revient à la bibliothèque, le bibliothécaire se connecte à l’interface professionnelle et se rend à : [Rubrique PEB] – OPEB en cours, puis dans l’onglet « OPEB en attente ».

L’action programmée mentionne « Retour du document : Opération terminée ». En cliquant sur le bouton « Valider », le bibliothécaire confirme que le document est revenu à la bibliothèque du document.

Le statut de la demande est « Terminé ». L'opération apparaît dans l'onglet « Opérations terminées » : [Rubrique PEB] - OPEB terminées.

3. Paramétrage du service de PEB

Il y a une seule politique de PEB pour tout le réseau des bibliothèques. Le nom de la politique est « PEB autorisé ».

En cliquant sur le lien « PEB autorisé », on obtient la page suivante :

# = identifiant de la politique

Rang = Ordre d’affichage

Intitulé = nom de la politique (ici, PEB autorisé)

Prêt inter-bibliothèque activé = oui (la politique est active)

Localisation du prêt = lieu où le lecteur va chercher le document

Localisation du retour = lieu où le lecteur va rendre le document

Important : ces cinq paramètres ne doivent jamais être modifiés.

Informations relatives au prêt = note interne.

Informations relatives au déroulement du prêt = note visible dans compte de l’abonné.

Prix = pas utilisé.

3.1. Paramètres du prêt

Nombre de prêts = Nombre de prêts autorisés pour un lecteur. Cela dit, la possibilité de passer outre est offerte au lecteur. Au moment de valider sa demande, un message non bloquant lui indique qu’il a atteint la limite de demandes.

Durée du prêt = Durée en jours que le lecteur dispose pour consulter le document.

3.2 Paramètres relatifs à la réservation

Durée de la réservation = Durée en jours d’une réservation lorsque le bibliothécaire de la BibDoc déclare dans le module de PEB que le document a été réservé pour répondre à demande de PEB.

Relance réservation = durée de la relance pour la réservation.

3.3 Paramètres liés à la relance du lecteur

Relance 1 = Durée en jours après la date de retour prévue du document emprunté par un lecteur.

Relance 2 = Durée en jours après la date du premier retard. Deuxième relance.

Relance 3 = Durée en jours après la date du deuxième retard. Troisième relance.

Relance 4 = Durée en jours après la date du troisième retard. Quatrième relance.

3.4 Paramètres liés aux relances des bibliothèques

Relance transit = Durée en jours du transit du document entre les bibliothèques impliquées dans l’opération de PEB.

Relance demande PIB = Durée en jours après la date prévue de l’arrivée d’un document en transit dans une opération de PEB.